Project Canvas, Facilitando o processo de planejamento

PROJECT CANVAS, Facilitando o processo de planejamento e controle do projeto.

O objetivo desse artigo é compartilhar conhecimento sobre novas ferramentas e técnicas de planejamento e controle de projetos. Não devemos nos afastar de metodologias e dos guias de conhecimento consolidadas no mercado, como, PMBOK Guide 5ª Edição e Prince2, sim utilizar meios menos burocráticos e mais práticos que permitam a participação de todas as partes interessadas.

Em Agosto de 2012 participei de um workshop de empreendedorismo e inovação de negócios e fui apresentado ao canvas de modelo de negócios, BUSINESS MODEL CANVAS, conheci duas abordagens, foco empresarial com um case da Azul Linhas Aéreas, e outra abordagem sobre carreira pessoal.

Alex Osterwalder desenvolveu um estudo, base de sua tese de mestrado, que traz um estudo sobre estratégia empresarial e organizacional, uma análise de diferentes autores, a partir desse estudo cria o modelo BUSINESS MODEL CANVAS que busca entender o valor agregado do negócio de uma organização ou empresa.

O Livro Business Model Canvas – Inovação em Modelos de Negócios, traz um canvas, ou quadro de análise que aponta 9 campos: canais de distribuição, segmento de clientes, meio de relacionamento com clientes, custos, receitas, ativos, principais atividades, parcerias estratégicas e valor agregado (principal oferta).

Não somente o desenvolvimento do modelo de negócios, mas Osterwalder traz o insight da colaboração, sim uma ferramenta que permite que todos os envolvido no desenvolvimento do processo possam colaborar com sua experiência e entendimento sobre o tema, permiti uma visão comum.

Caso queria saber mais sobre esse modelo recomendo que acessem o BLOG do Professor Nei Grando, e leiam a matéria publicada em 05/05/2011, “A importância da modelagem de negócios”. Caso queria se aprofundar o prof. Renato Nobre tem um curso de especialização na ESPM – Escola Superior de Propaganda e Marketing, Centro de Inovação e Comunicação.

Prontamente comecei a utilizar as técnicas em aulas e consultorias em empresas, na universidade fui chamado por muitos alunos como “professor CANVAS“, todas as abordagens de trabalhos para aulas de tecnologia incentivei a utilização da ferramenta, os ganhos nas aulas foram significativos, nas consultorias permitiram um entendimento diferenciado dos projetos.

A edição de Fevereiro/Março de 2013 da Revista Mundo PM, traz em sua matéria de capa uma ferramenta  inovadora, o PROJECT MODEL CANVAS, do professor FGV, José Finocchio Junior (Consultor de Gestão de Projetos), apresenta um modelo que utilizou o mesmo conceito do BUSINESS MODEL GENERATION, como base, a colaboração das partes interessadas, durante o processo de desenvolvimento e planejamento do projeto, ideias e análise de cenários são compartilhadas entre todos os envolvidos.

O PROJECT MODEL CANVAS é alinhado às melhores práticas, pode ser utilizado com as metodologias já consolidadas, uma ferramenta de fácil aprendizado.

No quadro devemos apontar: justificativas para o projeto, o objetivo smart, benefícios, produto (que será entregue no final), requisitos, stakeholders, equipe, restrições, premissas, lista de atividades e cronograma, riscos e custos/orçamento. A utilização do post-it é recomendada, assim como o refinamento do plano com a participação de todos os membros da equipe.

Lógico que para projetos complexos e de grande essa técnica pode ser mostrar insuficiente, não irá abranger todos os controles, mas sem dúvidas pode ser utilizado como Business Case ou Termo de Abertura de Projeto, dará à equipe a base para construção de um planejamento mais amplo.

O livro PROJECT MODEL CANVAS publicado pela editora Alta Books, disponível em várias livrarias, contém o passo a passo de como utilizar a ferramenta, as técnicas e exemplos. Existem 4 a 5 vídeos na internet que podem auxiliá-lo. Abaixo o site para que possa baixar o modelo

www.pmcanvas.com.br

Na busca por tendências e ferramentas inovadoras como às citadas acima gostaria de compartilhar o PROJECT CANVAS. Esse modelo nasceu na Dinamarca, com uma equipe de gerentes de projetos que buscam um modelo que permite também a colaboração entre equipes.

www.projectcanvas.dk.

Project Canvas é uma ferramenta que melhora comunicação em equipes de projeto e fornece uma visão geral do projeto simplificado, é construído sobre metodologias de projeto bem conhecidas incluindo PRINCE2, PMI e SCRUM/AGILE.

Para atender o objetivo de se ter para planejamento de projetos uma ferramenta simples, o PROJECT CANVAS é inspirado por ferramentas visuais empiricamente testados, tais como o BUSINESS MODEL CANVAS e o PLAN GAME, é desenvolvido por vários gerentes de projeto experientes que combinam tanto na pesquisa acadêmica e prática.

Este trabalho resultou no projeto da lona, que é composto por 12 elementos que em conjunto dão lhe uma visão completa do seu projeto. Vamos explicar um pouco como está dividido o quadro, cada campo e como utilizá-lo:

 A)   OBJETIVO SMART

 Esse seria o primeiro passo na construção do plano de projeto com a ferramenta, a descrição da proposta do porque do projeto, sugerimos que se utilize a técnica do objetivo SMART.

Descrição do objetivo SMART do projeto, esse deve ser específico, mensurável, atingível, realista e definido no tempo.

