Publicado em 14/11/2014
A pressão do desenvolvimento dos projetos, provocada pelo cliente que cobram prazos curtos, escopos complexos e orçamentos enxutos (e apertados), tem causado falhas no momento de custear o empreendimento, seja no que se refere ao levantamento dos prazos adequados, ao escopo exequível, como também sobre os custos que irão compor o orçamento – que deve ser o mais real e seguro, tanto para contratante como para a contratada, afinal, ambos estão no mesmo barco.
Estimar os custos e garantir o cumprimento do orçamento não tem sido uma tarefa fácil, principalmente no ambiente de projetos encontrado atualmente: são empreendimentos muitas vezes pioneiros no país, que exigem profissionais especializados e fornecedores escassos. Um exemplo? Quantos fabricantes de vagões há no Brasil atualmente? Quantas companhias têm know how para engenharia portuária? Quais empresas fazem recuperação de estruturas de concreto de estádios?
É nesse cenário que se destaca a relevância da atuação do profissional de custos e orçamentos, que trabalha nas empresas e projetos de Engenharia sempre buscando otimizar os recursos disponíveis e prima pelo uso racional da disponibilidade de materiais, serviços, pessoas e equipamentos.
Para tal fim, o profissional se utiliza de técnicas e ferramentas necessárias para assegurar maior assertividade nas informações iniciais e o correto monitoramento e tomada de decisões para manter a linha de base de custos inicial. Isso é feito, inicialmente, por meio da compreensão dos processos de Gerenciamento de Projetos – segundo as melhores práticas do PMBOK – do entendimento de como deve ser feita a gestão integrada de Escopo, Prazo e Custos dos projetos, além de propor um sistema de indicadores de desempenho de projetos que esteja alinhado ao Planejamento e Controle de Custos e orçamento dos projetos.
Outras de suas atribuições são compreender como se dá a formação e a estimativa de custos e orçamentos nos projetos, promover a análise do Valor Agregado nos projetos, identificar os impactos e a importância da gestão de riscos sobre a gestão de custos e orçamentos de projetos, estabelecer estratégias de redução de custos em projetos, realizar análises sobre os custos dos fornecedores de bens e/ou serviços em processos de contratações e aquisições, identificar como deve ser feito o gerenciamento do relacionamento com os fornecedores/subcontratados em termos de Custos e Orçamento, gerenciar e acompanhar fornecedores, administrando conflitos com os mesmos, gerenciando seus pleitos e eventuais aditivos contratuais.
Visando a melhor implementação do modelo de menor custo total envolvido nos processos produtivos, é fundamental que façamos uma reflexão sobre a correta seleção dos fornecedores no início do empreendimento – isso fará com que compremos no custo orçado; a necessidade de envolver o fornecedor selecionado na fase de estudo/concepção/orçamentação do projeto. Esse ponto será fundamental visando uma sintonia com os fornecedores para o contrato. Os profissionais envolvidos devem, ainda, realizar o acompanhamento adequado do cronograma do empreendimento e viabilizar o gerenciamento adequado das informações e da comunicação no projeto. Estes dois pontos são importantes, já que projetos complexos torna difícil a tarefa de controlar custos.
É muito importante, ainda, que a empresa responsável pelo empreendimento busque conhecer não só do processo do cliente, como também o seu negócio. Com base nesse conhecimento, a prestadora possui condições de visualizar pontos críticos no processo de produção e, assim, identificar possíveis melhorias, necessárias para um melhor gerenciamento de todo o projeto. Além disso, tal ação de entender os processos e problemas dos clientes passa a ser um diferencial para seleção dos parceiros e das tecnologias a serem implementadas.
Diante do exposto, avalio que a estratégia de um orçamento adequado tem impacto direto na produtividade e lucratividade da empresa, abrangendo uma série de características compartilhadas por projetos bem sucedidos, e destaco alguns pontos vitais ao sucesso da iniciativa. São eles:
- Estimativas confiáveis;
- Escopo realista;
- Alinhamento com os objetivos da organização;
- Metodologia formal de gerenciamento de projetos;
- Habilidade dos recursos humanos;
- Infraestrutura disponível.
Sobre o Colunista: Ítalo Coutinho é formado em Engenharia Industrial Mecânica, Especialista em Gestão de Projetos e Mestre em Administração de Empresas. Gerente de Projetos e Engenharia da Saletto Engenharia. Coordenador e Professor de Cursos de Pós nas áreas de Engenharia de Planejamento, Gestão de Projetos de Construção e Montagem e Engenharia de Custos e Orçamentos.
E-mail de contato: contato@italonaweb.com.br / facebook.com/italonaweb
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Concordo plenamente com o artigo e destaco dois pontos fortes do tema:
Em primeira instância, a “atuação do profissional de custos e orçamentos, que trabalha nas empresas e projetos de Engenharia sempre buscando otimizar os recursos disponíveis e prima pelo uso racional da disponibilidade de materiais, serviços, pessoas e equipamentos”, isso é o dever de todo profissional da área buscar novas tecnologias, estudo de casos e ferramentas que facilitam o seu projeto de forma efetiva. Assim, terá uma maior garantia de sucesso, eliminando o percentual de risco do seu projeto. Nos dias de hoje não são apenas os médicos quem devem continuar estudando ao longo de sua vida e sim todos, principalmente engenheiros e gestores. Desta forma, temos o guia PMBOK que é o manual de todo engenheiro e mesmo que, muitas coisas não diluam ao seu projeto, momentaneamente, ainda sim pode-se extrair muitas informações que vão agregar e muito a atual e futuros projetos, é como se fosse a bíblia do engenheiro, no qual sempre vem se atualizando e ampliando o conhecimento quanto a maneiras de abordagem, formas de controle, definições e analise de riscos e assim por diante.
