Publicado em 19/01/2015
O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador quanto o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto.
Dicas do professor Boyadjian sobre as melhores práticas para um eficaz Gerenciamento das Aquisições dos seus Projetos:
1) Utilize seus templates do processo de aquisição. Isto ajudará voce a focar mais a negociação dos contratos e administração dos mesmos.
2) Muitas concorrências são mal administradas. Uma boa dica para que o escopo do trabalho seja comum a todos é a preparação de uma boa especificação e distribuí-las na mesma condição a todos. Isto ajudará a termos um escopo de fornecimento equilibrado. Além disto, promova uma reunião de apresentação da Solicitação de Proposta para assegurar que todos os proponentes tenham acesso à mesma informação sobre o trabalho.
3) Por vezes, vale mais efetuar um arrendamento de um equipamento do que comprá-lo para o projeto. Isso pode ajudar a economizar dinheiro se o equipamento for usado em vários projetos.
4) Ao trabalhar no processo de seleção de propostas, prepare uma lista de perguntas e repostas comuns e encaminhe aos principais fornecedores. Isto assegura uma melhor apresentação de todos os participantes e facilita a equalização de preços e serviços a serem prestados.
5) Compras técnicas são complexas e recheadas de normas técnicas e regulatórias. Assim a área de suprimentos, para garantir a precisão técnica de cada proposta se realmente o escopo e as condições de fornecimento serão ou não atendidas e se a organização fornecedora é adequada, ele precisará se valer de especialistas não só das áreas técnicas e de áreas tais como, financeiro, jurídico, qualidade, saíde, meio ambiente e segurança para analisá-los e assim tomar a decisão da colocação do pedido.
6) Nas tomadas de decisões de compras, ao considerar aluguel vs compra, utilize como trunfo um projeto de futuro. Por exemplo uma loja ou um escritório. É melhor locar ou comprar? Faça uma análise de longo prazo dos investimentos de futuro.
7) Quando seu projeto necessitar de aquisições é importante escolher o tipo de contrato apropriado para as contratações. Coloque em sua equipe de trabalho uma equipe de advogados. Informe os detalhes do trabalho para a equipe juridica para que definam a melhor modalidade de aquisições. Geralmente o preço fixo é o tipo mais provável utilizado em contratações, mas a palavra deve ser da equipe jurídica.
8) Sempre que trabalhar em projetos que necessitam de elaboração de contratos, não esqueça, considere uma cláusula de retenção (segurando os pagamento final do contrato) para ajudar a garantir que você realmente vai obter o trabalho do contrato sendo entregue na data certa.
Sobre o Colunista: João Carlos Boyadjian, MSC, PMP, MBA, Graduado em Administração e Mestre em Engenharia Naval da 1ª turma de Gerenciamento de Projetos da POLI_USP. CEO e Fundador da CPLAN® (www.cplan.com.br), em 1987, Fundador do PMI®-SP (1998) e diretor por duas gestões como Diretorias de Administração e de Grupos de Estudos. Atualmente é Conselheiro do PMI®-SP, gestão 2014-2015. Foi mentor na fundação do PMI®-MG (1999) e do PMI®-MT (2013). Professor das seguintes instituições acadêmicas: FIA-USP, UFSCAR, IETEC, FGV, FATEC, e INPG. Administrador de Empresas USJT. Especialista em planejamento e finanças pela New York University. Especialista em Planejamento Industrial pela FGV e Especialista em ensino a distancia (EAD) – UFSCAR. Palestrante profissional tendo realizado palestras nacionais e internacionais nos seminários e congressos do PMI® e outras entidades desde 1987. É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997, INPG e FATEC SP.
E-mail de contato: jcboyadjian@gmail.com – Blog: http://jcboyadjian.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
O professor Boyadjian é um excelente profissional, membro do PMI Project Management Institute nos EUA (1982) e está em contínuo aprendizado, sempre se atualizando sobre o assunto gerenciamento de projetos.
As dicas dele sobre o gerenciamento das aquisições, são baseadas nas melhores práticas do Guia PMBOK. Um passo a passo para se realizar um bom gerenciamento das aquisições. Etapa importante do gerenciamento de projetos, pois se comprar a mais ou a menos, não ter conhecimento sobre a saúde financeira de fornecedores e cláusulas mal elaboradas em contratos, tudo isso, pode prejudicar e muito um projeto.
A finalidade dessas dicas é dar garantia ao projeto de que todo elemento externo participante do projeto irá garantir o fornecimento do seu produto e ou serviço prestado, de forma que tudo seja “comprado/contratado” na quantidade e medidas mais corretas possíveis, para que não haja problemas principalmente nas áreas do custo e prazo.
Pontos chaves que considero essenciais do artigo:
• Escopo bem elaborado e definido;
• Analisar se vale mais efetuar um arrendamento de um equipamento do que o comprar;
• Selecionar propostas, preparar uma lista de perguntas e repostas comuns para ser encaminhada aos principais fornecedores e também buscar informações sobre a saúde financeira deles;
• Escolha do tipo de contrato apropriado para as contratações. Se necessário busque ajuda com a equipe jurídica da empresa ou contrate um advogado;
• Considerar cláusulas de retenção (segurando o pagamento final dos contratos).
O artigo é de fácil entendimento, o assunto é tratado de forma clara e objetiva. Recomendo a leitura.
Aluna: Amanda Gomes
Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos / Puc Praça da Liberdade_oferta 18
Disciplina: Gerenciamento das Aquisições
Professor: Ítalo Coutinho
Eu particularmente adorei as dicas do Boyadjian. Para começar, dei uma lida em seu mini currículo ao pé da página e é nítido o tamanho de seu conhecimento sobre o assunto. Ao decorrer da leitura, percebi um texto escrito de fácil compreensão com ótimos embasamentos. No entanto, acredito que ele deveria ter passado por uma revisão uma vez que encontrei alguns erros gramaticais que, apesar de não prejudicarem a leitura, poderiam ter sido evitados, tais como: “voce”, “juridica” e “saíde”.
No mais, as 8 dicas foram muito úteis. Eu particularmente gostei da dica 2 que diz respeito a importância do acesso à mesma informação sobre o trabalho para todos os membros da equipe. Também me interessei pela 4 que fala sobre a lista de perguntas e respostas que podem ser enviadas aos fornecedores para facilitar a escolha dos orçamentos. E por último a dica 8 que aconselha a não esquecer da cláusula de retenção para garantir a obtenção do trabalho na data certa.
Jéssica Souza
Turma de Aquisições (junho 2017)
Centro Universitário UNA 😉
Essa lista de dicas deveria estar disponível em local visível no setor de compra das empresas, porque parece obvio, no entanto, a todo o momento observamos empresas perderem dinheiro e prazos devido a detalhes como na sugestão de realizar uma reunião de alinhamento com os fornecedores que participarão da concorrência. Atualmente é mais fácil disparar um email, mas numa reunião para apresentar a Solicitação da Proposta e a Lista de Perguntas e Resposta Comuns, é mais fácil alinhar o entendimento e expectativas, do que responder e-mails individuais, porque em geral as dúvidas são as mesmas. Outro ponto importante citado no artigo é a Cláusula de Retenção, é comum os contratos não preverem situações onde o pagamento pode ser bloqueado. Já vi projetos sendo quitados, porque o pagamento estava fixo em parcelas mensais, sendo que as entregas do fornecedor estavam atrasadas e sem previsão. Definitivamente as Dicas do Boyadjian servem inclusive para lições aprendidas de alguns projetos.
Lilian Caixeta
Disciplina: Gestão de Aquisições – UNA