Relatórios essenciais do PMO para a alta direção da empresa

Temos um PMO em nossa empresa. Quais são os relatórios essenciais que devemos apresentar para a alta direção da empresa?

Trata-se de uma pergunta interessante, cuja resposta não é tão óbvia assim. A alta direção da empresa está, basicamente, interessada nos resultados dos projetos e no andamento de cada um deles. Minha sugestão é a de existem três relatórios essenciais que devem ser apresentados. Aqui vai a descrição de cada um deles:

Relatório 1 – Funil de projetos
O PMO é o órgão da empresa responsável por auxiliar na definição de quais projetos devem ser feitos ou não. Sendo assim ter, ter a figura de um funil que indique a situação dos projetos é algo de grande valor. A figura a seguir mostra um funil hipotético de projetos. Lógico que a ideia não é apenas mostrar o funil. É necessário que, ao apresentar o funil, haja acesso ao banco de dados com informações dos projetos em cada um dos estágios do funil.

Relatório 2 – Situação do portfólio de projetos
Existem dois parâmetros básicos que todo diretor quer saber: como está o andamento do projeto em termos de avanço físico e custo realizado versus orçado. A melhor maneira de mostrar isso é através do uso de técnicas de valor agregado para chegar ao seguinte gráfico:

Os índices de desempenho de custo e cronograma são os seguintes:

IDP = COTR / COTA onde:

IDP = Índice de desempenho de prazo
COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado (ou planejado)
IDC = COTR / CRTR onde:

IDC = Índice de desempenho de custo
COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado
CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado
A figura a seguir mostra o exemplo de um gráfico de situação do portfólio de projetos. Observe que a maior parte dos projetos está em dia e dentro do custo previsto. O projeto 7 é o que está em pior situação (Atrasado e acima do custo). Já o projeto 2 é o que está em melhor situação (Adiantado e abaixo do custo).

Relatório 3 – Resultados obtidos nos projetos
Este certamente é um dos mais importantes relatórios a ser fornecido. Não adianta desenvolver um projeto dentro do prazo especificado, respeitando o orçamento e atendendo aos requisitos de qualidade se o projeto não der resultados.

A maior dificuldade com este relatório é que ele não é tão simples de ser emitido como parece. Normalmente os resultados de um projeto são dados através de dados financeiros, como por exemplo, taxa interna de retorno e período de pay back obtido. Embora esse tipo de informação seja importante, por vezes é necessário ter outras métricas para saber se o projeto foi bem sucedido. E isso vai depender da natureza do projeto. Vamos a alguns exemplos de métricas de sucesso em projetos:

Aumento do número de atendimentos por unidade de tempo
Aumento do tempo médio entre falhas em um equipamento
Aumento da capacidade de produção
Diminuição de números de acidentes
Diminuição nas solicitações de suporte técnico
Outro problema é que os resultados nem sempre aparecem logo que o projeto termina. Dependendo da natureza do projeto, a apuração dos resultados pode levar meses ou anos.

A sugestão neste caso é manter uma ficha de cada projeto, num banco de dados. Nesta ficha devem ser armazenados os resultados obtidos de cada um dos projetos, medidos a partir do ponto de maturação dos mesmos. A partir do banco de dados é possível emitir este relatório.

E isso é tudo?

Certamente que não. O ideal é ter um sistema completo de informações gerenciais sobre projetos. Mas estes relatórios são os essenciais. Sem isso fica difícil dizer que existe governança do portfólio de projetos.

Sobre o Colunista:  Álvaro Antônio Bueno de Camargo, Profissional com 35 anos de experiência na área de gerenciamento de projetos e negócios. É Mestre em em administração de empresas pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, com foco de pesquisa em capacidades dinâmicas e gerenciamento de projetos e MBA em Administração de Projetos pela Fundação Instituto de Administração da USP. É graduado em Ciências da Computação pela Universidade Paulista e é certificado como PMP – Project Management Professional pelo Project Management Institute. Atuou em projetos de grande porte nas áreas de energia, industria, petroquímica e outras. É docente dos cursos de MBA na Fundação Getúlio Vargas. Também ministra aulas em cursos de pós-graduação na Brazilian Business Scholl, na UNICAMP e no curso de MTA em Agronegócio da Universidade Federal de São Carlos. Possui experiência internacional com participação em projetos e cursos nos Estados Unidos, Japão, Angola, Argentina e Colômbia. Atualmente tem três livros e diversos artigos publicados em revistas cientificas. E-mail: camargo.alvaro@gmail.com – Blog: https://alvarocamargo.wordpress.com

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