Opinião da Lilian: Quais ferramentas de gestão do conhecimento podem melhorar as práticas em GP?

RESUMO

A experiência e o conhecimento adquiridos pelas pessoas integram a memória da organização e são bases para a melhoria contínua. Segundo DAVENPORT & PRUSAK (1998), as únicas vantagens competitivas que uma empresa tem é aquilo que ela coletivamente sabe, a eficiência com que ela usa o que sabe e a prontidão com que ela adquire e aplica novos conhecimentos.

Para DRUCKER (1998), a empresa é uma organização humana que depende de seus funcionários, e que um dia o trabalho poderá ser feito de forma automatizada, isto é, feito de forma eficiente por máquinas. No entanto o conhecimento, que é a capacidade de aplicar a informação a um trabalho específico, só vem com um ser humano, sua capacidade intelectual e sua habilidade, onde o recurso econômico básico não é mais o capital nem os recursos naturais ou a mão de obra, mas sim “o conhecimento”, uma sociedade na qual os “trabalhadores do conhecimento” desempenharão um papel central.

INTRODUÇÃO

É importante destacar uma das grandes características associadas ao conhecimento que é o fato de ele ser altamente reutilizável, isto é, quanto mais utilizado e difundido maior o seu valor, e ao contrário dos demais recursos materiais, o efeito depreciação ocorre exatamente quando o conhecimento não é utilizado. Atualmente, criar, disseminar, transferir e utilizar o conhecimento promove ações que servem como alavanca, para o alcance de metas e solução de problema.

Em 1998, um relatório da Organização para a Cooperação e o Desenvolvimento Econômico (OECD) afirmava que mais de 50% do Produto Interno Bruto (PIB) dos países desenvolvidos era resultado do uso do conhecimento (CAVALCANTI; GOMES; PEREIRA, 2001). Neste mesmo ano, Robert Reich, em seu artigo The Company of the Future, faz a seguinte colocação: Quer construir uma empresa que sobreviverá a uma boa ideia pioneira? Crie uma cultura que valorize o aprendizado. Quer construir uma carreira que lhe permita desenvolver-se, assumindo novas responsabilidades? Cultive a fome de aprender – e associe-se a uma organização onde terá a oportunidade de aprender continuamente (REICH apud VON KROGH; ICHIJO; NONAKA, 2001, p. 11).

Uma organização inserida na Sociedade do Conhecimento deixou de ser caracteristicamente linear e passou a ser dinâmica, flexível, onde não basta só pensar, mas principalmente agir sistemicamente. Adicionalmente, a qualidade e a velocidade no compartilhamento de informações, experiências e práticas, passaram a agregar valor à estratégia empresarial. Dentro deste contexto, o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), quando adota determinadas práticas de gestão do conhecimento gerará insumos para a conquista da excelência em gerenciamento de projetos a partir dos resultados obtidos na aplicação da metodologia no gerenciamento de projetos.

Ademais, com a implementação de práticas de GC no Gerenciamento de Projetos como fonte de criação de valor, a Organização poderá se beneficiar de diversas maneiras, entre as quais podemos destacar:

• Aplicar PDCA no processo de monitoramento e controle de projetos, objetivando não repetir erros e aprender com a experiência;
• Registrar os conhecimentos críticos e essenciais dos stakeholders, alinhando expectativas;
• Estimular os colaboradores a compartilhar o que eles sabem (conhecimento tácito);
• Registrar e usar as boas práticas desenvolvidas na organização, utilizando o formulário de Lições Aprendidas;
• Disponibilizar o conhecimento gerado durante a aplicabilidade dos processos de gerenciamento de Projetos.

Destarte, observamos que ao atuar alinhado à GC, que possui diversas práticas de transmissão e disseminação de conhecimento, um PMO é capaz de desenvolver suas atividades com efetividade, diminuindo custos e prazos, mitigando riscos, identificando competências e habilidades, definindo atribuições e responsabilidades das partes interessadas, mapeando stakeholders, monitorando a qualidade dos entregáveis, além de oportunizar a criação de um banco de conhecimentos das lições aprendidas, promovendo e estimulando o aprendizado de todos os envolvidos.

Cabe ressaltar que, as lições aprendidas no gerenciamento de projetos podem gerar aprendizado, quando um desvio identificado no cronograma de um projeto resulte em ações corretivas para restabelecer o prazo final da entrega do produto, conforme o planejado, ou quando um registro de lições aprendidas identifique a necessidade de mudança (change request) em algum processo ou procedimento. A partir da mudança desse modelo mental, novas ações e resultados podem ser alcançados e a dinâmica da construção do conhecimento (Figura 1) é aplicada de forma integra e eficaz, gerando aprendizado e novas formas de pensar o processo de gerenciamento de projetos.

Figura 1 – (Fonte: NONAKA e TAKEUCHI, 1997) Fundamentação da Gestão do Conhecimento ao Gerenciamento de Projetos.

CONSIDERAÇÕES GERAIS

É importante salientar, que as lições aprendidas, extraídas no dia-a-dia das interações entre os membros da equipe, traduzem-se em aprendizado individual e coletivo, ou seja, na harmônica combinação entre processos organizacionais, habilidades e competências individuais para a geração de novos conhecimentos. O uso do conhecimento por toda a organização, gerado a partir da aprendizagem coletiva, leva a tomada de decisões mais acertadas, além de criar vantagens sustentáveis que garantam a taxa de sucesso dos projetos.

Em síntese, o grande desafio do PMO é compor projetos a partir da integração de fundamentos da gestão do conhecimento, para gerar valor as organizações orientadas ao aprendizado, realizando esforços constantes no sentido da melhoria de processos e à inovação.

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Sobre a Colunista: Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business.

E-mail de contato: ltreff@uol.com.br

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