O segundo ponto é “conhecer não só o processo do seu cliente e como também o seu negócio”, além de ser um diferencial, cria-se um vínculo de confiança entre ambas as partes e faz com que o cliente deixa mais espaço para trabalhar a questão de tempo mesmo sabendo que necessita do projeto com certa urgência. se você conhece seu cliente você sabe realmente do que ele precisa e quais tecnologias serão utilizadas, ganhando tempo no planejamento do seu projeto e na aquisição de tecnologias de execução. Contudo a correta seleção de seus fornecedores vem de forma natural e se, essas boas práticas também são realizadas com seus fornecedores tornam-se um ciclo positivo para todos os stakeholders e o ganho se torna mútuo.
É sempre importante o compartilhamento de idéias em artigos e estudo de casos, além de discussões nos comentários para se adquirir experiências, principalmente para novos formandos assim como eu, aluno de pós graduação de gestão de projetos de engenharia da UniBH estoril. Devemos buscar inserir no mercado de trabalho através de boas informações como as citadas nesse artigo.
A grande pressão provocada pelos patrocinadores para que sejam compridos os prazos, pode afetar muito no produto final. Todos os levantamentos devem estar de acordo com o que foi levantado no começo do projeto. Os orçamentos precisam ser feitos não só por um profissional, mas sim por uma equipe especializada. As informações precisam ser atualizadas, assim não causando margem/rentabilidade prejudicada, desgaste interno e externo ao projeto, falência da empresa, atrasos e multas. A empresa responsável possuiu condições de identificar melhorias no projeto, entender os processos e problemas dos patrocinadores.
Alguns pontos vitais para um projeto bem sucedido seriam: escopo realista, alinhamento com os objetivos da organização, estimativas confiáveis, habilidade dos recursos humanos, entre outros.
Na atual situação em que vivemos, não podemos nos dar ao luxo de jogar dinheiro fora. Tomar qualquer tipo de prejuízo, seja financeiro ou material, pode ser sinal de gastos fora do planejado. A boa gerência de projeto pode minimizar esta possibilidade de prejuízo e o controle dos processos de custo, prazo e riscos, bem como a correta escolha de fornecedores podem contribuir para o sucesso deste projeto, viabilizando o controle adequado de custos e orçamentos.
Anderson Neves Pantolfo
Turma 155 – Gestão de Projetos IETEC
Um dos principais fatores para o sucesso de um projeto é o planejamento, a atividade de planejar começa com estimativa de tempo e custo. É através do planejado que a organização deve nortear sua decisões de compra, deste modo a escolha dos fornecedores torna-se parte fundamental para a efetividade do projeto. Neste artigo o autor salienta a importância da escolha de fornecedores no momento da elaboração do orçamento, acredito que tal prática se torna cada vez mais comum, principalmente pela exigência de certificados como ISO. A contratante é co-responsável pelo fornecedor escolhido, isso restringe as opções e torna o fornecedor mais que um prestador de serviço e/ou provedor de materiais e o eleva a categoria de parceiro. Neste âmbito a empresa passa a trabalhar com uma carteira de parceiros com tabelas de preços bem definidas e interesse em comum, isso permite um orçamento mais real e com poucas chances de variações nos valores orçados.
IETEC – Bárbara Araújo Vieira
Fica cada vez mais claro que para um resultado satisfatório em qualquer empreendimento, o planejamento, orçamento e estudo de viabilidade do projeto são as bases.
È necessário uma estimativa de custo o mais próximo possível da realidade, e para isso, o conceito da escolha e envolvimento dos possíveis fornecedores na etapa do estudo e orçamento é fundamental; e deveria ser adotado em todos projetos.
Baseando-se nesse conceito, o acompanhamento do planejamento e custos da obra, servirá para certificar que o empreendimento esta seguindo o estudo inicial, e no final terá a produção e lucratividade almejadas.
Jeane Leão – Turma 08: Eng. Custos e Orçamento – Ietec
Uma estimativa concreta de custos e seu acompanhamento são pontos decisivos para a execução dentro do orçamento aprovado para o projeto. Nesse aspecto, o responsável pelo controle de custos deve conhecer o escopo do trabalho a ser executado, os recursos necessários e o cronograma para que possa estimar eficientemente os custos. Uma vez definida a linha de base dos custos é necessário o gerenciamento do valor agregado para o controle da evolução dos mesmos.
Juliana Maria – Pitágoras Betim – Turma 6
O planejamento dos custos deve ser desenvolvido de uma forma interativa.
Para o planejamento dos custos, deve se estabelecer políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos do projeto. Na estimativa dos custos, deve se estimar os custos dos recursos necessários para executar as atividades pertinentes ao projeto. Monitorar o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de base dos custos fazem parte do controle de custos.
Henrique R. de Matos