Planejar o projeto é planejar sua qualidade

Resumo do Artigo

Planejamento é sem dúvida a parte mais importante no projeto, claro se colocarmos como parâmetro de que é a etapa do projeto na qual gastamos mais esforços de tempo em sua preparação, pelo menos acontece na maioria das vezes. Buscamos planejamos da melhor for possível com o que tivermos de informações naquele momento e o que podemos conseguir com todos os envolvidos.

Texto Principal

Poderão existir aqueles projetos em que se gasta um grande tempo em seu planejamento mas que a sua execução é curta. E você acha que este resultado do planejamento versus execução estaria errado? Que algo não deu certo ou ter a impressão de que ficou faltando algo? Certamente que não, esse tipo de análise comparativa de tempo de planejamento e tempo de execução não tem correlações entre elas, poderá haver projetos onde tiveram uma execução “curta” pois o projeto foi muito bem planejado e a sua execução foi realizada sem grandes obstáculos ou também aqueles projetos que ocorreu um planejamento aparentemente rápido mas houve um período de execução grande, e podendo ter ocorrido devido a replanejamentos, erros de análises ou incompletas gerando muitas solicitações na gestão de mudança no projeto.

Isso geralmente depende da complexidade do projeto ou derivada de políticas internas da empresa, na qual pode ser um viés no direcionamento de documentações necessárias e suas rotinas de procedimento que podem ser exigidos em seu gerenciamento. No básico do que geralmente acontece são que projetos de grande porte irão requerer um tempo e esforço maior no seu planejamento e sua condução do que em projetos menores.

Abaixo segue figura clássica que descreve bem o que pode ser solicitado como resultado e compreendido durante o planejamento:

Durante esta etapa de planejamento serão produzidos diversos documentos (planos auxiliares), o importante é que ao final do planejamento seja desenvolvido e entregue o plano do projeto, é um marco no projeto e que irá tornar-se de conhecimento o projeto e de que o mesmo está pronto para ser executado e que a partir daquele momento todas as informações necessárias e coletadas estão concluídas e disponíveis. Poderão existir projetos que por sua complexidade não pode ser possível um maior detalhamento para a sua execução, havendo a necessidade de inserir uma quantidade maior de informações do tipo estimadas, projetos com esta característica poderá ser utilizado um planejamento em ondas, mas isso será um assunto para outro artigo.

O preenchimento deste documento contemplará todas as informações coletadas durante todo o processo de planejamento, em seu conteúdo haverá as informações de escopo, seus requisitos, custos envolvidos, premissas, restrições, riscos e outros documentos planos construídos. É o principal documento do projeto e que deverá servir de base consulta para quaisquer interessado que necessite buscar informações sobre o projeto. Este documento deverá ser atualizado sempre que suas informações de origem e inseridas forem atualizadas ou modificadas.

O preenchimento do plano do projeto deverá ser construído ao longo da etapa de planejamento, e faz parte da área de Integração, e na medida que as informações são coletadas e os planos auxiliares serem elaborados as suas respectivas informações serão inseridas no plano do projeto, o plano do projeto pode ser construído com base em 16 componentes principais: 3 linhas de base (escopo, cronograma e custos), 11 planos auxiliares (escopo, requisitos, cronogramas, custos, qualidade, melhoria no processo, recursos humanos, comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas) e 2 planos complementares (gerenciamento de configuração e gerenciamento de mudanças)

Conclusão

Gaste sua energia durante este processo de planejamento do seu projeto, pois certamente fará uma grande diferença em sua condução, você conseguirá identificar de forma mais rápida quaisquer mudanças que possa vir a surgir e você também irá sentir que a gestão do projeto está mais precisa, diminuindo possíveis retrabalhos e a otimização de seu tempo de gestão para realização de manobras estratégicas sempre quando necessário.

Dicas

Para elaborar bons documentos de plano de projeto não se esqueça:

1) Compreenda que este documento deve ser o documento mais importante do projeto, que contenha uma coleção de todas as informações do projeto necessário para realizar a sua condução. Desenvolver o plano de projeto é definir, preparar e coordenar todos os planos auxiliares e integrá-los a um plano de projetos abrangente. (fonte: Guia PMBOK, 5ª edição).

2) Pode parecer algo sem necessidade, mas insira a WBS no plano do projeto, eu particularmente vejo muitos planos de projeto dessa forma e não é necessariamente uma informação obrigatória (no plano mas é no projeto ok? 😉 ), e pensando na leitura e compreensão do projeto para aqueles que tiverem acesso é muito interessante conter também esta visão dos principais entregáveis nesta forma gráfica.

3) Não se esqueça de atualizar o plano do projeto sempre que uma mudança ocorrer, após uma mudança aprovada no projeto o seu plano respectivo deverá ser atualizado e consequentemente também o plano do projeto.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de plano de gerenciamento do projeto.

Referências Bibliográficas:

• RAFAEL PRIKLADNICKI, em Planejamento & gerência de projetos, editora EDIPUCRS
• Wikipedia, Planejamento de projeto, http://pt.wikipedia.org/wiki/Planejamento_de_projeto, acessado em maio/2014
• Starr, Martin K. “Administração da Produção”: Sistemas e Sinteses: Editora Edgard Blucher LTDA, 2ª Edição 1988
• Reis, Américo. “Administração da Produção”: Editora Atlas S.A. 1ª Edição 1978
• Heizer, Jay; Render Barry. “Operations Management”: Prentice-Hall Edition, 6ª Edição, ISBN 13018604
• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV)..

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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