Como lidar com as mudanças nos projetos?

Neste artigo irei explanar um pouco sobre como a falta de um planejamento para controle de mudanças afeta o processo de execução do projeto. Há algum tempo fui responsável por gerenciar um projeto onde a minha era responsável pela implantação de um sistema, dentre diversos, que deveriam ser implementados dentro de um prédio em construção. Para melhor entendimento vejam a figura abaixo:

Durante a execução do projeto posso dizer que tivemos dois problemas principais os quais foram consideradas os maiores complicadores para uma boa execução do projeto:

1. Alteração de Prioridade nas entregas
2. Alteração de projetos executivos

Estes dois problemas podem ser resumidos como falta de gerenciamento de mudanças dentro do projeto e as consequências para a equipe executora do projeto foram:

1. Conflito entre os membros

A alteração de prioridades de entregas e alterações de escopo sem um processo de mudança adequado, este processo como um todo provocaram reações negativas nos membros da equipe, gerou-se diversos conflitos entre os mesmos, pois o norte do projeto foi perdido, ficou obscuro por diversas vezes, e fez com que os esforços da equipe não estivessem alinhado as prioridades de tal momento e isto fez com que a motivação da equipe fosse diminuída.

2. Atraso em cronogramas (atividades)

Com as alterações de projetos executivos acontecendo demasiadamente, devido as alterações de prioridades fez com que tivemos um grande número de retrabalho, desperdício de material, o que gerou uma baixa a auto estima na equipe. Neste projeto em questão houveram situações onde a equipe teve que realizar três vezes a mesma atividade, imaginam o quanto de material, tempo e como a equipe ficou desanimada em realizar tal atividade, o que fez com que a equipe perdesse o comprometimento com o projeto.

3. Aumento na complexibilidade no gerenciamento do projeto

Com o aumento de conflitos dentro da equipe, com a falta de comprometimento da equipe e as inúmeras documentações realizadas para registrar todas as alterações que estavam acontecendo dentro do projeto. Tivemos um aumento considerável na complexibilidade no gerenciamento de todas estas tarefas/atividades que estavam sendo realizadas. Isto resultou no aumento da equipe de staff do projeto, para que pudéssemos manter a eficiência do inicio do projeto.

No final do projeto pudemos verificar que apesar de todas as dificuldades impostas durante a execução do projeto no final este projeto nos trouxe diversas lições aprendidas, as quais veem sendo aplicadas em projetos similares a este.

A lição aprendida mais importante que tivemos posso dizer que foi sobre o processo de gerenciamento de mudança adequado para o projeto. O que quero dizer é que para cada projeto você necessita ter um processo de gerenciamento de mudança adequado para ele e normalmente este processo deverá passar por melhorias durante sua execução.

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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