Publicado em 17/07/2014
Resumo do Artigo
O gerenciamento das aquisições do projeto é uma das áreas de conhecimento do pmbok, e que vem crescendo cada vez mais dentro das organizações e podemos perceber isso em um aumento constante na terceirização de serviços. “As empresas precisam trabalhar no que elas fazem de melhor e deixar as demais áreas para empresas especializadas”, afirmado por Tom Peters: “Do what you do best and outsource the rest.”
Texto Principal
Para falarmos sobre gerenciamento das aquisições, teremos que entender que o planejamento para as aquisições deve estar alinhado com as práticas de aquisição dentro da organização, beleza? Isso quer dizer que dependendo da organização podemos ter duas formas para essa condução, uma de forma centralizada ou descentralizada. Quando dito centralizada quero dizer que desta forma a organização estaria trabalhando por exemplo com uma área central de compras e que a mesma realizaria a gestão das aquisições para todos os projetos existentes da empresa, certamente você já passou pela situação de estar emperrado com algum processo que estaria “parado” em compras, já o gerenciamento das aquisições de forma descentralizada a gestão é realizada pelo próprio gerente de projeto e sua equipe, na qual cada gerente controla as aquisições de seu projeto, e será dessa forma descentralizada que será mencionaremos mais neste artigo, mas para comparações e como na maioria das opções quando são analisadas temos vantagens e desvantagens, abaixo segue dois quadros elaborados com estas duas características e algumas dessas análises, tanto nas aquisições de forma centralizada quanto na descentralizada.
Centralizada
Descentralizada
O planejamento de aquisições e compras consiste em definir o que, quanto, como e quando adquirir algo que esteja foram do alcance interno da equipe, para que as entregas previstas na Estrutura EAP sejam cumpridas. A decisão de comprar ou não externamente um bem ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado, uma das principais saídas deste processo é o plano de gerenciamento de aquisições, nele serão documentados todos os aspectos de uma aquisição, e serão tratados desde o desenvolvimento da declaração de trabalho (DT), a identificação e seleção dos fornecedores, solicitação das propostas e o gerenciamento do contrato até o seu encerramento, contendo as informações que serão seguidas para o desenvolvimento das atividades relacionadas às aquisições.
Destacando também como documentação chave temos a declaração de trabalho (DT), citado no parágrafo anterior, no processo de planejamento das contratações é elaborada essa especificação, também chamada de Statement of Work (SOW). Na DT deverá conter a descrição detalhada do trabalho a ser realizado ou do produto que será entregue, detalhar para que os fornecedores que serão consultados entendam o que será fornecido e possam elaborar suas respectivas propostas, assim como também garantir que as entregas necessárias ao projeto estejam devidamente descritas, e é deste documento que falarei um pouco sobre o seu preenchimento.
No objetivo do documento será apenas informar o propósito do documento, exemplo: Descrever de forma clara qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas serão produzidas fornecendo informação suficiente para o vendedor criar e precificar uma proposta aderente às necessidades do projeto”. Temos o item de escopo do trabalho, neste item será descrever todo o trabalho a ser feito, da forma mais detalhada que for possível e lembrado, dentre os itens solicitados no documento eu elegeria ele como o mais importante. Inserir um cronograma de entregas, identificando datas de entregas e seus critérios de aceitação, insira os padrões aplicáveis, inserir quaisquer padrões a serem seguidos que podem ser relevantes ao trabalho, liste também os requisitos de qualidade e como os mesmos serão satisfeitos.
Conclusão
Aquisições é uma área que tem uma forte tendência para problemas na organização e para o gerente de projetos. Para passar por esta etapa de uma melhor forma a equipe de projetos deve buscar caminho que contemplem forte cuidado e acompanhamento dos documentos, no que diz respeito a elaboração da documentação que detalha o escopo do projeto e o entendimento que o fornecedor terá sobre o serviço a ser contratado e entregue. É um momento em que todo o know-how da equipe de projetos pode ser explorado, pois eventuais erros ou omissões podem se tornarem riscos para o projeto e riscos de oportunidade para o fornecedor e dificuldades para a conclusão do projeto.
