Planejamento Vivo de Times: 11 entendimentos necessários

A primeira série e sobre o que eu chamo de Planejamento Vivo e a escolha da palavra Times associada, antes pensei Grupos de Trabalho, mais formal, é por ela expressar o sentimento de uma equipe com uma liderança onde cada um estará dando o maior esforço de si em prol da equipe e muitas vezes tendo que simplesmente confiar em um líder que tem o trabalho de juntar as peças e remover obstáculos. Os pontos muitas vezes são ligados depois. Empreendimentos já temos uma abordagem um pouco diferente devido a sua gestão e impactos.

Muitas situações dentro das empresas para evitar uma ação separada das pessoas ou da disposição das informações só se conseguirá com a formação de times multidisciplinares com foco no resultado para organização e não para o departamento, por exemplo. Uma corrente sempre estoura no elo mais fraco, então não adianta um departamento forte e outro fraco.

O Planejamento Vivo – Times tem o foco em planejamento de Projetos, Demandas ou simples trabalhos onde trabalhamos com pessoas ou processos bem definidos ou querendo definir estes ou estas. Esta série de post´s vem da minha vivência e experiência com os públicos de Indústria, Escritórios de Arquitetura, Escritórios de Engenharia e Desenvolvimento de Software onde trabalho conceitos e ferramentas no assunto planejamento e no caso de Times com o fim de ter um painel de indicadores “ontime”.

Planejamento Vivo de Times

Para entender o que vou chamar de Planejamento Vivo de Times temos que trabalhar os seguintes tópicos abaixo, que serão traduzidos em 11 post’s na sequência na categoria Planejamento Vivo (PV) do blog :

• Precedência técnica x precedência de recurso;
• Nivelamento de recurso x prioridade x entender o que se está fazendo;
• Troca de recurso, os desafios, critérios possíveis e a corrente crítica;
• Entregas: tamanho, tipos, ações vinculadas, restrições, checklist’svinculados e data limite;
• Gestão do Conhecimento x Comunicação;
• Omissos e surpresas os famosos incêndios, como tratar no cronograma?;
• Qual o real consumo de horas das pessoas da sua organização, como evitar o desperdício e a vital importância do refinamento das estimativas, liberdade!
• Matriz de responsabilidade, trabalho em pares e outras formas de organização;
• Sistema de produção x Workflow x Indicadores “ontime”;
• Gerenciamento de Performance e o entendimento do sem treino não se ganha o jogo;
• Roteiro Ely: lista de desculpas que se repetem e como tratá-las, desafios reais já vivenciados e um resumo para cada público alvo.

  O controle do plano depois e a realimentação, vivo, é mais simples mas exige algo difícil em muitos times a disciplina.

Se fosse resumir em diretrizes o PV entende que:

• Recurso é limitado e deve ter foco constantemente trabalhado;
• Escopo muda e/ou clareia ao longo do projeto, ou seja, riscos e oportunidades devem ser observados;
• As entregas devem estar claras e serem pequenas e o mais breve possível;
• Prazo e qualidade são forças opostas;
• Riscos e oportunidades existem e não podem ir para baixo do tapete ou serem desperdiçadas, respectivamente;
• Conceitos do Lean Manufacturing, de Valor Agregado, da Corrente Crítica e do treinamento esportivo;
• As tríplices Foco, Força e Flexibilidade e Pensar, Sentir e Querer atuam.

O que estou chamando de “Planejamento Vivo” é um planejamento que se adapta a realidade do projeto, que contempla os incêndios e escalada de maturidade da organização em Gestão de Projetos e a necessidade de Gerenciamento de Performance como ferramenta para aumentar a riqueza criada (faturamento per capita) por fim. Aprendi ao longo dos anos que deve ser respeitado o tempo de maturação que os processos exigem bem como a limitação de recurso tanto no aspecto quantitativo quanto qualitativo. A organização dos times frente ao trabalho tem um impacto violento na performance. Também no menor grão o entendimento dos tipos de entregas e os profissionais realmente adequados a estas tem impacto. Para mudança cada vez para mim fica mais forte os 7C’s que compus lá atrás e outros C’s bem interessantes que tem se mostrado e outros sugeridos por amigos e clientes. Na verdade e simplificando temos que entender e encarar a lista de desculpas diária, esta é a melhor forma de clarear os fatos que atrapalham e levam ao insucesso a execução de um projeto.

Claro serão uma série de conceitos aliado as ferramentas corretas adequados ao recurso limitado e em um mudo real onde as coisas mudam e temos que atender um volume de entregas cada vez maior. As ferramentas que uso e coloco em clientes e parceiros aliado aos conceitos que são base para mim se resumem:

• Project Professional + Project Online (Planejamento com visões web´s segmentadas e possibilidade de trabalho com times geograficamente distribuídos);
• Sharepoint (Registro Inteligente de Informação e base sofisticada e acessível (via O365) para criação de Workflow’s – Fluxos de Trabalhos automatizados construídos sobre o Sharepoint);
• Excel (Painéis de Indicadores “Ontime” renderizados no Excel Online);
• CRM e Counter (Gestão do Trabalho e Gestão do Conhecimento do trabalho realizado);

O que é tarefa de cronograma e o que é tarefa de workflow, tem diferença? Questão como esta ficará muito clara no decorrer dos post´s desta série para Times.

