Dicas e orientações de como escrever o Fora de Escopo do Projeto

RESUMO:

O presente artigo tem como objetivo elucidar a importância do “fora do escopo” na elaboração do escopo do projeto.

 INTRODUÇÃO

O melhor caminho para identificar o “fora do escopo” é entender a fundo o conceito de escopo, desta forma, elaborando um escopo claro e tangível.  Portanto, adotaremos como processo metodológico o estudo da elaboração do escopo, para assim elucidar como escrever o “fora do escopo”.

DESENVOLVIMENTO

Segundo Nei (2009) “Definir o Escopo do Projeto é uma etapa de vital importância. Se não for feita da forma correta, o projeto estará fadado ao fracasso, uma vez que é o escopo que determina o que irá (e não irá) ser feito/produzido/entregue ao termino do projeto.”

E sabendo que deve-se estar claro para o cliente do projeto o que não está dentro do escopo. Detalhar o que o projeto não abrange é definitivo para que não sejam criadas expectativas além do que será apresentado no resultado, usaremos como bibliografia básica o PMBOK®, o livro “Gerenciamento de Projetos: como definir e controlar o escopo” de Carlos Magno da S. Xavier, dentre outros artigos relativos ao tema.

O escopo consiste em entregar o produto conforme os requisitos definidos pelo cliente. De acordo com Guia PMBOK®, escopo do projeto é “o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas” e “o gerenciamento do escopo inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso”. Dessa forma, no escopo deve estar detalhado todos os pontos que definem claramente o trabalho, sendo possível precisar e controlar o que inclui ou não no projeto.

 No PMBOK® são consideradas as seguintes ações no gerenciamento do escopo:

• Planejar o gerenciamento do escopo;
• Coletar requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar a Estrutura Analítica do Projeto;
• Validar o escopo;
• Controlar o escopo.

Contendo cada um destes tópicos Entradas, Técnicas e Ferramentas e Saídas.Existem ferramentas e técnicas que podem organizar as informações necessárias para elaborar um escopo da forma adequada, dentre elas estão:

• Modelos de EAP- Estrutura Analítica do Projeto: esse modelo foca nas entregas do projeto, decompondo e dividindo o trabalho para um melhor gerenciamento, definições e comunicações às partes envolvidas.

• Decomposição: a decomposição subdivide os principais subprodutos do projeto em componentes menores, mais manejáveis, até que os subprodutos estejam definidos detalhadamente para dar suporte a futuras atividades do projeto.

Essas ferramentas torna o suporte do projeto mais estruturado e nelas, não se deve desprezar as informações daquilo que estará fora do escopo. O fora de escopo significa aquilo que não compõe as entregas do projeto, ou seja, o que não será feito no projeto.

Segundo Xavier (2009):

“Existe uma área cinzenta que contém uma diferença de entendimento do escopo entre o cliente e o projeto. É papel da equipe de projeto diminuir a probabilidade de ocorrer essa diferença. Uma forma de limitar o escopo do cliente é deixar claro o que não é escopo.”

Desta forma, o fora do escopo é fundamental para a compreensão daquilo que será realizado, eliminando dúvidas e expectativas que extrapolam o que está sendo proposto. Dessa forma, as partes interessadas têm ciência exatamente do que foi orçado e planejado para ser executado.

Uma definição do escopo mal elaborada ou a não compreensão do que está fora de escopo pode gerar requisições de mudanças de escopo ao longo do projeto. Essas mudanças impactam no custo, no prazo e no desempenho do projeto, dessa forma é necessário realizar revisões de estimativas de custo, atualizações de orçamento, ações corretivas e alterações na estimativa de conclusão do projeto.

DICAS:

Uma dica sugerida por Xavier (2009) é inserir no Plano de Gerenciamento do Projeto um tópico chamado “Exclusões do Escopo”, onde serão delineados todos os fatores que não fazem parte do escopo.

É importante, também, que o analista de negócios afine o quanto antes possível as reais características do produto ou serviço a ser entregue, para evitar expectativas equivocadas do cliente.

CONCLUSÃO

Para evitar que haja mudanças de escopo durante o desenvolvimento do projeto, é essencial que o escopo seja elaborado de forma que o cliente compreenda claramente o que receberá de entregas do projeto. Os limites, requisitos, objetivos e premissas devem estar contidos, destacando ainda o que está fora de escopo. Assim, fica bem estabelecido a abordagem do projeto e todos seus resultados, sem lacunas para frustrações de expectativas.

Referências

• NEI, Diego. 10 dicas para definir o escopo do projeto. 2009. Acessado em: <http://papogp.com/10-dicas-para-definir-o-escopo-do-projeto/>
• PMI. Um guia  do  conhecimento  em  gerenciamento  de  projetos.  Guia  PMBOK®  5a.  Ed. –  EUA: Project Management Institute, 2013.
• SOUZA, Arnaldo Renato Pires, et al. Livro Gestão de Projetos Brasil: Conceitos e Técnicas. Instituto de Educação Tecnológica. Belo Horizonte, 2013. 373p.
• XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. 2º Ed. Atual: São Paulo, 2009

Sobre os Autores:

Marina Penna Diniz, Administradora e Turismóloga. Especialista em Gestão de Processos. Inglês, Espanhol intermediários e Francês básico. Atuação em Hotelaria, eventos, planejamento turístico, gestão de processos e gestão estratégica.

Carla Patrícia Pereira da Silva, Pedagoga. Espanhol básico. Atuação em diversas áreas da educação, tendo maior experiência em Educação à Distância.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Gestão de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 12 do IETEC.

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