Um elemento importante diz respeito à administração do contrato, o gerente de projeto deve ter um bom conhecimento das cláusulas contratuais, para poder assim melhor conduzir a relação cliente-fornecedor durante a vigência do contrato, aplicando o mesmo algumas vezes com rigor, com foco em garantir o bom desempenho do contratado, seja em termos de prazo, custo ou qualidade, proporcionando uma mútua relação “ganha-ganha”. A comunicação entre o cliente e fornecedor também merece cuidados, sobretudo a formal, que pode se transformar em adendos do contrato.
Dicas
1) As aquisições no projeto devem ter como base a EAP, realizar a análise de fazer ou comprar através dos pacotes de trabalho.
2) Leia o contrato, Muitos descobrem tardiamente que o contrato não atende a suas expectativas.
3) Nos contratos, deve-se incluir procedimentos para acomodar as mudanças, elas podem ser necessárias.
NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Declaração de Trabalho.
Referências Bibliográficas:
- XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de aquisições em projetos. Reimpressão: Editora FGV Management, 2007
- CHAVES, Lúcio Edi. Gerenciamento da comunicação em projetos. Editora FGV Management, 2007
- PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
- Eduardo Gomes, Techoje, As principais práticas no gerenciamento de aquisições em projetos, http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo, acessado em maio/2014
- Armando Terribili Filho, Meta Análise, Gestão das Aquisições: calcanhar de Aquiles para projetos de integração, http://www.metaanalise.com.br/inteligenciademercado/index.php, acessado em maio/2014
Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..
E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
O autor do texto apresenta duas formas de gerenciar o planejamento das aquisições, a centralizada onde na empresa existe um setor de compras responsável por isso e a decentralizada o qual o gerente de projetos e sua equipe gerencia as aquisições de compras. O autor ressalta a importância das empresas em documentar todos os tipos de aquisições de um projeto, seja ela um serviço ou um produto, partindo de suporte a EAP e seus pacotes de trabalho, pois é através dela que o gestor e sua equipe terá uma visão ampla e detalhada do que é essencial para adquirir para o seu projeto. Outro cuidado que se deve ter é de documentar todo o plano de gerenciamento de aquisições, por exemplo, a declaração de trabalho (DT), declaração dos fornecedores, propostas e o gerenciamento do contrato. Todas as informações devem ser detalhadas e claras para o melhor entendimento do cliente e do fornecedor. Nesse cenário o gerenciamento de contratos com os fornecedores é uma das prioridades do planejamento de aquisições, que requer da empresa uma gestão mais eficiente, uma vez que, essa gestão impulsiona consideravelmente a produtividade e ganhos para empresa. Com isso, o contrato deve ser organizado com eficiência para garantir a lisura da negociação, conferindo a segurança ao processo e proteção dos envolvidos. Logo, a tramitação de documentos é de total relevância e clareza para estipular condições, forma de trabalho, objetivos, riscos, prazos de duração, sanções, condições de pagamento e entre outros para mitigar erros.
Domênica Fuzato
Gerenciamento de Projetos – PUC (Oferta 18)
😃
O autor descreve a importância se planejar as aquisições de um projeto é que esse planejamento tem que estar alinhado com as práticas de aquisição dentro da organização, o artigo nos mostra também o conceito, vantagens e desvantagens dos modelos de aquisição centralizado e descentralizado.
Cita também a necessidade e objetivo do planejamento de aquisições e compras que consiste em definir o que, quanto, como e quando adquirir algo que esteja foram do alcance interno da equipe, para que as entregas previstas na Estrutura EAP sejam cumpridas e também a principal saída do processo de aquisições que e o plano de gerenciamento de aquisições, nele serão documentados todos os aspectos de uma aquisição, e serão tratados desde o desenvolvimento da declaração de trabalho (DT), a identificação e seleção dos fornecedores, solicitação das propostas e o gerenciamento do contrato até o seu encerramento, contendo as informações que serão seguidas para o desenvolvimento das atividades relacionadas às aquisições.
Relacionando o artigo com o mercado de trabalho encontramos diversas praticas em gerenciamento de aquisições conflitantes com o assunto destacado no artigo, o principal deles e a falta de planejamento das aquisições.
A falta de planejamento das aquisições não se deve apenas ao setor de compras da empresa, mas muitas as vezes a falta de um planejamento bem estruturado de todo o projeto, onde não são bem definidos o que, quanto, como e quando adquirir algo gera várias demandas emergenciais de compras para o departamento que muitas das vezes utiliza um modelo de aquisições centralizado. O modelo de aquisições centralizado tem como uma das principais desvantagens o fato de que o departamento de compras se torne um gargalo do projeto somados as demandas emergências causadas pela falta de um bom gerenciamento de tempo e planejamento faz com que a situação fique atritada entre as áreas e gerando também um atraso na compra e entrega dos itens ao projeto ou compras de alto custo para atender a necessidade do cliente.
