Publicado em 09/06/2016
RESUMO
O grupo de processos de monitoramento e controle consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto.
Este processo é responsável por acompanhar, revisar e aplicar os ajustes necessários para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento. Este monitoramento tem como condição sine qua non, efetuar melhorias no processo determinando ações preventivas e corretivas atendendo as mudanças requeridas. Além de definir a necessidade de replanejamento e consequentemente elaboração de plano de ação, identificando as áreas que exigem maior atenção.
Introdução
Em continuidade a um processo de melhoria na gestão, iniciado com a implementação do PMO em uma Secretaria de Estado desenvolveu-se uma sistemática de acompanhamento na execução dos Projetos.
A criação do Painel de Controle de Projetos, contendo as atividades mensais, com critérios e sub-critérios de avaliação, tem como objetivo o monitoramento do desempenho dos projetos, mediante indicadores. Esta ferramenta estratégica oferece uma visualização sistêmica do status de cada projeto à alta administração (Quadro 1).
Ademais, esta ferramenta também contribui para acompanhar o envolvimento e comprometimento dos stakeholders (5ª edição do Guia PMBOK do PMI (Project Management Institute), 10ª área de conhecimento: Gerenciamento das Partes Interessadas – Gestão de Stakeholders) durante a gestão dos projetos, alinhados com a metodologia proposta.
Cabe ressaltar, que este “Painel de Bordo” foi criado para atender uma demanda específica, respeitando o contexto da Administração Pública.
Considerações Gerais
O grupo de processos de monitoramento e controle envolve o monitoramento dos resultados para garantir que estejam de acordo com o planejado, no entanto durante este processo o foco é providenciar meios para que as coisas se mantenham ou retornem para o caminho certo, necessitando de uma postura proativa. Portanto, a ferramenta apresentada revela o caráter dinâmico do gerenciamento de projetos.
Em adição, aplica-se a matriz da gestão do conhecimento, objetivando a externalização e socialização dos conhecimentos adquiridos, fortalecendo a base das Lições Aprendidas e podendo, ainda, direcionar estes projetos no campo de atuação de Políticas Públicas.
Portanto, esta ferramenta privilegia uma governança por resultados, permitindo transparência das informações gerenciadas internamente, além de valorizar o ciclo da gestão do conhecimento, gerando insumos para a conquista da excelência em gerenciamento de projetos.
Referências Bibliográficas
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Sobre a Colunista: Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business.
E-mail de contato: ltreff@uol.com.br
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Concordo com a autora do artigo, que ressalta a importância do monitoramento e controle do desenvolvimento do projeto. Pois a medida que o projeto vai sendo desenvolvido podemos identificar as novas necessidades dos stakeholders, fazendo ajustes, buscando um alinhamento das necessidades surgidas com ao escopo do projeto definido inicialmente. Além disso, o monitoramento serve de ferramenta para poder reduzir custos em algumas fases do projeto para compensar o aumento em outras, sem que seja necessário o uso da reserva de contingência (prazo e dinheiro) inicialmente definida. Em resumo todo monitoramento deve ser aplicado, não somente em um projeto, mas em qualquer atividade a ser desenvolvida em uma organização. Ricardo Fernandes Santos / UNA / SL