Controle de projeto bem-sucedido em uma organização de contabilidade estruturada

RESUMO

Conforme Sergio Morelli (2007), há um tempo o país passou por uma crise sem precedentes ocasionada pela grande crise econômica mundial. Nesse momento as instituições tiveram que se manter firme e criar processos para controlar seus custos e planejar melhor, para assegurar qualidade em seus produtos, custos reduzidos e entrega dentro dos prazos estabelecidos pelos compradores, tentando a competitividade internacional. As empresas que ainda não haviam investidos em cursos para controle e planejamento dos seus projetos começaram a investir nessa área e as que já haviam investido começaram a colocar em prática para não se perder no atua cenário crítico em que enfrentavam.

E com as aplicações dessas práticas as empresas conseguem ver os bons resultados nos projetos e com a nova recessão do país, as empresas voltam a avaliar como retomar os investimentos. As companhias líderes estão buscando inovar e identificar melhorias em suas áreas. Na grande maioria das vezes identificam que falta um controle adequado entre orçamento, custos e execução de seus projetos.

Com toda essa inconstante do mercado atual, precisa-se que o projeto seja bem planejado e acompanhado ao longo de sua execução. Ter um programa, umas áreas com pessoas ligadas a essa atividade são de grande importância para um resultado positivo esperado.

Elaborar a estruturação da equipe envolvida no projeto também ajudará em seu controle de custos e planejamento.

O que é

Com a grande globalização do mundo corporativo, a crise atingindo várias empresas, as companhias se prendem nas descobertas da tecnologia para buscar inovações em suas áreas com objetivo de fazer mais com menos. O que engloba esse assunto é a procura constante de controle em seus projetos para não colocar em risco anos de uma empresa com um momento em que o mundo passa, e que várias instituições estão sendo desfeitas pela falta de controle em suas atividades.

Conforme Hamilton Chagas, o PMI – Project Management Institute – é uma associação de profissionais da área de gerenciamento de projetos sediada nos USA que tem por objetivos promover e ampliar o conhecimento sobre gerenciamento de projetos, bem como melhorar a performance dos profissionais e organizações atuantes nesta área. Seu padrão de gerenciamento de projetos contido no PMBOK® Guide define cinco grupos de processos que compõem o Ciclo de Vida do Gerenciamento do Projeto: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Embora sejam elementos bem definidos, os mesmos não ocorrem rigorosamente nesta seqüência, podendo se sobrepor e interagir entre si no transcurso do projeto. Estabelece, ainda, nove Áreas de Conhecimento ou da Gerência de Projetos, tendo cada uma delas um conjunto de processos, perfazendo um total de 39 processos. Sobressaem-se quatro áreas essenciais – Tempo, Escopo, Qualidade e Custo. Havendo mudanças em uma ou mais delas, certamente as demais também mudarão. Na Área de Custos do Projeto, há três processos básicos de Planejamento e um básico de Controle que compõem os quatro processos desta Área (PMBOK® Guide, 2000; SOTILLE, 2003).

Foto 1: Principais passos em projetos de planejamento – http://www.centralmat.com.br/artigos/mais/controlecustosempresaprojetos.pdf

As grandes incorporações buscam o maior controle do que possuem no momento através de gestão de pessoas e projetos para alcançar um bom resultado.

“O principal papel do gerenciamento de projetos é garantir o sucesso da execução das estratégias definidas no planejamento estratégico, tirando o máximo proveito das estratégias estabelecidas. Apesar de comprovada a crucial importância do gerenciamento de projetos, segundo estudos do Instituto Brasileiro de Geografia Estatísticas dentre 8.300 projetos de tecnologia da Informação 31,1% continham falhas que impediam totalmente que os objetivos fossem alcançados, 52,7% estavam em processo de recuperação de falhas ocorridas recentemente, e possivelmente, seriam terminados fora do prazo e não teriam seus objetivos totalmente alcançados, 16,2 % foram terminados no prazo, dentro do custo planejado e alcançavam as suas especificações. Diante desses números, percebe-se a importância do gerenciamento de projetos na busca por assegurar o sucesso no alcance dos objetivos através da padronização do processo de acompanhamento da execução.” (Angelo Antonio, 15 de março de 2012)

Como se aplica

Primeiramente as equipes do projeto precisam entender da metodologia da contabilidade de sua organização, pois é de grande importância gastar tempo aprendendo dessa estrutura da organização afim de avaliar com precisão o que pode ser monitorado sem a duplicação dos esforços dentro da organização.

