Escritório de projeto apoiando a implantação da estratégia

Durante minha caminhada profissional e em especial o período em que atuo com gerenciamento de projetos e minha formação acadêmica pude observar que projetos são realizados pelas empresas para poder realizar uma mudança e estas mudanças podem ser mais ou menos significativas e quando são mais significativas são por que estão atreladas a estratégia da empresa.

Para facilitar a compreensão de como a estratégia da empresa é elaborada segue uma figura que irá ilustrar a elaboração das estratégias.

Através do fluxo apresentado acima podemos notar que as empresas realizam projetos estratégicos para atingir objetivos estratégicos os quais correspondem a estratégia da empresa.

Apesar deste fluxo se apresentar muito lógico e simples temos estudos que mostram que este fluxo não é tão simples assim, como podemos ver no relatório emitido pela The Economist  “Why the good strategies fail?” em março de 2013, este relatório menciona que a principal causa para que as estratégias falham é devido a falta do envolvimento da alta direção na execução dos projetos.

Por este motivo existem alguns métodos e técnicas as que são utilizadas pelas companhias para poder realizar a implantação da estratégia, fazer o plano virar realidade. Um sistema bastante conhecido é o BSC (Balanced Scored Card).

Depois de ter elaborado o plano estratégico da empresa e de ter associado ele em uma ferramenta para poder realizar o seu acompanhamento (BSC) você precisa colocar em prática os projetos e ações.

Para que isto aconteça durante os 02 a há 05 anos, período para o qual o planejamento estratégico foi realizado, é necessário que tenha este seja monitorado para que os KPIs do BSC estejam atualizados e a alta direção os utilize para tomadas de decisões para que o planejamento estratégico seja implementado.

Para realizar este acompanhamento de forma eficaz é interessante que um Escritório de Projetos (PMO, na sigla em inglês) que seja responsável por realizar este acompanhamento. O input deste escritório será o planejamento estratégico da empresa, este Escritório de Projetos terá as seguintes obrigações para serem cumpridas:

• Colocar o Planejamento Estratégico de forma clara no BSC, configurar os indicadores e metas;
• Auxiliar na análise de viabilidade dos projetos;
• Gerenciar os projetos estratégicos;
• Mobilizar os recursos para a execução dos projetos estratégicos;
• Reportar a alta administração do andamento da estratégia;
• Acompanhar a elaboração do Planejamento Estratégico;
• Responsável pela comunicação dos resultados do Planejamento Estratégico;
• Responsável por gerenciar os indicadores e metas durante a execução do Planejamento Estratégico

Desta maneira este escritório de projetos estará posicionado da seguinte maneira dentro da organização:

Com esta estrutura organizacional você terá uma pessoa, Gerente de Projetos, responsável pelo Escritório de Projetos (PMO), o qual irá mobilizar recursos dos outros departamentos conforme necessidade de cada projeto estratégico. Assim a estrutura organizacional do Escritório do Projeto (PMO) deverá ser a seguinte:

Com esta estrutura você deve estar se perguntando como o Gerente de Projeto irá gerenciar um projeto de RH, por exemplo. Este projeto se utilizará de recursos do departamento de RH, para poder ser executado, dependendo da organização é possível até nomear um Gerente de Projeto dentro do departamento de RH para poder gerenciar o projeto dentro do seu departamento. Este Gerente de Projeto terá todo o apoio do Escritório de Projeto (PMO) para poder executar o projeto.

As vantagens de se ter o Escritório de Projetos (PMO) trabalhando em paralelo aos outros departamentos e com uma ligação direta com a alta administração e um grande alinhamento com a estratégia da empresa são:

• Garantir a execução da estratégia da empresa;
• Garantir uma boa comunicação da estratégia para toda a empresa;
• Ter uma base de conhecimento grande de execução de diversos projetos, o que trará maior eficiência na execução em projetos futuros;
• Processo formal para avaliação e priorização dos projetos;
• Processo formal para tratar solicitações de mudança dos projetos e da estratégia;

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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