Modelos de Relatórios de Acompanhamento

Resumo: Este artigo apresenta uma série de aspectos que devem ser considerados na elaboração ou na análise de relatórios de acompanhamento e reporte de status em projetos. A partir da identificação destes itens é proposto um conteúdo de referência para estes relatórios.

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1. Introdução

O PMBOK do PMI (2013) apresenta como parte do fluxo de informações do projeto a geração de relatórios de desempenho enviados para os membros do time de projetos e para os demais stakeholders. As dez áreas de conhecimento do PMBOK preveem a geração de reportes como saídas de um ou mais grupos de processos.

Uma das funções do gerente de projetos é coletar e analisar dados sobre o andamento do projeto, de forma a selecionar informações relevantes a serem reportadas. Este artigo apresenta modelos de conteúdo, que podem servir de referência para os gerentes de projetos elaborarem relatórios de status adequados às necessidades de informação dos diversos stakeholders.

2. Informações básicas de Relatórios de Acompanhamento

O relatório de status do projeto é uma maneira de garantir que os principais problemas e ações foram levados à atenção do patrocinador. É uma maneira de tornar os stakeholders cientes das áreas onde eles podem ter de intervir, e de fazê-los atuar em problemas quando eles precisam. O relatório de status é uma oportunidade do gerente de projeto pedir ajuda quando precisa, ou garantir ao patrocinador e demais partes interessadas que tem tudo sob controle.

Para Rosamilha (2012), um relatório de status deve responder a 4 perguntas: Como está a execução do projeto? Quais os próximos passos? Quais os obstáculos para execução? Quais as métricas chave? Além disso, o autor relaciona alguns itens que considera básicos em qualquer relatório de status de projetos, como: registro dos riscos, registro de problemas e o sumário executivo.

Para responder a primeira pergunta, como está a execução do projeto, o relatório deveria contemplar pelo as quatro dimensões principais do gerenciamento de projetos: tempo, custo, escopo e qualidade (RODRIGUES, 2012). Para responder de forma adequada esta questão é preciso que o relatório utilize as métricas chave para cada um destes itens, se o projeto está no prazo, se os custos atuais estão de acordo com o previsto, se todo o escopo (e só ele) está sendo cumprido e se os padrões de qualidade definidos estão sendo atingidos.

Respondidas estas questões, o relatório deve indicar o que será feito a seguir e eventuais obstáculos para a execução, também contemplando, no mínimo estas mesmas métricas.

3. Modelos de Relatório de Acompanhamento

Para Bruce e Langdon (2000) os relatórios de acompanhamento de projetos são parte do processo de monitoração de seu andamento. A equipe de projeto deve preparar reportes sobre suas atividades, o gerente de projetos resume os relatórios em um relatório de status e os envia para os stakeholders, destacando os principais itens que devem ser discutidos em reuniões regulares de avaliação. Se necessário o plano de projeto deve ser ajustado para que o projeto se mantenha no rumo previsto.

Dinsmore e Silveira Neto (2007) apresentam um modelo de relatório de acompanhamento de projeto, baseado na apresentação do cronograma planejado versus real, para cada fase definida na estrutura analítica do projeto, com reporte dos principais problemas identificados no período, seus impactos no projeto e as ações a serem tomadas para resolver os problemas, com seus responsáveis e data prevista para conclusão.

Segundo Paiva (2013), uma maneira fácil de deixar o status do projeto (ou de determinado item) claro é usar uma convenção de cores:

  • Vermelho: o projeto precisa de atenção imediata da administração e não vai atingir seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.
  • Amarelo: o projeto está em risco de não cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.
  • Verde: o projeto está no caminho certo e vai cumprir o seu orçamento, critérios de qualidade ou de prazo planejados.

Siqueira (2013) propõe que para cada um dos principais itens – escopo, cronograma, custos, riscos e qualidade – seja utilizada a escala de cores com base no percentual real x planejado. O reporte deve conter ainda os principais marcos e entregáveis, os indicadores de desempenho relativos ao custo e ao cronograma. Além disto deve ser reportado o trabalho previsto, o que foi efetivamente realizado e o trabalho previsto para o próximo período. Outros itens de destaque são as ocorrências pendentes, ainda não solucionadas, os riscos pendentes e os requerimentos de modificações pendentes de aprovação.

Rodrigues (2011) destaca a importância de relatar aos stakeholders o andamento de um projeto. A falta ou excesso de informações pode gerar ansiedade, desconfiança, resistência e em última análise prejudicar o projeto. Para minimizar estes riscos, propõe sete modelos de relatórios ordenados conforme o grau de visibilidade e nível de informação.

  • Modelo visual (pode ser feito utilizando o excel) – apresenta escopo, marcos, realizações, principais riscos e custos. Vantagens: visualização fácil em tela. Desvantagens: tratamento da curva S e uso da EAP para controle de escopo.
  • Modelo simplificado – utilizado para gerenciamento de programas e portfólios, informa o andamento em uma frase, e seu status (bom, médio ou ruim). Vantagens: elaboração rápida e informal. Desvantagens – requer reuniões ou informações adicionais para explicar principais pontos.
  • Burn down graph – mostra quantas horas faltam para terminar as atividades. Vantagens: o controle de atividades gera o relatório. Desvantagens: necessita de análises e informação adicionais, ou realização de reuniões de status.
  • Modelo 1 página – mostra realizações do período, riscos, marcos. Vantagens: elaboração rápida e informativa, pelo uso de gráficos de marcos. Desvantagens: espaço limitado, muitas vezes inadequado para projetos muito complexos ou longos.
  • Modelo detalhado: utiliza várias folhas ou slides, com realizações, problemas, principais riscos, marcos, entregas, reporte de custos, índices de performance e pontos de decisão. Vantagens: informa o andamento de forma detalhada, permitindo discussões aprofundadas. Desvantagens: requer reuniões para seu entendimento e demanda disponibilidade de tempo das pessoas para quem será apresentado.
  • Modelo completo: Funciona para qualquer tipo e tamanho de projeto e controla tempo, custos e riscos. Vantagens: muitas informações em tela única, permite agregação par o nível de programa e portfólio. Desvantagens: uso interno, pois a tela de apresentação fica poluída.
  • Gráfico de Bolha: funciona para projetos que utilizem métricas de índices de desempenho de custos e de prazos. Vantagens: visualização de vários projetos e facilita a identificação de problemas. Desvantagens: requer maturidade na gestão de projetos.

Mais de um dos modelos propostos pode ser utilizado ao mesmo tempo, dependendo do objetivo do relatório e a qual stakeholder se destina, desta forma, para uma apresentação para a diretoria, relativa ao portfólio de projeto da empresa, o modelo simplificado pode ser o mais adequado. Para uma área de TI de uma empresa que utilize o conceito de sprints, do Scrum, o Burn down Graph pode ser um modelo adequado.

Considerações finais

A proposta deste artigo foi a apresentação de modelos de conteúdo de relatórios de acompanhamento de um projeto.

Os modelos propostos são somente uma referência, pois cada modelo de relatório deve ser adequado à finalidade, à realidade e aos recursos disponíveis na organização. Além disto, os modelos de relatórios devem refletir as práticas do setor de atuação da empresa. Os modelos propostos devem sempre estar sujeitos a revisões e adaptações ao contexto da organização.

Referências

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Luciano_lanz

Sobre o Colunista: Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Doutorando em Administração e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de quinze anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

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Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Produtos para o Segmento Empresarial.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

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