Conforme Hamilton Chagas, O processo de Controle de Custos tem por objetivos fundamentais (PMBOK® Guide, 2000; SOTILLE, 2003; DINSMORE, 2003): • Monitorar o desempenho do custo para detectar suas variações;

• Assegurar que todas as mudanças aprovadas estão registradas no baseline de custo;
• Impedir que mudanças não aprovadas ou incorretas sejam incluídas no baseline do custo;
• Informar as mudanças autorizadas a todas as partes envolvidas;
• Preservar a saúde financeira do projeto, mantendo os custos dentro de limites aceitáveis

As informações dentro da organização necessitam de comunicação entre si, com clareza, para facilitar todo o processo. Os dados serão fornecidos por uma fonte de contabilidade e o Engenheiro de custos deve ter capacidade de entender e aplicar todas as informações a fim de monitorar e relatar se as mesmas estão sendo aplicadas no processo com precisão.

No final, o processo tem que ser capaz de fornecer e ter comunicação de todos os dados possíveis entre o custo e a contabilidade, a fim de planejar, monitorar e implementar controles adequados ao projeto.

Exemplo

Para uma bem sucedida implantação, com entrega no prazo, dentro do orçamento e com aceitação por parte do cliente, é fundamental seguir um modelo de gerenciamento de riscos, no quadro abaixo apresentamos um exemplo de processo de gerenciamento de riscos utilizado em grandes corporações e que vem dando resultado:

Quadro 1: Processo de Gerenciamento de riscos

Fonte: adaptado por autores

Segue abaixo exemplo de como seguir os passos do processo de gerenciamento de riscos:

• No planejamento direcionamos o futuro da organização, é nele visamos à eficácia, pois orienta os esforços da direção mais correta.
• É na identificação dos riscos, que determinamos quais podem afetar o projeto e assim, documentar suas características, antes que o mesmo venha acontecer.
• A análise qualitativa é o processo de avaliação de probabilidade e impacto de riscos já identificados. Nesse processo se prioriza riscos de acordo com seus potenciais efeitos no objetivo do projeto.
• Com o objetivo de analisar numericamente a probabilidade de cada risco e sua respectiva consequência nos objetivos do projeto, a análise quantitativa usa técnicas tais como a simulação de Monte Carlo e análise de decisão para determinar a probabilidade de se conquistar um objetivo especifico do projeto ou identificar riscos que requerem maior atenção, quantificando sua contribuição relativa ao risco do projeto.
• No plano de planejamento de respostas de riscos é onde desenvolvemos as opções e determinações das ações para melhorar as oportinidades e reduzir as ameaças para os objetivos do projeto, inclui a identificação e designação de indivíduos ou partes, com a responsabilidade para cada acordo de resposta ao risco do projeto.
• Por fim, devemos monitorar e controlar os riscos, identificando e assegurando riscos residuais e novos riscos, na execução dos planos de riscos e fazendo avaliação de sua eficiência na redução dos mesmos. Os riscos mudam de acordo com a maturidade do projeto, desenvolvem novos riscos ou até mesmo antecipam o desaparecimento de outros, com isso, devemos sempre estar bem atendos e ligados no processo.

