Papeis e responsabilidades dentro da gestão de projetos

Resumo do Artigo

O gerenciamento dos recursos humanos dentro dos projetos como já esperado e estamos cansados de ouvir é um componente vital do gerenciamento, porque as pessoas são os responsáveis pelo sucesso ou fracasso das respectivas entregas, falaremos um pouco sobre o aspecto humano no projeto, e para entendermos um pouco mais sobre estas pessoas e os papeis que elas representam começaremos um alinhamento de entendimento das principais partes envolvidas, entendo quem são a equipe do projeto e a equipe de gerenciamento do projeto, esta segunda é a que realiza o auxílio ao gerente de projetos na gestão do projeto.

Texto Principal

A equipe de gerenciamento do projeto é um subconjunto da equipe do projeto, apoia nas atividades como elaboração de relatórios, cronogramas e outras atividades, este papel pode ser assumido pelo PMO quando o mesmo existir na empresa e também se as atividades lhes atribuídas condiz com a necessidade, pois podemos existir diversos tipos de PMO dentro da organização, um assunto para outro artigo inteiro.

Já o pessoal do projeto são as pessoas envolvidas e responsáveis pela execução propriamente do projeto, são elas que produzem as entregas geralmente. E claro, temos dentro desta equipe do projeto temos a figura do Gerente do projeto, ele é o integrador entre as áreas e seus envolvidos, um líder, um tomador de decisões e um comunicador, característica importante a necessária a ser desenvolvida, dentre outras atribuições.

Outros papeis importantes no gerenciamento dos recursos humanos: Temos o patrocinador, que é a pessoa que fornece os recursos financeiros do projeto, que pode ser o próprio cliente se o mesmo estiver custeando o projeto e também o gerente funcional, pois pode ser o “dono” de alguns dos recursos, sendo peça chave e importante no suporte para o andamento do projeto, e o melhor será trabalhando de forma colaborativa com o gerente de projetos.

Dentro do gerenciamento de recursos humanos temos algumas documentações que são produzidas, vamos falar sobre as matrizes de responsabilidades, elas identificam e mostram as relações entre os membros da equipe e o trabalho do projeto. Podemos utilizar uma matriz simples ou a mais conhecida que acredito que seja a matriz RACI, vou descrever um pouco sobre estas duas.

Em uma primeira opção mais simples de matriz de responsabilidade teríamos apenas uma referencia de uma pessoa a atividade, ou o pacote de trabalho descrito utilizando somente um “X “ na marcação, abaixo segue uma ilustração que fiz para melhor entendimento.

Para uma opção mais completa e também um pouco mais elaborada, temos a matriz RACI, usada para definir papéis para execução de um processo. Ela recebe este nome por ser composta por 4 especificações:

(R) Responsible – Os responsáveis pela atividade.

(A) Accountable – É o prestador de conta da atividade, o aprovador.

(C) Consulted – São as pessoas que serão consultadas na necessidade de compartilhamento de uma informação.

(I) Informed – São as pessoas que devem ser informados durante o progresso.

A utilização da matriz RACI traz alguns benefícios no gerenciamento, ela contribui para uma divisão mais clara entre as tarefas, pessoas e equipes, diminuindo o risco de situações conflitantes sobre os limites de suas responsabilidades (ou seja, onde termina o papel de um e inicia o do outro), colaborando também com o rastreamento de informações, evita de indivíduos chave do projeto possam ser esquecidos, o que não será interessante que ocorra e a além da formalização, se não tiver escrito, ninguém assumirá a responsabilidade.

Conclusão

No preenchimento de uma matriz RACI fique atento que para cada atividade deve sempre conter pelo menos um Accountable (Aprovador) e um Responsável, e importante destacar que também somente pode existir UM Accountable para cada atividade, esta é uma regra, podemos ter muitos “R”, “C” e “I” mas somente um “A”. Vejo muitas matrizes RACI que contém mais de um Accontable, e isso é um erro, beleza?

Falando como uma área do PMBOK, no gerenciamento de recursos humanos teríamos muitos assuntos que poderiam ser discutidos, desde falando sobre cada um de seus processos (são 4 processos), ou assuntos variados que nele estão correspondidos, gerenciamento de conflitos, as teorias de motivação, calendário de recursos, mobilização da equipe, o desenvolver da equipe, recompensas, habilidades comportamentais, EARs, enfim, muitos tópicos curtos com abordagens e que escolhi conversarmos um pouco sobre os papeis e uma documentação de matriz, espero que tenham gostado e estou a disposição para continuarmos o papo.

Dicas

1 No gerenciamento dos recursos fique atento a produtividade no projeto, deslocamento de pessoas para outras atribuições dentro do projeto pode ser uma ação recomendada para melhorar performance.

2) Como gerente de projetos, monitore seus recursos e não se esqueça de sempre fornecer feedback.

3) De uma boa atenção na elaboração de sua EAP, pois os pacotes de trabalho e as suas descrições podem ser utilizadas na utilização da matriz RACI.

4) Faça um resumo final antes da divulgação da matriz, certifique-se de que todos os papeis chaves estejam relacionados para não faltar as atribuições para sua gestão.

5) A matriz é um documento simples, portanto simplifique, não é necessário criar gráficos incríveis com estas informações. (Já vi matriz com gráficos pizza com as quantidades de atribuições para cada responsável, não precisamos correto?)

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Matriz RACI.

Referências Bibliográficas:

• Mario H Trentim, MSc, Blog Mundo Project, Gestão de Pessoas em Projetos, http://blog.mundopm.com.br/2014/03/26/processos-de-gestao-de-pessoas, acessado em maio/2014
• Sergio Scheer, Gerenciamento de Recursos Humanos e Gerenciamento da Comunicação, trabalho de conclusão de curso em gerenciamento de projeto, UFPR, maio/2014
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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