Entendendo os tipos de recursos no Microsoft Project

Resumo:

A definição e configuração correta dos recursos alocados em um projeto é um ponto elementar e crucial quando se está utilizando a ferramenta Microsoft Project na gestão de um projeto e, um dos tópicos básicos que geram dúvidas nos usuários iniciantes quando se fala de configuração de recursos é o entendimento claro de quais são os tipos de recursos, pra que servem e quais são as diferenças de comportamento e características compartilhadas por cada um destes.

Introdução:

Quando falamos sobre gestão de um projeto e, mais do que isto, sobre administração e gestão no geral, em essência estamos falando em grande parte do tempo sobre planejar, acompanhar e tomar decisões a respeito da utilização dos recursos que temos ao nosso alcance para chegar aos resultados que almejamos.

Se pararmos para pensar a respeito dos tipos de recursos tácitos que podemos ter à disposição dentro de um projeto, basicamente chegaremos aos 3 possíveis tipos de recursos:

• Recursos de trabalho;
• Recursos materiais;
• Recursos de custo.

Seguindo este raciocínio, dentro da ferramenta Microsoft Project, estão disponíveis exatamente estes 3 tipos de recursos quando precisamos cadastrar os recursos de nosso projeto e, para cada um destes tipos, existirá um comportamento diferente e, diferentes parâmetros a serem preenchidos.

Este artigo tem por objetivo guiar o leitor em cada um dos tipos de recurso e suas características no Microsoft Project. Todos os procedimentos abordados poderão ser reproduzidos nas versões Standard e Professional 2010 ou 2013 da ferramenta.

Definindo o tipo de um recurso cadastrado:

Antes de aprofundarmos sobre cada um dos tipos de recursos disponíveis, solicito que o leitor execute a sua cópia do Microsoft Project (Standart/Professional 2010/2013) e que acesse a planilha de recursos assim como demonstrado na sequencia de imagens logo a seguir.

Uma vez que o leitor já tenha o conhecimento de onde e como configurar o tipo de cada recurso que está alocando em seu projeto, prosseguiremos como nosso objetivo maior de explicar cada um dos tipos mais detalhadamente.

Recursos de Trabalho:

Os recursos de trabalho são geralmente os mais fáceis de assimilar e os mais predominantes na maioria dos projetos, uma vez que, quando falamos de organizações e projetos certamente estamos falando de pessoas e máquinas trabalhando/sendo alocadas em prol de um ou mais objetivos.

Quando falamos de recursos de trabalho dentro do Microsoft Project estamos falando de qualquer recurso do qual iremos alocar esforço e tempo de trabalho, ou seja, não necessariamente estamos falando somente de colaboradores e terceiros, mas, também podemos estar nos referindo a máquinas no geral, como tratores, injetoras, escavadeiras, etc.

Alguns exemplos:

• José Bonifácio (pedreiro e colaborador);
• João Pedroso (mestre de obras e terceiro);
• Engenheiro de Produção (colaborador genérico);
• Pedreiros (grupo/pool de recursos específicos);
• Escavadeira (máquina alugada ou própria);
• Rolo de compactação (máquina alugada ou própria);
• Injetora (máquina alugada ou própria);
• Etc.

Características compartilhadas:

• Possuem custo contabilizado por horas/esforço empregado;
• Podem possuir uma taxa padrão por horas, horas extras e custo por uso;
• Pode ter um calendário de disponibilidade para trabalho associado;
• Podem ter um percentual máximo de alocação (um funcionário que só pode se dedicar meio período, por exemplo);

Recursos Materiais:

Depois dos recursos de trabalho, os recursos materiais são os mais comuns de assimilar quando falamos em execução de projetos, principalmente se for um projeto de produção de um novo produto ou construção de algo tácito (um prédio ou uma ponte, por exemplo).

Diferentemente dos recursos de trabalho, nos quais empregamos horas de trabalho, quando falamos de recursos materiais estamos falando de um determinado insumo para o trabalho do qual empregaremos uma determinada quantidade e, que pagaremos por unidade ou alguma métrica semelhante.

Alguns exemplos:

• Tijolos (unidades, dezenas, centos, etc.);
• Cimento (sacas);
• Cal (kg);
• Brita (ton.);
• Creolina (litros);
• Lâmpada fluorescente (unidades);
• Cabo ethernet (metros);
• Etc.

Características compartilhadas:

• Possuem custo contabilizado por unidades empregadas;
• Além da taxa padrão por unidade podem ter um custo por uso (para utilizar uma saca de cimento existe um pequeno custo associado à preparação para uso);
• Podem ter uma unidade e rótulo de material associado e definido (kg para quilogramas, mt para metros, etc.);
• Não possuem:
  • • Taxa máxima de alocação;
    • Taxa por hora extra;
    • Calendários de disponibilidade associados.

Recursos de Custo:

Os recursos de custo geralmente são os que geram mais dúvidas nos usuários mais iniciantes do Microsoft Project que, por não entenderem o uso, acabam deixando de lado, mas, no entanto são extremamente úteis e necessários para o controle eficiente e eficaz do projeto.

Quando falamos de recursos de custo estamos falando de qualquer gasto/despesa pontual envolvidos no projeto e, que não possuem um padrão de taxa por unidade ou esforço, como valores de táxi, restaurantes e taxas gerais que não são padronizadas.

Alguns exemplos:

• Táxi;
• Passagens aéreas ou terrestres;
• Taxas de estacionamento;
• Alimentação em restaurantes;
• Horas em lan houses;
• Etc.

Características compartilhadas:

• Possuem custo sem padrão e pontuais (aplicados em nível de tarefa);
• Não possuem taxas padrão, de hora extra e nem por uso;
• Não possuem calendários associados.

Aplicando recursos de custo:

Assim como comentado nas “características compartilhadas”, pelo fato de não serem padronizados, o recursos de custo são associados em nível de tarefa, ou seja, apesar de serem criados e registrados na “planilha de recursos” são aplicados pontualmente nas tarefas do cronograma, assim como exibido na sequencia de figuras a seguir.

Conclusão:

Assim como demonstrado no presente artigo, a correta configuração e definição dos recursos e categorização destes nos corretos tipos oferecidos pelo Microsoft Project garantirão que a ferramenta se adeque à realidade do projeto, atendendo todos os possíveis cenários de alocação de recursos em um projeto.

Sobre o Colunista: Eduardo Levenfeld; Microsoft Certified Professional em Project Professional e Project Server, Certified Scrum Master, MBA em Finanças e Controladoria e Bacharel em Sistemas de Informação. Possui 10 anos de experiência em TI em diversos segmentos no mercado, como Varejo, Desenvolvimento de Software, Comunicação, Manufatura e Construção. Atuou como gerente/líder de diversos projetos de Implantação de sistemas ERP, EPM & PPM, Desenvolvimento de Software/Web, Mapeamento e melhoria de processos, criação de escritórios de projetos para empresas nacionais e multinacionais e, também como instrutor em cursos de Microsoft Project e Project Server.

E-mail de contato: eduardo.levenfeld@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.