Publicado em 10/02/2017
Resumo
O presente trabalho evidencia os frequentes atrasos no cronograma dos projetos pelas empresas, inclusive quando o assunto é a entrega deste produto. Destacou-se os fatores que influem no adiamento deste planejamento e quais as possíveis maneiras de superá-lo, visto que tornou-se o maior vilão das empresa e clientes finais. Utilizamos de métodos do gerenciamento de tempo para administrar os recursos advindos do projeto e existentes na organização para que dessa maneira trabalhe-se com uma melhor estimativa a se propor ao usuário final.
INTRODUÇÃO
O gerenciamento de tempo é uma das principais exigências para a entrega de um projeto. A estimativa estabelecida pelas partes interessadas tem de ser acordada, pois não só o bom resultado trará o sucesso ao projeto.Vale ressaltar que o atraso do projeto influencia no custo estabelecido pelo cliente final e até mesmo na imagem do produto prometido na sua distribuição caso seja a intenção.
O planejamento é o quesito mais importante para a boa execução do projeto. Ele deve ser estudado e alinhado às perspectivas dos envolvidos de modo que seja seguido e realizado. Acredita-se que o segredo para o bom cumprimento do projeto é o bom planejamento deste, pois quanto melhor for a sua gestão, melhor serão as técnicas e processos utilizados para o seu desenvolvimento.
Muitas empresas estão aptas a trabalhar e exercer funções perante grandes organizações, e caso haja fracasso do projeto firmado, prejuízos podem ser causados a terceiros, desmotivação da equipe e a indisposição da sua marca e a do cliente no mercado.
Dessa maneira, todas as formas possíveis para se enquadrar o projeto ao tempo estabelecido devem ser estudadas a fim de determinar regras e limites para que ele seja cumprido.
Objetivo geral:
Compreender melhor a influência das estimativas no cronograma para gerenciamento de projetos.
Objetivo Específico:
Identificar os tipos de estimativas para o cronograma de gerenciamento de projetos, analisar a influência da estimativa no cronograma, identificar como cada tipo de estimativa afeta a conclusão do cronograma do projeto e comparar e analisar a precisão das estimativas para os resultados do projeto.
DESENVOLVIMENTO
O gerenciamento do tempo está ligado diretamente a diversas outas áreas do gerenciamento de projetos. A estimativa da duração de cada atividade dentro do trabalho é estipulada no planejamento e deve ser controlada para que não haja futuros problemas que possam resultar em diversos fatores, inclusive nos custos estabelecidos para o projeto.
No estudo em prática, consideramos um dos principais quesitos o gerenciamento dos custos do projeto que inclui os processos envolvidos em estimativa, orçamentação e controle de custos. Caso o projeto não cumpra o prazo determinado, os custarão de ser recalculados, causando prejuízos e indisposição da equipe. Caso haja indisponibilidade de recursos, sejam eles financeiros ou humanos, podendo se um a causa do outro, haverá atrasos consideráveis no cronograma do projeto estipulado.
Como podemos avaliar os tipos de estimativas, o grau de acerto de cada uma e analisar as causas de erros para estimar?
Podemos estimar um projeto de quatro formas diferentes, através de opinião especializada, de forma análoga, paramétrica ou utilizando o método três pontos.
Opinião especializada
É uma estimativa com um grau de precisão mediano. É muito utilizada quando se quer ter uma ideia geral e rápida de algum parâmetro do projeto e necessita muito do bom conhecimento da equipe especialista.
Análoga
Utiliza histórico de projetos similares, cujos processos, caso haja, são também similares.
Paramétrica
Nesse caso, é necessário que haja um histórico de dados confiável, pois as informações de projetos anteriores são a base para a projeção dos valores do projeto atual.
Três Pontos
É a forma mais precisa. É definida através de históricos de atividades já realizadas e analise através de três pontos de vistas: otimistas, provável e pessimista.
Por que erramos estimativas de prazo nos projetos?
Dentre as maiores causas de dos projetos, podemos listar:
Falta de planejamento
Ocorre quando normalmente vemos a execução iniciada antes da hora, gerando retrabalho das atividades, consequentemente perdas e aumento dos custos.
Prazos arrojados
Uma estimativa muito otimista em relação ao tempo de execução do projeto pode ser um tiro no pé quando não são levados em consideração todos os aspectos relevantes do projeto, proncipalmente os riscos existentes na sua execução. Esse erro é muito comum quando não se tem o conhecimento necessário para tocar o projeto. Estimativas geradas por meio de opinião especializada pode amenizar e até eliminar essa falha.
Alteração de escopo
Imprevistos acontece-me mesmo projetos menores passam por mudanças ao londo do seu andamento, porém para que o escopo seja alterado, é necessário que haja um consentimento de todas as partes interessadas e caso isso não seja possível, que o gerente do projeto consiga controlar essas mudanças almejando seu andamento dentro do prazo e do orçamento já definidos.
