Lidando com Gerenciamento de Projetos e Programas

Apesar do aumento de profissionais na área de Gerenciamento de Projetos, além de MBA’s, cursos de extensão e afins, a cultura de gerenciamento de projetos pode ser considerada embrionária. Muitas empresas estão no início da busca pela maturidade na área e ainda repensam a forma como se deve estruturar as atividades.

Um conceito que ainda não está bem definido em boa parte das organizações é o de agrupamento de projetos no formato de programas. Naturalmente que o trabalho nesse sentido é complexo e exige um esforço muito maior do que simplesmente gerenciar projetos. Apesar disso, esse é um importante passo para quem quer otimizar os ganhos financeiros e culturais.

É necessário entender o conceito e analisar a forma como os programas podem impactar em cada área de atuação, de forma a extrair melhores resultados e ajudar a garantir perpetuidade da organização no mercado.

Os desafios do gerenciamento de programas

Gerenciar um programa é um caminho controverso. Por mais que pareçam óbvios os benefícios advindos de gerenciar de maneira agrupada projetos que possuam elementos em comum, a complexidade de se fazer isso é elevada, graças às interfaces e, consequentes, tensões envolvidas.

As equipes geralmente são distintas, a aquisição/aplicação de recursos pode ser realizada de maneiras diferentes, as políticas de gerenciamento podem variar, os clientes dos projetos podem ser distintos, a hierarquia pode ter grande influência, dentre inúmeras outras questões. Isso demonstra o nível de organização exigido para se gerenciar um programa.

Muitas definições devem ser efetuadas e muitos alinhamentos realizados para que a articulação entre os projetos seja satisfatória dentro de um programa. É aconselhável, no mínimo, pensar nos seguintes aspectos:

• Serão necessários ajustes na hierarquia organizacional para que se atue com programas? Quem será responsável pelo que?
• Quais interfaces/tensões serão geradas pelo agrupamento de determinados projetos?
• O risco de gerenciar determinados projetos de maneira agrupada compensa os possíveis ganhos?

Após uma análise preliminar, a organização deve traçar o caminho e detalhar os esforços necessários para lidar com seus projetos através de programas. Isso envolve uma visão global do negócio e, geralmente, é responsabilidade de um PMO.

O segredo do agrupamento de projetos

Quando a organização se decide pelo trabalho através de programas ela precisa ter em mente quais os objetivos disso e quais vantagens podem ser extraídas do processo, de maneira a obter o máximo ganho. Em outras palavras, ela precisa entender conceitualmente e na prática o gerenciamento de programas.

Algumas vantagens em se trabalhar com programas são diretas e óbvias. É o caso, por exemplo, das aquisições. A obtenção de volumes maiores de recursos, como matérias primas, quase sempre garante preços melhores, reduzindo o custo do projeto. Sendo assim, a aquisição coordenada pode favorecer em muito o orçamento da organização. Alguns outros exemplos podem ser citados:

• Transição de mão de obra em casos de picos, reduzindo a necessidade de contratações/demissões;
• Compartilhamento de know-how (lições aprendidas, dados de produtividade, domínio de atividades específicas etc.);
• Reaproveitamento de recursos não utilizados;
• Reaproveitamento de templates, relatórios, formulários, processos etc.;
• Otimização na alocação de recursos financeiros por meio de análise integrada, dentre outras.

Essa transição de recursos de maneira otimizada (o que inclui informações) é um ativo valioso para qualquer organização e é permitida pelo gerenciamento de programas. A grande sacada disso está em enxergar vários projetos de maneira unificada, de forma a orientá-los coordenadamente no cumprimento das estratégias organizacionais.

Isso significa que todo o trabalho reunido no formato de projetos passa a ter maior intimidade com os objetivos finais da empresa, uma vez que provoca impacto sobre um programa, que, por sua vez, representa um volume muito maior de esforço e, consequentemente, é bem mais representativo para a receita final.

Dessa forma, o ideal para qualquer organização em busca de maturidade em gerenciamento de projetos é passar a atuar por meio de programas. Apesar de demandar atividades mais complexas, seguir por este caminho permite uma gestão robusta e abrangente, capaz de levar a impactos diretos sobre os ganhos da empresa por meio de manobras arrojadas com os recursos disponíveis.

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Sobre o Colunista: Bruno Augusto de Matos e Silva, Profissional Graduado em Engenharia de Produção Civil pelo CEFET MG, com experiência em planejamento, execução, monitoramento e controle de obras civis (residenciais e industriais) e pesadas. Atualmente na área de gerenciamento de projetos técnicos e administrativos de melhoria em processos na Construtora Barbosa Mello. Já atuou também com controle de qualidade em indústrias de grande porte. Experiência na aplicação de ferramentas/metodologias de planejamento e controle, como Curva S e Análise de Valor Agregado, de ferramentas de gestão, como ciclo PDCA, Análise de Pareto e Diagrama de Ishikawa e com ferramentas de modelagem/otimização de processos, como BPM e BPMN.

E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com

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