Contratos de TI: da definição de serviços à gestão das entregas

Ao longo dos últimos anos, os órgãos de auditorias e controle têm efetuado diversos trabalhos de fiscalização, nos quais frequentemente identificam vários problemas na condução das contratações de soluções de TI principalmente nos contratos, onde, muitos deles apresentam deficiências de planejamento que impactam não somente nas contratações, mas no sistema desenvolvido pela projetista e com isso, muitos problemas de comunicação e efetivação das entregas.

Entre as principais boas práticas citarei as primordiais para a elaboração e gestão deste tipo de contrato:

Identificação das regras de negócio – premissas e restrições do produto – etapa em que deve ser entendida e validada a real necessidade do serviço de TI. As regras de negócio absorvem desde os atuais problemas da empresa até os ganhos e lucros da mesma com relação a esta implantação.

É comum, talvez por imaturidade em negócios, alguns GP’s confundirem as regras de negócio com as requisitos de sistema e com isso, caem na besteira de permitir ou até mesmo elaborar somente a ERN (especificação de regras de negócio). Este documento comumente engana o administrador do contrato e abre lacunas para que a projetista ganhe espaço no mundo dos pleitos. Ou seja, as primeiras cláusulas de um contrato de TI devem justificar os benefícios deste serviço. Quando se fala em regras de negócio devemos pensar em requisitos legais, os requisitos de nivelamento de tecnologia da informação no âmbito do Poder Judiciário, normas (ISO 27000) e claro, deve estar atrelado a todas as políticas internas da empresa, e isto incluírem na íntegr o seu processo. Portanto, todo e qualquer contrato de TI deve prever documentos mínimos que atendam esses requisitos de negócio e para isso, devem estar devidamente claros de forma que o entendimento seja de todos e para todos, pois nesta etapa oo escopo do produto é desenhado e não o seu funcionamento.

Planejamento – como sempre e em qualquer negócio, esta etapa é fundamental, pois obriga não somente a projetista a assumir os acordos de prazo bem como a própria gestora do negócio a não identificar serviços tardios e com isso impactar nos custos do contrato.

Os planejamentos de uma solução de TI devem estar alinhados com os planos dos órgãos e de TI, pois, somente deste modo, assegura-se que não haja desperdício de recursos por meio de contratações que não estejam contribuindo para a concretização da estratégia. Não deve servir apenas como um cronograma de desenvolvimento, mas sim produzir objetivos estratégicos para agregar este valor o mais rápido possível para a empresa, o que não quer dizer que tenha que atropelar o processo todo, não é isso, e sim, antes de startar o desenvolvimento, alinhar contratualmente como este sistema deverá e irá agregar politicamente e economicamente, então, Planejamento em contrato de TI é um misto de negócio com compromissos acordados.

Orçamentação – etapa contratual que deve prever não somente o preço do produto, mas sim todos os seus acessórios, ou seja, identificar se haverá qualquer dependência entre com a contratação da solução de TI (digo assim porque é muito comum mesclar a contratação da solução com fornecimento de acessórios, desta forma o contrato poderá deixar brechas para futuros aditivos). Como por exemplo, a quantidade de alguns equipamentos de rede, como switches de borda, dependem do somatório de todos os equipamentos que se conectam à rede, como microcomputadores, notebooks e impressoras.

Para orçamentar os serviços é preciso ter em mente desde a linguagem a ser utilizada até as funcionalidades mínimas existentes em cada tela. Erra-se muito em dispensar a elaboração de fluxogramas já na fase de elaboração do contrato, pois, a projetista eleva seu preço na etapa de delineamento dos serviços, a prototipação o que nem sempre segura que o sistema estará atendendo a real necessidade dos usuários finais. Por isso, todo gestor de contrato deve ter consciência mínima de qual “cara” terá o sistema, negociar essas funcionalidades e não deixar a elaboração de custos diretamente com a desenvolvedora.

Hoje em dia utilizam-se muitos e diversos templates / layouts pré-configurados, entre os mais comuns está o Metronic, Scriptcase, entre muitos outros que vem com parte da programação já criada, permitindo a projetista apenas dar continuidade ao desenvolvimento, adequar as regras de negócio, e, fazendo desta forma, a necessidade de documentos padrões com a Especificação Funcional torna-se secundária. Com essa prática quem perde é apenas a contratante, pois na maioria das vezes estará pagando dobrado por um trabalho que a projetista gastou em média $100,00 para aperfeiçoar os serviços.

Governança de TI – Não se faz Governança se não tiver em mente que independente de ser contratada uma documentação mínima a projetista não apresentar um sistema para sua gestão. O modelo de gestão do contrato deve incluir mecanismos para seu acompanhamento e fiscalização, entre eles os mais básicos como os relatórios mensais sobre a execução dos serviços entregues pela contratada, e o conjunto de multas e glosas que podem ser aplicadas, com seus respectivos valores e formas de cálculo, mas a priori se resume em duas palavras: QA (Qualidade Total). Pra isso volto a citar a ISO 2700 que por sua vez, quando aplicada corretamente por ambas às envolvidas, garante além da segurança da informação, a confidencialidade dos dados e do serviço, a autenticação, a integridade e a não repudiação do que foi criado, não dando espaço para que em um futuro ocorram cenas de renegação do que foi feito devido a esse ou a aquele fator.

Consolidação dos entendimentos jurisprudenciais de uso – esta cláusula, comumente retirada dos contratos por simples “achismo” não deve, em momento algum ser repelida, pois garante a integridade da solução perante órgãos legais, ou seja, perante a qualquer auditoria, pois toda atividade envolvida nas contratações de soluções de TI devem obedecer à legislação (e.g.Lei 8.666/1993 e Lei 10.520/2002) e à jurisprudência a respeito do assunto (e.g.deliberações do TCU, STF e TST). No resumo, nenhum contrato se dá somente entre ambas as partes (Contratada x Contratante), precisam absorver todos os compromissos legais, se não desenhado pela Contratante deverá ser feito pela Contratada.

Efetivação das entregas – Todo sistema, se baseado em Identificação e divulgação de critérios, gestão das premissas básicas de desenvolvimento, gestão de riscos e claro documentação de todos os artefatos de planejamento da contratação nos autos do processo de contratação e QA tende a ser eficaz nas entregas. Não adianta burlar o processo de excelência “esquecendo” quaisquer desses itens básicos, pois, acredite, seu contrato poderá ser à base de que seu sistema será turbulento.

Sobre a Colunista: Sandra Santos é Mestre em Direção de projetos pela Universidade Miguel de Cervantes. Administradora, formada na Universidade Estácio de Sá, com segunda graduação em Processos Gerenciais pela universidade Metodista de São Paulo; MBA em gerenciamento de projetos pela AVM Cândido Mendes; MBA em petróleo e gás pela AVM Cândido Mendes; Atualmente é graduanda do curso Análise e Desenvolvimento de Sistemas. Possui especialização em docência para nível superior pela FGV; Atua como consultora das ferramentas de gestão Primavera, MS Project e SGI. Atua no desenvolvimento de processos de gestão, preparação para auditorias internas e administração contratual de projetos no setor de óleo e gás e Governança de TI. Co-autora dos Livros Ser Mais com Equipes de Alto Desempenho, Damas de Ouro, Editora Ser Mais.

E-mail de contato: ssantosdesouza@gmail.com.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.