Dicas

Um dos pontos importantes e citados no decorrer desse trabalho é o quão importante ter uma equipe com um engenheiro de custos responsável para o sucesso do projeto, com um setor de contabilidade ligado a esse profissional para contribuírem com as informações que precisam andar alinhadas para o bom resultado na execução desse trabalho. A empresa manter suas áreas bem estruturas em que uma será suporte para a outra, será um diferencial mesmo diante as grandes empresas que estão no mercado há tanto tempo, mas encontram-se deficiente em seu planejamento estruturado.

Um estudo de caso analisado foi através de um dos artigos de Hamilton Chagas em que foi apresentado o modelo de controle de custo de uma empresa, cujo o sistema de gestão é certificado pelo ISSO 9001:2000. Eles são totalmente ligados ao PMI e possuem gerentes de projetos aptos para gerenciamento de suas áreas. Essa empresa é situada entre a funcional e a Projetizada, em que a mais forte encontre-se sua matriz.

Em projetos de grande porte – e normalmente, longo prazo -, é usual a criação e o estabelecimento da Organização Projetizada (conhecida por força-tarefa) na qual o Gerente de Projeto tem total autoridade sobre o serviço (PMBOK® Guide, 2000; SOTILLE, 2003).

Então pode-se verificar que com uma empresa bem estrutura é possível sim um bom resultado em um projeto, com esforço e uma equipe preparada para qualquer situação.

Conclusões

As companhias que procuram um sucesso em sua área de execução de projetos precisam entender o básico no início do seu projeto para não perder o ponto importante no meio da sua execução. Um início bem planejado e estruturado irá garantir todo o futuro da execução sem prejudicar o tempo que durar o trabalho.

Conhecer os riscos e custos e tê-los em total controle farão a diferença no atual momento em que todos estão vivenciando.

Referências Bibliográficas:

• ANTONIO, Angelo.Gerenciamento de projetos: Uma análise da importância de estrututura de gerenciamento de projetos no alcance dos objetivos estratégicos, 2012. Disponível em:< http://www.administradores.com.br/producao-academica/gerenciamento-de-projetos-uma-analise-da-importancia-da-estrutura-de-gerenciamento-de-projetos-no-alcance-dos-objetivos-estrategicos/4779/ >acesso em 24 de setembro de 2016
• CHAGAS, Hamilton. Método prático de controle de custos numa empresa de projetos. Disponível em: http://www.centralmat.com.br/artigos/mais/controlecustosempresaprojetos.pdf acesso em 02 de outubro de 2016.
• MORELLI, Sergio. Gestão de custos em projetos uma aplicação prática do uso de  EVMS. Disponível em: <TrabalhoRevisaoaposDefesa.pdf> acesso em 02 de outubro de 2016.
• Universidade Federal de Itajubá, IEPG-UNIFEI, Itajubá, MG: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0103-65132010000200006, acesso em 03 de outubro de 2016.
•  http://www.cin.ufpe.br/~if717/Pmbok2000/pmbok_v2p/wsp_11.3.html

Sobre os Autores:

Taiana Stofella, formada em engenharia civil em dezembro de 2015, trabalha na gestão de obras a aproximadamente 5 anos. Entrou na Precon Engenharia, levantamento de material nos projetos e compra de material para execução das atividades, nova obra em Lagoa Santa para ser líder de equipe de montagem de peças pré-fabricadas. Auxiliar de engenharia no escritório em Belo Horizonte e atuou na área de planejamento de obras com o auxílio de Excel e Project, obra de Lagoa Santa para finalizar a montagem das peças estruturais. Responsáveis de uma obra em Vespasiano que possui parceria entre a construtora atuante e a Cyrela, maior incorporadora do Brasil. E-mail de contato: taianastofella@hotmail.com.

Danilo Belato Baptista, Engenheiro de Produção / Civil, graduado pela Universidade Fumec em Dezembro de 2012. Possui experiência em orçamentos de obras industriais (Mineração, Celulose, Cimento e etc). Atualmente Coordenador de Orçamentos da empresa Paranasa Engenharia. E-mail de contato: danilo2b@hotmail.com.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Engenharia de Custos e Orçamentos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 10 do IETEC.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.