S – ESPECÍFICO (SPECIFIC): o objetivo deve ser formulado de forma específica e precisa;

M – MENSURÁVEL (MEASURABLE): o objetivo deve ser definido de forma a poderem ser medido e analisado em termos de valores ou volumes;

A – ATINGÍVEIS (ATTAINABLE): a possibilidade de concretização do objetivo deve estar presente; este deve ser alcançável;

R – REALISTAS (REALISTIC): o objetivo não pretende alcançar fins superiores aos que os meios permitem;

T – TEMPORIZÁVEIS (TIME-BOUND): o objetivo deve ser definido em termos de duração.

B)   ESCOPO

Em gerenciamento de projetos, é a soma total de todos os produtos do projeto e seus requisitos ou características, e possui dois usos distintos: Escopo do Projeto e Escopo do Produto.

• Escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

• Escopo do produto são as características e funções que caracterizam o produto, serviço ou resultado.

É importante observar que o Escopo do Projeto está mais orientado ao esforço (os como) enquanto o Escopo do Produto é mais orientado para os requisitos funcionais (os o quês).

Se os requisitos não forem completamente definidos e descritos e se não houver o controle de mudanças efetivo em um projeto, pode-se resultar no aumento do escopo ou da exigência.

C)   CRITÉRIOS DE ACEITE

Quais são os critérios de aceite? O que será avaliado pelo usuário? Os Critérios de Aceitação são representados por uma lista de itens de negócio que expressam formas de usar a funcionalidade implementada ou produto que será entregue. O objetivo da lista é permitir que os envolvidos no projeto a visualização dos parâmetros de medição de qualidade e conformidade de entrega, aqui temos o alinhamos com os benefícios que serão avaliados no pós-projeto.

D)   CRONOGRAMA

Aqui deve ser decomposta todas as atividades que serão feitas no projeto. Existem vários caminhos que podem ser adotados, a adoção de uma lista de atividades, um cronograma ou uma E.A.P., todas essas técnicas/processos podem ser obtidas com auxilio do PMBOK GUIDE.

Note que nesse campo temos espaço para a apresentação da lista atividades ou pacotes de entregas, também a marcação dos marcos (MILESTONES) de entrega e do apontamento da entrega final, posso dividir em pacotes.

Os post-its que serão utilizados nesse campo podem conter as informações que serão alinhadas a um dicionário ou matriz de rastreabilidade, informações como: código ou nome do pacote, a data de início e fim, responsável pelo pacote e controle de progresso.

E)   EQUIPE

A equipe do projeto deve estar aqui, o diretor do projeto, o gerente do projeto, todos aqueles que serão responsáveis pela efetiva execução das atividades do projeto.

F)    STAKEHOLDERS

Apontar todos os envolvidos indiretamente no projeto, aqueles que estão ligados ao projeto como: prefeituras, órgãos governamentais de aprovação de documentação do projeto, moradores, equipes de outros departamentos que serão impactados.

G)   CLIENTE

O cliente e o SPONSOR/Patrocinador devem estar mapeados aqui, isso permitirá que seja criado um plano de comunicação, determinar uma estratégia para condução de atividades como aprovações de documentos (orçamentos, cronograma, alterações de escopo).

H)   RECURSOS

Todos os recursos que devem ser disponibilizados no projeto (financeiro, ferramentas, máquinas, tecnologia específica, local físico, etc.).

I)     PREMISSAS

Restrições são limitações internas do projeto. São fatores impostos à equipe de projetos e que limitam as opções da mesma.

J)    RISCOS

Os Riscos de projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretize, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.

Os riscos identificados devem ser incluídos em um plano de gerenciamento, apontando a estratégia que será adotada para eliminar, aceitar, mitigar ou transferir o impacto.

Para elaborar o plano no quadro utilize post-its, cole em cada campo conforme necessidade. Veja como ficou o quadro abaixo.

Permitir a equipe uma visão abrangente de todo o projeto, das metas e desafios que serão enfrentados durante o curso (execução) do projeto, torna esse modelo e/ou ferramenta um diferencial que pode ser utilizado em equipes de desenvolvimento de negócios e desenvolvimento de aplicações.

Esse modelo poderá ser utilizado em um framework de projetos próprio desenvolvido por sua instituição, ou nas metodologias como Prince2. Recomendamos que o PMBOK Guide seja utilizado como base para confecção de documentos mais completos, para entendimento de técnicas e processos que esse modelo não elimina como: construção da E.A.P., plano de gerenciamento de riscos, plano de gerenciamento de comunicações, etc.

Na próxima publicação vou trazer uma aplicação prática para que tenhamos um passo a passo de como utilizar o modelo. Se alguém tiver alguma consideração sobre o tema, por favor, vamos compartilhar. Forte Abraço.

Sobre o Colunista: Marco Antonio da Silva, Profissional com 20 anos de experiência no desenvolvendo soluções de tecnologia da informação e processos para empresas de grande e médio porte nacionais em internacionais do segmento: financeiro, telecom, agro indústria, automobilístico e prestação de serviços. Gerente de projetos, instrutor e pesquisador de modelos de negócios inovadores, graduado em processamento de dados, pós-graduado em análise de sistemas e mba em gestão estratégica de tecnologia da informação, certificado PMP, CSM, Prince2 Practitioner, COBIT e MCTS, atualmente desenvolve soluções customizadas para medição de desempenho de projetos e portfólio, assim como alinhamento estratégico operacional.

E-mail de contato: spmarcoantonio@gmail.com

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