Gestão de Processos: entrevista com Sérgio Mylius

Continuando com a série de entrevista,  o nosso entrevistado é Sérgio Mylius da Silva – Agens Gestão por Processos . O tema é sobre as metodologias e os benefícios e desafios para empresa na Gestão de Processos.

1. O que é Gestão de Processos?

A Gestão de Processos nada mais é do que as metodologias e as tecnologias cujo objetivo é possibilitar que processos de negócio integrem, lógica e cronologicamente, clientes, fornecedores, parceiros, colaboradores que tenham que interagir, dando à organização visão completa e essencialmente integrada do ambiente interno e externo dos suas operações e das atuações de cada participante em todos os processos. É o alinhamento de processos com os objetivos estratégicos. O projeto e a implementação de arquiteturas de processos, estabelecimento de sistemas de mensuração que estejam alinhados com os objetivos da organização e a educação dos gerentes para que eles efetivamente gerenciem os seus processos.

2. Quais benefícios para a empresa que implanta Gestão de Processos?

Na prática podemos elencar os seguintes benefícios e vantagens numa implantação de Gestão de Processos: permite que os colaboradores executem suas atividades com Segurança conceitual e operacional, permite uma Visão Sistêmica dos Processos – já que todos estarão disponíveis para consulta, maior qualidade e agilidade nas informações para tomada de decisão, aumentar o conhecimento e a empregabilidade, automatizar tarefas, simplificar processos gerenciais, buscar grandes melhorias, não apenas incrementais, aproximar o funcionamento da organização à forma natural, e por isso mais eficiente e eficaz, possibilitar a compatibilização de processos com a missão, visão e estratégia, identificar e solucionar problemas e implementar melhorias, facilitar a consistência e comunicação da arquitetura organizacional, viabilizar as oportunidades de mudança da organização, auxiliar na identificação de inconsistências, duplicidades e omissões e possibilitar a visualização de interação com entidades externas.

3. Existe metodologia para Gestão de Processos? Como funciona?

Na verdade não existe hoje no mercado nenhuma metodologia específica de BPM – Business Process Management – ou de Gestão de Processos já consagrada propriamente dita. Existem sim é uma série de autores e livros que descrevem algumas abordagens para desenvolver algumas partes do processo de gerenciamento de processos, a saber: mapeamento, análise, redesenho, automatização e monitoramente de processos. Mas o que existe na verdade são sim uma grande quantidade de modelos de referência e estruturas de trabalho no mercado que procuram auxiliar a gestão de processos, como exemplo podemos citar: Estrutura de Trabalho de Governança de Processos, Estrutura de Trabalho de Classificação de Processos, Modelo de Referência de Valor, Modelo de Referência de Operação da Cadeia de Valor, etc.

Para finalizar gostaríamos de citar aqui um documento que pretende integrar todo o conhecimento sobre Gestão de Processos de forma sistematizada, estamos falando aqui do Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – Corpo  Comum  de Conhecimento (BPM CBOK V3.0) que foi editado pela Associação de Profissionais  de Gestão de Processos (ABPMP – Association of Business Process Professionals). Esse documento é composto pelo seguinte conteúdo técnico: Gerenciamento de Processos de Negócio, Modelagem de Processos, Análise de Processos, Desenho de Processos, Gerenciamento de Desempenho de Processos, Transformação de Processos, Organização do Gerenciamento de Processos, Gerenciamento Corporativo de Processos e  Tecnologias de BPM.

4. Quais os desafios para a empresa que deseja implantar Gestão de Processos?

Implantar processos em uma empresa sempre será um grande desafio. Ao contrário do que muitos imaginam, que é fácil colocar um processo para funcionar, na prática nos deparamos com várias dificuldades. A maior dificuldade encontrada em uma implantação de Processos é a comportamento das pessoas. Resistência à mudança, zona de conforto, problemas com a cultura, etc, esses são os principais problemas relacionadas às pessoas na implantação de processos. Nem sempre estes problemas são ocasionadas propositalmente.

Além destas dificuldades, também existe os problemas com as Ferramentas, os tais CRMs, ERPs, entre outros. Cada área que é envolvida em um processo tem suas necessidades, suas próprias ferramentas, e a grande dificuldade é atender com a mesma ferramenta as necessidades de todas as áreas. Ou o processo tem que ser adaptado, ou são necessárias customizações na ferramenta que normalmente não são baratas.

O porte da empresa também é um dificultador, quanto maior ela for, mais difícil será a implantação de um processo. Quanto maior for a quantidade de pessoas envolvidas também será mais difícil.

A falta de estrutura organizacional pode também influenciar muito na implantação de processos, pois com isso existem muitas mudanças de diretrizes, de foco, de objetivos, de direcionamento. Isto reflete diretamente na implantação, havendo muitas mudanças dos processos, dificultando a efetivação dela.

O sucesso da implantação de processos depende muito da direção da empresa. Demandam tempo, dinheiro, tempo de gerenciamento, e principalmente de apoio e cobranças.

 É muito importante os processos serem implementados aos poucos, pois quanto maior for a mudança, maior será a dificuldade da implantação. Tudo faz parte de um progresso, que devem estar envolvidos a direção da empresa, a equipe de implantação e as equipes que irão executar os processos. Neste momento todos devem fazer parte de um único time, que tem como objetivo evoluir e melhorar os processos.

Sobre o autor: Sérgio Mylius da Silva. É consultor associado da Agens – Gestão por Processos www.agens.com.br. Já liderou vários projetos de mapeamento de processos em várias entidades governamentais e em empresas privadas. 

E-mail de contato: linkedin.com/in/mylius

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.