Falta do gerenciamento dos riscos
O ideal é que haja o melhor tipo de estimativa para cada tipo de projeto. Por exemplo, com projetos que já possuem um histórico de atividades é recomendado que se utilize a estimativa três pontos, pois por mais que os dados sejam diferentes, já existe um know how das atividades necessárias para que o projeto seja gerenciado.
Falta de comunicação
Quanto maior o grau de complexidade do projeto, maior necessidade de comunicação entre os integrantes do mesmo e é o gerente do projeto que deve gerenciar esse processo, sendo indispensável determinar a comunicação entre os envolvidos do projeto, a comunicação para os clientes e nas entregas.
CONCLUSÕES
Foram evidenciados importantes critérios para a realização de um projeto: o seu custo, tempo e execução. Caso estes não sejam calculados, estipulados e executados corretamente poderão ocasionar em prejuízos na fase final, resultando até na não entrega do projeto.
Dessa forma, necessita-se de uma maior atenção no planejamento do projeto antes que se comece a execução deste, pois uma vez que se inicia o trabalho tornam-se improváveis quais serão as saídas para os futuros conflitos que surgirão durante o seu processo até a sua finalização. O retrabalho ocasiona diretamente nas diretrizes acima citadas: custo, tempo e execução.
Diante dos fatos relatados acima, conclui-se que o erro mais evidente na entrega de um projeto é o planejamento. A mudança do escopo, a falha na comunicação entre os setores, deveriam ser estimados como riscos. Estes, por não terem sido listados antes da execução, ocasionam diretamente na má distribuição do tempo e no controle dos prazos estimados, embaraçando o bom monitoramento das funções e execuções, fazendo por vezes com que as partes interessadas deixem de participar artivamente do projeto.
REFERÊNCIAS
- https://pmkb.com.br/artigo/as-consequencias-da-entrega-fora-do-prazo-acordado/
- http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409
- http://pm2all.blogspot.com.br/2012/08/pmbok-ferramentas-e-tecnicas-estimar.html
- http://www.devmedia.com.br/os-10-erros-mais-comuns-no-gerenciamento-de-projetos/33419
Sobre os Autores:
Anderson Luis Gonzaga Araújo. Formação: Administração – Facsum / Faculdade do Sudeste Mineiro JF (2011-2014). Técnico em Mecânica Industrial – Senai JF (2007-2008). Curso de Extensão MS Project – Faculdade Metodista Granbery JF (2014). Em andamento; Pós-Graduação Gerenciamento de Projetos – Puc Minas JF (2015-2017). Experiência profissional: Atualmente; responsável pelo setor de compras, aquisições, controle de NFs, programação de pagamentos e planejemnto de obras – Kern Processos Industriais Ltda. Outra experiências nas áreas técnicas. E-mail para contato: andersontotti@gmail.com
Gustavo de Oliveira Martins. Formação: Administração – Faculdade Metodista Granbery- FMG (2011-2014). Experiência profissional: Foi estagiário do HU/CAS-UFJF, foi integrante da Consultoria Júnior da Faculdade Metodista Granbery e atualmente trabalha no setor de Cerimonial como Coordenador de Eventos de uma empresa de Eventos de Juiz de Fora-MG. E-mail para contato: gustavomartinsjf@hotmail.com
Maycon Wilson de Souza. Formação: Engenharia de Produção – Faculdade Área 1 – Devry Brasil em 2013 e Técnico em Metalurgia – Colégio Técnico Universitário de Juiz de Fora – UFJF em 2004. Pós-graduando em Gerenciamento de Projetos na PUC – Minas e cursando MBA em Gestão Financeira e Controladoria na Universidade Estácio de Sá. Experiência profissional: Última atuação na área de tecnologia de gestão de uma multinacional no ramo da siderurgia. E-mail para contato: msouza.souza@hotmail.com
Contexto: Artigo apresentado como trabalho na Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da Pontifica Universidade Católica de Minas Gerais – PUC-MG, Juiz de Fora/MG.
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Realmente o cronograma bem acertado de um projeto é imprescindível para a sua entrega. Normalmente vemos atrasos em vários projetos de diversas áreas. O artigo mostra a importância do planejamento bem executado para que as entregas do projeto seja cumpridas nos prazos acordados. Infelizmente ainda nos falta incorporar a cultura do planejamento. Temos o péssimo hábito de executar sem planejar adequadamente, causando retrabalho e gerando atrasos na entrega do projeto. Quando passarmos a dar prioridade ao planejamento, teremos uma melhora sensível no que diz respeitos aos prazos dos projetos.