A importância da gestão de interfaces em projetos

RESUMO

O cenário atual para a Gestão de Projetos tem se mostrado bastante diverso e desafiador. Muitas empresas têm adotado a gestão por projetos com o objetivo de alavancar resultados, mas em contrapartida também tem encontrado muitos obstáculos em sua rotina operacional. A Gestão de Interfaces apresenta uma oportunidade de minimizar esses obstáculos, uma vez envolve essencialmente “integração” e “comunicação”, no agrupamento de alguns elementos do projeto a fim de identificar e inter-relacionar itens pertencentes ao projeto. Nesse sentido será necessário entender quais são as entradas e saídas para aplicação dos métodos de interfaces e quais são as etapas para aplicação do modelo de Gestão de Interfaces.

INTRODUÇÃO

Os projetos Multidisciplinares que reúnem várias disciplinas de Administração e engenharia (Automação, Civil, Elétrica, Mecânica, TI, etc.) estão em busca de um objetivo único: alcançar o resultado previsto. Porém é preciso reconhecer o grande número de empresas envolvidas em várias fases do empreendimento, muitas das vezes em locais e países diferentes, tornando os riscos e fracassos ainda maiores nesses projetos.

A padronização de Engenharia nas fases de viabilidade, engenharia conceitual e básica, estabelece ou deveria estabelecer os critérios para o desenvolvimento do projeto (Design), planejamento das atividades, elaboração de fluxograma, especificações técnicas dos produtos ou serviços, assim como; desenhos detalhados, lista de matérias, folhas de dados, memória de cálculo, memorial descritivo e documentos necessários para a execução dos projetos. Contudo, muitas vezes aparecem dificuldades nesses processos, visto que não há troca de informação com a engenharia/executores e, somente após a definição de todo o projeto na engenharia que se discute de qual seria a melhor maneira de executá-lo.

Diante dessa complexibilidade dos projetos e do grande volume de informações, dados técnicos e formas construtivas e (design) entre as diversas disciplinas, é possível identificar uma necessidade de uma compatibilização e adequação dos documentos de engenharia que se torna possível a partir da Gestão de Interfaces como fator de grande importância para o sucesso dos projetos multidisciplinares

DESENVOLVIMENTO

A Gestão de Interfaces inclui as atividades de definir, controlar e comunicar as informações necessárias para permitir que objetos não relacionados (incluindo os sistemas, serviços, equipamentos, software e dados) se correlacionem. A maioria dos novos sistemas ou serviços exigem interfaces externas com outros sistemas ou serviços. Todas essas interfaces devem ser definidas e controladas de um modo que permite a sua utilização eficiente e de gestão de mudança destes sistemas ou serviços. Portanto, a prática de gestão de interface começa na concepção de um projeto e continua através das operações e manutenção do mesmo.

Em um diferente projeto, há muitos tipos de interfaces, incluindo interfaces de comunicação, sinalização, serviços, dados, etc. Essas interfaces são elementos críticos de apoio à natureza complexa aplicada aos projetos de hoje, cada vez mais geograficamente distribuídos e interligados com outros sistemas desenvolvidos de forma independente.

O estudo da Gestão de Interfaces em um projeto proporciona a criação de entradas e saídas, visando facilitar a aplicação dos métodos da interface entre disciplinas pelo gestor do projeto.

Segundo Coutinho (2012), a gestão de interfaces pode contribuir em muito para o sucesso do projeto. Do ponto de vista da qualidade, com uma integração entre as disciplinas e comunicação mais próxima nas reuniões, as informações de interface podem ser entregues de forma mais completa e correta, evitando retrabalhos.

Ainda segundo Coutinho, o esforço e tempo aplicados à Gestão de Interfaces, diferentemente de custos, devem ser considerados como um investimento que certamente evitará uma série de atrasos, retrabalhos e modificações de equipamentos devido aos problemas provenientes da má gestão das informações, contribuindo então, para o sucesso do empreendimento.

Reggiani e Marra (2014) apontam como insumo fundamental para a Gestão de Interfaces, e chamam a atenção para que haja o entendimento da interferência dos stakeholders, a fim de maximizar a eficácia nesse processo, uma vez que estes podem exercer um impacto maior ou menor sobre o projeto a partir de suas expectativas.

APLICAÇÃO

A partir dos estudos feitos nos artigos pesquisados pelo grupo, pôde-se verificar que a Gestão de Interfaces tem grande relevância e aplicação principalmente para nos empreendimentos industriais.

Coutinho (2012) propõe uma reflexão desse tema a partir da fase de Engenharia do projeto. Para ele esta escolha se deve ao fato de que decisões importantes são tomadas nessa fase, e portanto, tem um impacto muito grande no empreendimento. O autor ainda salienta, que normalmente nesta fase, as equipes de projeto estão separadas fisicamente, muitas vezes e inclusive, em países diferentes, proporcionando assim uma maior probabilidade de erros, propondo assim uma forma de minimizar tais possibilidades.