Concluo a relação entre o tema e o mercado destacando que para um gerenciamento de aquisições e necessário ter um bom entendimento e relacionamento entre as áreas de aquisições e planejamento para que o objetivo seja apenas a entrega dos itens necessários nos prazos e custos adequados ao projeto.
No artigo o autor mostra a importância que o controle de aquisições tem para a diminuição de riscos em um projeto e o quanto essa área de conhecimento tem ganhado força nas organizações. Ele expõe de maneira objetiva e sucinta as duas formas para a prática de aquisições: centralizada (uma área central de compras que realiza a gestão de aquisições de todos os projetos da empresa) e descentralizada (realizada pelo próprio gerente de projetos e sua equipe). A empresa é responsável por adotar uma prática que esteja de acordo com o seu perfil organizacional. O autor ressalta a importância da documentação necessária para o gerenciamento de aquisições, em especial a declaração de trabalho para que os fornecedores que serão consultados entendam o que será fornecido e possam elaborar suas respectivas propostas. Esse é um ponto em que muitas empresas pecam e que pode trazer muitos benefícios para a organização. É fundamental que o fornecedor tenha uma visão sistêmica do projeto para que possa definir quantidade, tempo e garantir a qualidade na entrega de seus produtos. Ainda no final do artigo o autor lista dicas que são essenciais para uma empresa que busca adotar ou aprimorar o gerenciamento de aquisições.
Pós-graduação em Gerenciamento de Projetos
PUC- São Gabriel
Para se ter sucesso no gerenciamento de aquisições, e que para este não torne o seu projeto um caos, o Gerente de Projeto deve-se estar alinhado com as práticas de aquisições dentro da organização, verificar de qual forma as aquisições serão realizadas (centralizadas ou descentralizadas), ter conhecimento do escopo de fornecimento, especificações técnicas e seus prazos de entregas/fabricação. Além disso, o Gerente de Projeto deve estar sempre acompanhando com seus fornecedores o andamento de sua aquisição, se estão atendendo o que foi definido nas especificações técnicas e escopo de fornecimento, garantindo assim a entrega de seu produto nos preços e prazos determinado.
MBA Gestão Estratégica de Projetos – UNA Aimorés
Disciplina: Gestão de Aquisição, Portifólio e PMO
Aluna: Raquel R Vieira de Paula
Após leitura deste artigo, pude identificar a importância das empresas em definir o melhor processo de aquisição, se é centralizar ou descentralizar, ambos possuem vantagens e desvantagens, no entanto vale ressaltar que o método centralizado possui mais vantagens em relação ao descentralizado, como: mais economia, fácil controle dos esforços de contratação, além de permitir a padronização para os projetos, o que o torna o mais vantajoso.
O processo da área de aquisições e compras consiste na definição de: o que, quanto, como e quando adquirir algo, no entanto está é uma área que possui forte tendência para problemas, sendo assim, para minimizar os riscos é necessário que o GP tenha um bom conhecimento das cláusulas contratuais, afim de conduzir melhor a relação entre cliente-fornecedor e proporcionar negociação ganha-ganha.
Ana Caroline Alves Ignácio R.A – 31622250
MBA em Gestão Estratégica de Projetos
UNA, Campus Aimorés
O artigo sobre gerenciamento de aquisições aborda sobre o planejamento de aquisições, mostrando as vantagens e desvantagens de gerenciamento de forma centralizada e descentralizada.
As entregas previstas na Estrutura EAP, devem ser cumpridas pela equipe. Para se ter um bom plano de gerenciamento de aquisições, se deve documentar, todos os aspectos de uma aquisição.
Como é citado no artigo, essa é uma área que tem uma forte tendência para problemas na organização, e para o gerente de projeto. Para se ter um grande sucesso nesta área a equipe deve detalhar com cuidado o escopo do projeto e ter um acompanhamento de perto e todo o know-how da equipe deve ser explorado. O gerente de projetos deve buscar os melhores meios para melhor conduzir a relação cliente-fornecedor durante o contrato, para minimizar riscos de problemas e se ter sucesso.
