Conflitos em obras poderiam talvez nem existir!

Gestão dos Stakeholders: Conflitos em obras poderiam talvez nem existir!

Esse artigo aborda a questão da necessidade da gestão das partes interessadas, visando a minimização de conflitos, mantendo-se o foco no resultado esperado do empreendimento: o sucesso.

Introdução 

O que mais cercar um projeto são incertezas, e mesmo com ótimas análises de cenários, quase sempre não é possível se fazer afirmações categóricas, com 100% de certeza, exceto uma: Projetos são feitos por pessoas e para pessoas.

Partindo desta premissa é possível concluir que a gestão das partes interessadas ou Stakeholders é um dos pilares do sucesso da maioria dos projetos, e precisa ser planejado e gerido.

O que acaba acontecendo, é que mesmo sabendo disso, não há dedicação para este tema, durante o planejamento. Na maior parte das vezes, o que é observado são as obrigações legais e contratuais perante essas partes afetadas pelo empreendimento, o que está muito distante de gestão de necessidades e expectativas.

 Gestão de Stakeholders ajuda bem vinda

Diante do cenário da importância das pessoas em um projeto, seja diretamente na execução do mesmo, e/ou afetadas pelo resultado, precisa-se planejar como as expectativas, serão gerenciadas.

Mas o que fazer e quando fazer?

A primeira ação é deixar para trás a cultura de só pensar nas pessoas envolvidas no projeto, na mobilização da equipe e na hora de convocar uma reunião.  Organize uma reunião de 40 minutos, com o objetivo exclusivo de identificação de todas as pessoas/entidades/organizações/comunidades que possam ser diretamente ou indiretamente ser afetada pelo projeto.  Nos primeiros 15 minutos que sejam realizadas indicações de forma livre, como em um “Brainstorm”. Dedique mais 15 minutos a um refinamento e 10 minutos para consolidação.

Para que o refinamento ocorra de maneira correta, sugere-se que o projeto seja contextualizado, com detalhes, para que as partes interessadas sejam adequadamente registradas.  Por exemplo: O projeto implementará, em um bairro residencial, uma estação de tratamento de resíduos da construção civil.  Quais as possíveis partes interessadas deste projeto?

Figura 1 – Exemplo de possíveis partes interessadas do projeto

Em uma rápida análise temos:

A comunidade vizinha é uma parte interessada porque será afetada pelo barulho, poeira, pela movimentação de veículos para descarregar o material a ser tratado.  Se ela não for considerada/ouvida poderá promover ações que paralisaram a implementação do projeto, inclusive com envolvimento da mídia. Cabe aqui, escutar as necessidades/dúvidas da comunidade e esclarecer que por lei serão utilizados equipamentos adequados para área urbana, que o principal equipamento que é o britador, terá seu revestido com borracha para minimizar o barulho, e também terá aspersores de água para minimizar a poeira.

O comércio é uma parte interessada porque poderá ter interesse nas novas pessoas que trabalharão no lugar, gerando assim possível acréscimo de vendas (lanchonetes, padarias, vestuário, etc.).

As construtoras passam a ter mais um local para descarte de resíduo, e caso estejam próximas, e sendo possível, poderão ter redução na logística de descarte, pela menor distancia a ser praticada.

Órgãos de licenciamento e regulamentação é parte interessada porque sem as licenças corretas o empreendimento não poderá se viabilizar, logo, todas deverão ser atendidas.

Agora que já identificamos quem são as partes interessadas, precisamos indicar a relação de poder e interesse no projeto, pois assim os esforços de gestão serão mais bem direcionados.  Abaixo uma matriz para auxiliar na indicação desta relação:

Figura 2 – Relação poder x interesse e ação – Adaptado PMBOK 5 edição

Logo temos o seguinte mapeamento de informações:

Tabela 1 – Mapeamento de informações sobre as partes interessadas

Com um simples mapeamento como este, já se cria uma ferramenta para minimizar conflitos futuros, haja vista que previamente sabemos quem são as pessoas, suas expectativas, e quais ações deveram ter em relação às mesmas.

Gerenciar de perto é trazer para perto do sucesso do projeto, isto é, gerir expectativas. Como? Fazendo reuniões, apresentando resultados, mantendo contado, sem deixar criar ruídos na comunicação.  Monitorar é “ficar de olho” é observar o comportamento se ele continua como identificado inicialmente e principalmente favorecendo o resultado positivo do projeto, ou simplesmente não atrapalhando! Manter satisfeito é fazer o que precisa ser feito para não gerar problemas.

Agora que sabemos o que fazer, precisamos responder a pergunta: Quando fazer? Do inicio ao fim do empreendimento!

A gestão das partes interessadas é um organismo vivo e precisa ser cuidado e alimentado periodicamente. Basicamente a identificação é feita na fase inicial do projeto, porém, os cenários que os projetos estão inseridos são muito dinâmicos, logo, é muito importante que essas partes sejam sempre reavaliadas, no mínimo por que:

• As expectativas podem mudar inclusive aumentar
• Novas partes interessadas podem ser identificadas
• Interesse e poder em projetos de  médio e longo prazo são voláteis!

Concluí-se que este não é documento para ficar na gaveta!

Um ponto importante a ser observado é que na realidade dos empreendimentos, muitas das vezes não é possível atender todas as expectativas das partes interessadas, até porque muitas das vezes os interesses e necessidades são conflitantes entre si e também em relação ao resultado esperado do projeto.

Assim sendo essa é mais uma das razões para se pensar na gestão das partes interessadas durante o planejamento do empreendimento, para que o andamento e resultado do empreendimento não sejam prejudicados.

Conclusão

Toda pessoa possui expectativa em relação a alguma coisa e em projetos não é diferente. Um projeto pode ser a oportunidade para o inicio ou fim de uma carreira, uma melhoria na comunidade ou piora. Pode envolver interesse político, atendimento de urgência para sobrevivência de uma pessoa ou comunidade. Seja qual for o projeto, pessoas sempre estarão presentes e de alguma forma, podendo influenciar o andamento e resultado do empreendimento.

Cabe a cada gestor avaliar quais são essas partes interessadas e conduzir o seu empreendimento, considerando essas expectativas, especialmente se elas forem conflitantes em relação ao resultado do empreendimento.

Referências:

DOW William, TAYLOR Bruce – Project Management Communications The Bible – Wiley – 2008

Gerenciamento da Comunicação em Projetos – Autores Diversos – Editora FGV – 2010 – Segunda Edição

PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK©  Guide) – Fifth edition, 2012.

Sobre a Colunista:

Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.

E-mail de contato: squerubina@gmail.com

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