“A proposta é um mapa de interfaces a ser utilizado em qualquer projeto industrial e também a criação de um cronograma com as relações de precedência entre os itens de interface” (COUTINHO, 2012, p. 2). Para tanto, seria necessária a execução em duas etapas:

• Etapa 1: Definição do Mapa e do Cronograma de Interfaces contemplando: Engenharia Elétrica, Automação, Civil, Mecânica e Utilidades. No Mapa é importante descrever as informações que devem ser geradas criando um dicionário com as especificações técnicas, para que as informações sejam completas e compatíveis. Já o Cronograma deve seguir a mesma lógica de um cronograma tradicional, constando os itens de interface distribuídos nas fases do projeto, as respectivas entregas e a relação de precedência entre eles.
• Etapa 2: Proposição dos processos de Planejamento e Controle para composição do ciclo de Gerenciamento de Interfaces. O processo de Planejamento utiliza com entradas: O Mapa de Interfaces e seu Dicionário, os Cronogramas de Interfaces e do Projeto, a Linha de base do Escopo e o Plano de Comunicação do Projeto; como saídas tem-se a Ficha de Acompanhamento de Interfaces, as atualizações de ambos os Cronogramas e a Atualização do Plano de Comunicação. Já o Processo de Controle prevê como entradas: O Mapa de Interfaces e seu Dicionário, o Cronograma do Projeto e a Ficha de Acompanhamento de Interfaces; e como saídas: as atualizações das Fichas e do Cronograma, bem como um Plano de Ação (em casos de atrasos) e as Atas da Reunião.

Para efetiva implementação dos processos de Gestão de Interfaces é necessário que haja um responsável por esse gerenciamento, efetuando acompanhamento permanente dos itens junto às equipes a fim de garantir a conformidade e completude das informações (COUTINHO, 2012).

Figura 1 – Representação da Gestão de Interfaces de um projeto

CONCLUSÃO

Considerando as prerrogativas acima é possível afirmar que a integração é a chave para uma eficiente Gestão de Interfaces, visto que várias informações importantes ao sucesso do projeto são elencadas e organizadas de forma conjunta para uma melhor utilização nos momentos corretos.

Outro ponto determinante é a necessidade de alocação de um responsável para a Gestão de Interfaces para coordenação do planejamento e acompanhamento do monitoramento dos elementos componentes das interfaces, podendo essa função ser dada inclusive, ao gestor do projeto, ou em outros casos, à outro profissional designado.

Enfim, percebe-se um alto poder de aplicação na área industrial como um todo, uma vez que existem oportunidades observadas, em específico ao setor de Engenharia, trazendo oportunidades de diminuição de erros e otimização dos resultados.

REFERÊNCIAS

• COUTINHO, Ítalo. Gestão de Interfaces e multidisciplinaridade. Disponível em: https://pmkb.com.br
• Disponível em: http://www.mitre.org/publications/systems-engineering-guide/se-lifecycle-building-blocks/systems-integration/interface-management. Acessado: 07/12/2015.
• REGGIANI, André Almeida e MARRA, Emanuel Camilo de Oliveira. “Gestão de Interfaces”: a evolução do controle para o apoio à execução. Revista NAU Social. Vol. 4. N. 7. Pág. 95 – 107.  Disponível em: http://www.periodicos.adm.ufba.br/index.php/rs/article/view/352/286. Acessado em: 08/12/2015.

Sobre os Autores:

Andreza Venancia Gonçalves Barbosa, Andreza é graduada em Administração e especialista em Planejamento e Gestão Estratégica. No SEBRAE atua recentemente no Escritório de Projetos Atuou ainda na participação do planejamento e comunicação da Estratégia, e acompanhamento dos indicadores de desempenho dos objetivos estratégicos. Trabalhou no setor de Ferramentaria na área de compras de como compradora e como analista de custos; e ainda no setor de comércio varejista como coordenadora de equipes e auditora de inventário. Contato: deza23@gmail.com

Fernanda Hoehne Mattos de Oliveira é graduada em Engenharia de Energia pela PUC-MINAS em 2012. Atualmente cursando MBA em Gestão de Projetos com ênfase em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC. Atua como orçamentista de subestações de energia elétrica pela empresa REMO Engenharia há dois anos. Contato: fehoehne@gmail.com 

Matheus Vargas, Matheus é graduado em Engenharia de Controle e Automação pela faculdade Pitágoras Betim. Tem experiência de 3 anos em programação e controle de produção e experiência de 1 ano como desenhista/projetista. Contato: mvargas_tcholis@hotmail.com

Odilon Martins, Odilon é graduado em Mecatrônica Industrial pela Faculdade Anhanguera de Belo Horizonte. Profissional Pleno em Gerenciamento, Coordenação, Manutenção e Controle de Projetos de Engenharia, com larga experiência em Gestão de Planejamento Multidisciplinar, com participação em grandes Projetos nos segmentos Hospitalar, Alimentícios, Mineração, Portos, Siderurgia, Energia, Papel e Celulose, Mobilidade e Manutenção. Contato: odilon.mmoreira@uol.com.br

Contexto: Este e outros artigos fazem parte do trabalho desenvolvido dentro da disciplina de Módulo 2.1 – Complexidade e Construtibilidade em Projetos, desenvolvida pelo Professor Ítalo Coutinho na Turma 22 do MBA em Gestão de Projetos do IETEC.

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