Renato Rodrigues Leal Rocha
MBA Gestão Estratégica de Projetos
Centro Universitário UNA
Campus Aimorés
O gerenciamento de aquisição de um projeto deve ser realizado de forma eficiente e eficaz para prevenir possíveis riscos negativos como a perda do prazo, a aquisição com valores superiores ao estimado e a aquisição de produtos errados ou inferiores ao necessário para o projeto, pois impacta diretamente no sucesso do projeto. Para não ocorrer riscos como citados, é necessário realizar os documentos de aquisição, principalmente a EAP e a DT, minunciosamente com muito cuidado e atenção para não errar nenhuma informação e prejudicar o projeto. Conforme visto no texto, existem duas formas de realizar aquisições, sendo centralizada e descentralizada. Ambas possuem o lado positivo e negativo. Tem uma enorme vantagem de realizar a aquisição de forma descentralizada pois o GP possuirá maior controle sobre o processo de aquisição e é ele juntamente com a equipe que detêm todas as informações necessárias para as aquisições do projeto, realizando assim a compra de forma mais assertiva. Contudo. na forma descentralizada não se tem controle e padronização das aquisições, além do poder de negociação por não ser um profissional especializado. Desda forma, entendo que a melhor maneira para evitar riscos para o projeto é ter em cada equipe de projeto um profissional especializado em aquisições que esteja diretamente respondendo e de fácil acesso ao GP, mas que tenho um controle, monitoramento, poder de negociação, padronização e conhecimento sobre as aquisições necessárias evitando além dos riscos sitados, um desagradável clima organizacional.
Nome: Thaís Joyciane de Oliveira Santos
Centro Universitário UNA
Curso: Gestão Estratégica de Projetos
Matéria: Gestão de Aquisição, Portfólio e PMO
O gerenciamento de aquisições envolve todos os processos necessários para um projeto. No artigo, vejo que o autor nos passa que existem dois tipos de condução: centralizada e descentralizada, e que ambas contém pontos positivos e negativos.
O artigo também nos mostra a necessidade do planejamento do escopo; Deve ser feito com coerência e clareza para não comprometer o projeto e suas devidas áreas.
Para a melhor execução, o GP deve ter uma excelente comunicação entre cliente/fornecedor, mantendo o foco em custo, prazo e qualidade para uma relação mútua de ganho. Com um gerenciamento de aquisições bem feito é possível obter contratos bem delimitados, com escopos adequados às necessidades dos clientes, utilizando o tipo de contratação que melhor se ajuste a situação.
Aluna: Dayane Stephanie de Souza Gomes
MBA em Gestão de Projetos – UNA campus Aimores
O gerenciamento das aquisições vem crescendo dentro das organizações e pode-se perceber isso através do aumento constante da terceirização de serviços. As aquisições dentro das organizações tem as suas formas de condução (centralizada e descentralizada) e cada uma dessas formas tem as suas características, suas vantagens e desvantagens.
O planejamento de aquisições e compras consiste em definir o que, quanto, como e quando adquirir algo que esteja foram do alcance interno da equipe, para que as entregas previstas na Estrutura EAP sejam cumpridas.
Sendo assim, quando se passar por esta etapa de aquisições de uma melhor forma, o GP e
a sua equipe,deve buscar o caminho que contemplem forte cuidado e acompanhamento dos documentos, no que diz respeito a elaboração da documentação que detalha o escopo do projeto e o entendimento que o fornecedor terá sobre o serviço a ser contratado e entregue, pois eventuais erros ou omissões podem se tornarem riscos para o projeto e riscos de oportunidade para o fornecedor e dificuldades para a conclusão do projeto.
Ana Flávia Acenso de Cássia.
Gestão Estratégica de Projetos.
Centro Universitário Una, Campus Aimorés.
Christiane Patricia de Abreu
MBA Gestão Estratégica de Projetos UNA
O artigo expõe de forma bem didática que ambos os tipos de aquisição (centralizada e descentralizada) possuem seus “pros e contras”. Na maioria dos casos, sempre buscamos a autonomia do GP nos processos pertinentes ao projeto, mas nesse item, podemos esbarrar na falta de padronização dos processos e na dificuldade de manter um alto nível de especialização da equipe em aquisições. Quando falamos em centralização, entende-se que haverá um individuo ou equipe com alto grau de conhecimento, mas por atender todos os departamentos da empresa que necessitem de aquisições, provavelmente o nível de atenção e os prazos não serão tão adequados a expectativa do projeto. Nessa situação, há de se falar em uma avaliação prévia e detalhada do GP (e também o sponsor), sobre a forma de atuação escolhida para o projeto.
