Organize seu gerenciamento em projetos!

Resumo do Artigo

Todos nós ouvimos sobre as principais características que um gerente de projetos deve ter, ou utilizamos como uma das palavras mais conhecidas é identificar quais as habilidades os mesmos devem ter. Este é um assunto simples por assim dizer, pois bastaria que buscássemos adjetivos profissionais e interessantes de se ouvir e certamente nos faria sentido, vamos então pensar no que mais ouvimos: Habilidades de liderança, de persistência, de pragmatismo, de negociação, de influência e diversas outras, e muita das vezes como um ponto forte e de base em muitas análises quando você estuda é sendo a habilidade de comunicação, até mesmo porque é descrito de que esta habilidade de comunicação representa 90% do projeto, ou seja, para que você entenda melhor, não quer dizer que 90% do seu projeto você irá gastar nesta área de conhecimento especificamente, mas sim que 90% do seu tempo dentro do projeto você estará desempenhando alguma atividade ligada a comunicação, compreendeu a diferença?

Texto Principal

Pois bem, dentre estas habilidades mencionadas talvez sendo como as mais conhecidas, eu trago comigo uma que particularmente considero primordial, a habilidade de ser um GP Organizado, não só no sentido de que você tenha as informações e documentos sobre o seu e apenas o seu controle, pois com certeza podemos já ter visto e conhecido GPs que aparentam ter controle de tudo e que qualquer informação quando for necessária a mesma será disponibilizada sem grandes problemas porém por trás na coleta da informação não esteja bem assim simples, não me recordo de quantas vezes me deparei com projetos grandes e complexos e que ao chegar como uma parte integrante ou interessada e analisar documentações e seus procedimentos identificando um nível de complicações geradas por desentendimentos de informações que não estavam sendo trafegadas de uma melhor forma estavam causando impactos negativos nos projetos. O assunto organização é abrangente, que podemos conhecer deste as estruturas organizacionais onde são as formas que a empresa esta estruturada para implantar seus projetos internos(Funcional, matricial ou projetizada) até a organização na ponta do projeto junto aos recursos, sendo este o que seria a minha abordagem.

As vezes tal desorganização não se é percebida pois quem naquele momento quis consumir determinada informação solicitou diretamente e pode ter sido até prontamente atendido, mas se por algum motivo qualquer o GP não esteja mais junto ao projeto e o “consumidor” tiver que “entrar na cozinha” não irá entender a mesma organização que foi deixada, ou não gostar do que irá encontrar e assim talvez também nem achar o que precisava. Então essa organização que digo é onde todos possam usufruir com uma mesma qualidade e transparência, pois confesso ter uma característica de que mesmo podendo ser um projeto mais simples, ao entrar no projeto eu tenho a necessidade de organizá-lo, seus documentos ou demais organizações para construir as fontes de informações. Não há um padrão e cada GP se organiza da forma que aprendeu a trabalhar, mas a mensagem a ser passada é ter organização com as informações, estrutura-las de uma forma que faça mais sentido, um exemplo para documentações é criar pastas de acordo com os assuntos, atas de reuniões, aceites, propostas, documentações gerenciais como os planos do projeto, status report para manter o histórico e talvez um local para manter o último status como sendo o atual por exemplo.

Conclusão

Primeiramente conheça o seu ambiente de trabalho e do projeto, verifique se há padrões como nomes de documentos, pastas e locais, se você tem uma governança que te direcione é um bom caminho, pois os stakeholders podem estar habituados a determinadas configurações. Caso não exista e o que seria um cenário comum, pois você como GP pode ser contratado para projetos com segmentos e/ou mesmo locais físicos diferentes onde você é o principal contato e desta forma a responsabilidade primária de manter uma base de conhecimento dos projetos documentada corretamente para alimentar os ativos de processos organizacionais. Melhorar a gestão do seu projeto e o acompanhamento com todas as partes interessadas, manter informações de forma organizada e estruturada é uma forma de deixar as lições aprendidas da empresa cada vez com mais qualidade!

Dicas

• Entenda a governança de sua empresa no início de seu gerenciamento para identificar os padrões existentes.
• Organize pensando no público que irá consumir a informação e quem poderá um dia consulta-las como lições aprendidas

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, PRINCE2, formação em Gestão da TI no Rio de Janeiro e pós graduação em Controladoria e Finanças pela PUC-PR, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações com implantações de ERP, infraestrutura e integrações de sistemas. Profissional certificado em gestão de projetos como Project Management Professional (PMP) e PRINCE2, e certificações ITIL, ITSM Foundation e Green IT Citizen. Atualmente é gerente de projetos em Curitiba.

E-mail de contato: ueliton.freitas@hotmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.