Só deixando claro que ferramentas e conceitos isoladamente não resolvem nada, devem ser trabalhados em conjunto. A forma mais simples de uma organização em crescimento queimar dinheiro é contratar uma consultoria para fazer um mapeamento de processos e um desenho lindo e maravilhoso e depois ir atrás da ferramenta ou comprar e querer usar as ferramentas, tendo ou não processos definidos, sem entender os conceitos por trás destas. Tem que ser concomitante, lá vai mais um “C”.

O que me impressiona em dois treinamentos que executo, regularmente, o de Project e o do Excel Avançado que hoje chamo de Planilhas Inteligentes é que no primeiro a empresa compra o Project acreditando que está resolvendo seu problema de gestão de projetos, quanto menor a organização mais verdadeiro este fato e como com o Excel o pessoal cria “monstrinhos” por ignorar recursos e se negar a abrir um espaço inicial para “encarar os dados” e definir o que se precisa destes para a tomada de decisão. Hoje claro já aprendi e aplico uma sensibilização para o que tem no entorno do Project os conceitos e boas práticas de Gestão de Projetos, ou seja, o momento que não tocamos na ferramenta e para muitos alunos vejo que é tão importante quanto. Quando fazemos no escritório alguma automação de planilhas o primeiro passo é a Inspiração (encarar os dados), a Ideação (ver as possibilidades, muitas vezes nada de macro é necessário, principalmente, com a linha Power… do Excel atual) e então a Implementação sendo aqui então aplicado o conceito de Design Thinking que vale desde a estratégia da empresa até a solução de um simples problema.

Os públicos alvos que defini ao final da introdução são públicos onde já entendi as necessidades que se repetem, claro com adaptações aceitáveis e realizadas até um certo ponto devido a cultura da empresa, onde esta não seja algo que esteja jogando contra. Já tive casos de insucessos onde aceitei culturas problemáticas, não tratando esta antes. No post de fechamento irei montar um resumo simplificado de ações para cada um destes.

O ótimo é inimigo do bom, mas isto não implica em falta de excelência que é a confusão muitas vezes feita. A excelência tem que ser alcançada sempre na medida dos recursos disponíveis para então evoluirmos para um próximo patamar.

No início de março estaremos lançando a nova versão do Counter que será web, independente do CRM da MS com base própria e interface com o Project Online para atualizar horas realizadas “ontime” em cima de tarefas deste, assim fecho o ciclo. Também já estou com um produto disponível que é a Implantação Rápida do Project Online (sobre Office 365) onde já temos um set de personalizações e indicadores já tratados. Dentro destes indicadores tenho um que adoro que é o que dá a qualidade da atualização, os da Técnica do Valor Agregado com base em custo (original), duração (o que na Mundo PM edição 55 chamaram de Prazo Agregado) ou trabalho ou mais em outro critério que se defina e um campo que o Project até hoje não tem que dá o % planejado para a data de status definida, ou seja, conseguir dar de forma precisa para minha equipe meta mostrando por exemplo, para o próximo período qual o % previsto pelo atual do cronograma, qual o % planejado devido a linha da base e então se perceber o gap e poder se lançar no desafio de alcançar o planejado.

Agora até final de março de 2015 vou tratar cada um dos 11 tópicos na série de post’s que serão intitulados “Planejamento Vivo – Times” como meu plano inicial.

Também já vou iniciar em 2015 a campanha em busca de apoiadores e patrocinadores para quem acredita e muito mais já vivenciou e viu o resultado do que está sendo posto aqui. Interessados me contatar, diretamente, pelo email alexandre.ely@elyprojetos.com.br e apresento a proposição para apoiadores e patrocinadores.

Para quem leu até o final pode solicitar um voucher de 20% Off nos cursos que estarei realizando em Porto Alegre em janeiro de 2015 de Project ePlanilhas Inteligentes com Excel 2013, ambos com exemplos fundamentados em cases, ou seja, na prática pelo e-mail contato@elyprojetos.com.br colocando no assunto “Voucher Leitor do Blog”. A partir de março estarei divulgando o Workshop de Performance que estou estruturando em cima da minha palestra sobre Performance.

Feliz 2015!

E lembre-se sempre que…

Sobre o Autor: Alexandre Ely, Engenheiro Mecânico com experiência em Gestão de Projetos. Consultoria na área de GP para implantação de ferramentas que permitem a colaboração de equipes e que tornem a vida do projeto mais tranquila. Diretor da Ely Projetos. A Ely Projetos tem como mote “Nosso negócio é entregar Performance”.

E-mail de contato:   alexandre.ely@elyprojetos.com.br. Veja mais no site da empresa: www.elyprojetos.com.br.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.