Christiane Patricia de Abreu
MBA Gestão Estratégica de Projetos UNA
Para uma gestão eficiente das aquisições é necessário que o escopo do projeto esteja correto e claro, esteja aliado com a realidade do projeto, pois isso impactará diretamente nas aquisições, bem como nas demais áreas. Custos sempre foi uma área muito importante em qualquer projeto, mas levando em consideração o momento que estamos vivendo, tempo de crise com reduções drásticas, as aquisições nos projetos vêm se tornando cada vez mais relevante.
Como foi exposto no artigo as formas de aquisições centralizadas e descentralizadas possuem pontos negativos e positivos, mas sob o meu ponto de vista, as aquisições descentralizadas possuem vantagens mais relevantes em adquirir componentes e serviços mais adequados a realidade do projeto, pois a equipe envolvida conhece a fundo suas reais necessidades, diminuindo os riscos de aquisições incoerentes com as necessidades do projeto e impactos negativos no orçamento final.
Mayra de Souza Reis.
MBA em Gestão Estratégica de Projetos, Centro Universitário Una, Campus Aimorés.
O artigo expõe de forma bem didática que ambos os tipos de aquisição (centralizada e descentralizada) possuem seus “pros e contras”. Na maioria dos casos, sempre buscamos a autonomia do GP nos processos pertinentes ao projeto, mas nesse item, podemos esbarrar na falta de padronização dos processos e na dificuldade de manter um alto nível de especialização da equipe em aquisições. Quando falamos em centralização, entende-se que haverá um individuo ou equipe com alto grau de conhecimento, mas por atender todos os departamentos da empresa que necessitem de aquisições, provavelmente o nível de atenção e os prazos não serão tão adequados a expectativa do projeto. Nessa situação, há de se falar em uma avaliação prévia e detalhada do GP (e também o sponsor), sobre a forma de atuação escolhida para o projeto.
A abordagem empreendida pelo autor demonstra de forma didática aspectos importantes dos modelos de Aquisições, abordando de forma objetiva aspectos vantajosos e outros nem tanto, dos modelos Centralizados e Descentralizados. Todavia, no dia a dia, os modelos não são excludentes. Não é esperado que as organizações optem por um ou outro modelo. O que de fato acontece é um processo seletivo de práticas de um e de outro modelo que melhor se adequem à realidade da organização (Observe-se neste ponto forte carga cultural). Um fator importante para reforçar esta linha de raciocínio é exatamente a escassez de recursos, principalmente de mão de obra, que potencializam a necessidade de racionalização do trabalho. Desta forma, sempre devemos ponderar sobre atividades que podem tirar o foco do GP do projeto propriamente dito. A definição do modelo a ser adotado para o processo de aquisições deve ser pautada pela máxima de que o foco deve ser em quem faz melhor, ou melhor dizendo, de que forma podemos obter os melhores resultados.
Ronaldo Ramos da Silva
Engenheiro Mecânico e de Segurança do Trabalho
Boa tarde!
Ao ler este artigo consegui perceber o quanto é importante as empresas decidirem se é melhor centralizar ou descentralizar o processo de compras. Porém creio que a centralização de compras tem mais vantagens, pois seu principal objetivo é fortalecer o poder de negociação perante os fornecedores diminuindo seus custos com compras. Um ponto importante é a padronização dos produtos e fornecedores para todo o grupo, pois assim se mantém uma uniformidade nos valores dos produtos e serviços a serem adquiridos. Apesar de haver uma tomada de decisão mais demorada e as mesmas serem feitas por pessoas com pouco contato com as partes envolvidas todos eles possuem uma visão global da empresa.
A centralização evita a concorrência entre compradores da empresa e pode ter ganhos na negociação com preço e prazo melhor devido volume.
Mesmo achando que a centralização de compras é mais vantajosa creio que mutas empresas podem adotar um sistema misto com ambos, que já é aplicado em algumas empresas. Com o mercado cada vez mais competitivo é necessário que as empresas inovem e tomar a decisão correta é um grande passo para estar sempre a frente.