Publicado em 29/07/2015
No primeiro texto, foram abordados alguns pontos do gerenciamento do tempo além de algumas dicas acerca deste tema (Dicas do Boyadjian: Gerenciamento do tempo). Dando continuidade ao assunto, mais algumas dicas serão dadas. Porém, antes iremos reforçar um pouco mais sobre o gerenciamento de tempo.
O objetivo do gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.
Dicas do professor Boyadjian sobre as melhores práticas para um eficaz Gerenciamento do Tempo dos seus Projetos:
7) Ao trabalhar com cálculo de tempo de um projeto, uma das análises mais comuns e importantes que recomendo fazer é análise de folgas do projeto. Assim, um projeto que possui restrições de datas, acaba impondo análises de folgas positivas ou negativas. Ou seja, quando um cliente impõem uma data de término menor do que a sequência natural de cálculo do projeto, isto significa que o projeto está com um folga negativa. Esta análise leva ao gerenciador a fazer uma negociação de prazo com a equipe. Esta negociação pode levar o time a aplicar técnicas de crasching ou de fast tracking visando a redução de prazo. Quando o contrário ocorrer, ou seja, seu cliente der uma data de restrição maior do que o cálculo natural de tempo do projeto, este estará com uma folga positiva, ou seja, talvez não seja necessário correções na programação de tempo. No entanto, sempre recomendo a equipe desenvolver diversas iterações de construtibilidade para ter o melhor proveito do projeto associando ao cálculo de tempo ganhos de custo. Não esqueça também de analisar as folgas livres de atividades.
8) Antes de dizer que o seu cronograma esteja completo, analise se o escopo está completo pois é ele que que impulsiona a boa programação do projeto. Faça uma revisão com a equipe do projeto.
9) Quando necessitar reduzir tempo no projeto, utilize fastracking (colocar atividades em paralelo) ou crashing (compressão de tempo). Nunca pense exclusivamente na lógica ou na quantidade de recursos. Faça uma análise também do custo diário que a atividade reduzirá no seu projeto. Depois, compare com as demais que também o ajudariam a reduzir prazo. Verifique os riscos e os impactos na qualidade. As vezes vale mais a pena voce reduzir em outra atividade do caminho critico. Após esta análise tome a melhor decisão. Também não esqueça de efetuar uma análise do 2o. caminho critico do projeto.
10) Quando o projeto atrasa o cronograma. O que fazer? A primeira coisa a fazer é reunir o time, rever em conjunto as sequencias, recursos, construtibilidade…Aplica-se aqui pelo menos duas técnicas importantes, denominadas como FAST TRACKING e CRASHING, ou seja, verificar se há possibilidade de algumas atividades do caminho critico serem desenvolvidas em paralelo e assim ganharmos tempo ou a possibilidade de aplicarmos mais recursos nas atividades do caminho critico e assim reduzirmos tempo, mas não se esqueçam que há também a necessidade de verificarmos a atividade com melhor custo benefício. Também pode-se aplicar a corrente critica, dependendo do tipo de atividade e recursos que podem ser particionadas.
11) Quando estiver efetuando o sequenciamento das atividades considere os recursos necessários para as mesmas, a fim de eliminar ou minimizar os problemas com o nivelamento dos recursos.
12) Ao inciar um projeto, é recomendado que se faça um cronograma macro com os principais marcos a serem cumpridos. Ele será o guia para se detalhar o cronograma do projeto. O cronograma de resumo ou de marcos é uma boa ferramenta para o diretor executivo e para os gestores seniores.
Sobre o Colunista: João Carlos Boyadjian, MSC, PMP, MBA, Graduado em Administração e Mestre em Engenharia Naval da 1ª turma de Gerenciamento de Projetos da POLI_USP. CEO e Fundador da CPLAN® (www.cplan.com.br), em 1987, Fundador do PMI®-SP (1998) e diretor por duas gestões como Diretorias de Administração e de Grupos de Estudos. Atualmente é Conselheiro do PMI®-SP, gestão 2014-2015. Foi mentor na fundação do PMI®-MG (1999) e do PMI®-MT (2013). Professor das seguintes instituições acadêmicas: FIA-USP, UFSCAR, IETEC, FGV, FATEC, e INPG. Administrador de Empresas USJT. Especialista em planejamento e finanças pela New York University. Especialista em Planejamento Industrial pela FGV e Especialista em ensino a distancia (EAD) – UFSCAR. Palestrante profissional tendo realizado palestras nacionais e internacionais nos seminários e congressos do PMI® e outras entidades desde 1987. É Coordenador dos cursos de Pós Graduação em Gerenciamento de Projetos do IETEC de MG desde 1997, INPG e FATEC SP.
E-mail de contato: jcboyadjian@gmail.com – Blog: http://jcboyadjian.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Realmente trabalhar com o tempo, em curto prazo, e principalmente em projetos grandes é bastente delicado.
Cabe ao gestor e ao time que esteja executando as atividades de fato avaliarem o impacto de trabalhar com as atividades paralelas e também rever se irá afetar os custos já estimados.
Pois em situações como essa, devem considerar os caminhos positivos e os que podem ser negativos também.
O gerenciamento do tempo é de suma importância para o projeto, pois a entrega tem ser realizada dentro do prazo e o tempo não pode afetar sua qualidade. Muitas empresas ficam apenas preocupadas em fechar projetos e acabam prometendo com um prazo menor, comprometendo toda a equipe.
Um dos fatores que ocasiona atrasos no projeto é quando o escopo não está completo, fazendo com que a equipe tenha retrabalho e desperdício do tempo, mostrando assim que o escopo deve ser desenvolvido com o máximo de detalhes possíveis e com tudo bem definido para um bom desempenho ao longo do projeto.
Quando se é necessário reduzir tempo em projetos e a equipe opta por colocar tarefas em paralelo é preciso analisar se essas tarefas podem ocorrer juntas e se não comprometerá outras atividades. Quando se trata de tempo, realmente é algo difícil de lidar, principalmente em projetos grandes e complexos, mas cabe ao gerente analisar junto com sua equipe todos os detalhes e tudo que possa impactar no tempo tomando as medidas cabíveis.