Como fazer reuniões efetivas para o Gerenciamento de Projetos

Resumo: Uma das maiores reclamações no ambiente corporativo e no ambiente de projetos são as reuniões longas, chatas e improdutivas. Este artigo apresenta um conjunto de elementos chave e uma série de dicas para conduzir reuniões produtivas no processo de gerenciamento de um projeto. A partir da identificação das etapas de uma reunião e dos tipos de reunião usuais em gerenciamento de projetos são propostas algumas posturas adequadas e outras a serem evitadas para conduzir uma boa reunião de projeto.

Introdução

O PMBOK (PMI, 2013) apresenta as reuniões entre as técnicas de facilitação com ampla aplicação pelas equipes nos processos de gerenciamento de projetos. As reuniões podem ser de três tipos:

• Troca de informações;
• Brainstorming, avaliação de opiniões, design; ou
• Decisórias.

Este artigo tem por objetivo apresentar estruturas, dicas, técnicas e comportamentos a serem adotados para que as reuniões sejam produtivas. Para isso, o artigo está estruturado em cinco sessões: essa introdução, a apresentação dos elementos chave para o planejamento e execução de uma reunião; os tipos de reunião usuais em projetos; as posturas a serem adotadas ou evitadas para que uma reunião seja produtiva e por fim as considerações finais.

Elementos chave de uma reunião

Para Whitt (2012) uma reunião produtiva pode ser dividida em 4 elementos chave: preparação, comunicação, facilitação e conclusão.

A preparação para a reunião inclui:

• Propósito – por que esta reunião está ocorrendo?
• Participantes – quem deve estar na reunião? O que os participantes devem saber antes da reunião e o que eles devem preparar / trazer para a reunião? Eles irão tomar uma decisão? Vão trazer dados para tomada de decisão?
• Suporte – o que é necessário para que a reunião ocorra? Sala? Laptop? Projetor? Flip-chart? TV? Coffee-break? Água?

A comunicação para a reunião inclui:

• Agenda – Quando as pessoas devem ir para a reunião? Qual o tempo previsto? Por que o participante foi convidado para a reunião? Essas informações devem ser passadas com antecedência para a pessoa se preparar, chamar outras pessoas de sua equipe, se necessário ou delegar a reunião.
• Itens de ação – informe eventuais itens que o participante deve completar antes da reunião (eventualmente derivados de uma reunião anterior) ou pelo menos atualizar o status previamente à reunião.

O processo de facilitação consiste na realização da própria reunião, que deve ocorrer:

• Conforme o cronograma – Começar na hora, manter o tempo previsto para cada item. É responsabilidade de quem convocou a reunião controlar o tempo e a execução da agenda.
• Sobre os tópicos da agenda – manter-se nos itens programados. Caso sejam apresentados itens fora da agenda, se estes forem importantes, mas fora do escopo, devem ser registrados para discussão futura.

Por fim toda reunião deve ter uma conclusão, com definição:

• Itens de ação – o que deve ser feito, por quem e até que data.
• Próximos passos: data da próxima reunião, decisões que serão tomadas com base nesta reunião. Após a reunião envie uma ata (ou resumo) do que foi discutido.

Segundo Wanderley (2016) é importante ainda separar o processo do conteúdo. Normalmente as pessoas só se preocupam com o assunto (conteúdo) e não dão importância ao processo. É importante que tenhamos pessoas cuidando dos dois aspectos. Uma solução á atribuir papéis aos participantes, como líder, facilitador e registrador. O líder é o principal responsável ou interessado no assunto ou conteúdo a ser tratado na reunião. O facilitar é o responsável pelos processos e pelos aspectos comportamentais e de relacionamento. O registrador é responsável por anotar e fazer a ata da reunião.

Também se deve dar atenção aos aspectos comportamentais e de relacionamento. Temos três tipos de comportamentos numa reunião, que são os de tarefa, de manutenção e os voltados para o “eu”. Os comportamentos de tarefa são aqueles que se referem ao conteúdo e aos processos. Os de manutenção se referem aos relacionamentos entre os participantes. Os comportamentos voltados para o “eu” são destrutivos, são as agendas ocultas, os conflitos de personalidade e as tentativas de dominação dos demais.

Tipos de Reuniões de Projeto

Terribili (2010) identifica alguns tipos de reunião típicos de projeto: reunião inicial do projeto (kick-off), reuniões de progresso, reuniões executivas e reuniões de encerramento de fase ou de encerramento geral do projeto.

Além dos tipos de reunião já citados, Sabino (2015) ressalta a importância da reunião de Brainstorming, que ajuda o gerente de projetos a entender melhor os fatores internos e externos que podem afetar o seu projeto. Nesta reunião é possível obter as informações necessárias para elaboração do Termo de Abertura a ser aprovado pelo patrocinador, por exemplo.

Vaz (2015) propõe um passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto produtivas: presença (identificar se todas as pessoas necessárias compareceram e no caso de substitutos, checar se estão a par do assunto a ser discutido); revisão da última reunião (verificar se todos os itens acordados em reuniões anteriores foram cumpridos); atualização de status (atualizar os progressos e verificar a programação do projeto); análise de riscos e danos (avaliar como estão os riscos do projeto e sinalizar novos riscos); revisão do orçamento (prestação de contas e sinalização da execução do orçamento); outros assuntos (oportunidade para a equipe falar de outros assuntos não abordados); e programação da próxima reunião.

Postura em Reuniões

Jordão (2013) apresenta algumas dicas de comportamento para os participantes de reuniões:

• Fale sem se levantar, a não ser que esteja em uma grande assembleia.
• Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema em discussão.
• Tenha atenção ao seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes possam ouvir.
• Admita só uma solução do problema de cada vez.
• Apoie a solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado.
• Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente.
• Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião.
• Ouça atentamente a todos os participantes.
• Não interrompa quando outra pessoa estiver falando.
• Evite fazer afirmações diretas, faça perguntas.
• Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, peça a essa pessoa que explique por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas.

Dornelas (2013) propõem outros aspectos a serem considerados para reuniões produtivas, como evitar reuniões com mais de seis pessoas, pois o processo se torna moroso e a reunião passa a ser mais uma plenária ou convenção e não um ambiente adequado para tomada de decisões objetivas. Sempre que possível, solicite a todos os participantes para desligarem celulares e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião.

A partir de Rodrigues (2012) podemos identificar alguns pontos a evitar em reuniões:

• Evitar usar as reuniões para acompanhar ações pontuais, pois as pessoas se lembrarão das ações apenas no dia anterior (ou no próprio dia) da reunião. A reunião se torna em uma torrente de desculpas e justificativas.
• Evitar reuniões-surpresa, a não ser que sejam realmente extraordinárias, pois desconcentram a equipe, normalmente são improdutivas e atrapalham o planejamento. Como gerente de projeto é fundamental demonstrar organização.
• Evitar transformar reuniões em workshops. Nos workshops resolvem-se problemas através de dinâmicas orientadas, por exemplo: workshop para montar a estratégia de marketing da empresa, workshop para montar o orçamento anual, workshop para montar o Planejamento Estratégico, etc. Reuniões devem ser objetivas e não atividades de treinamento.
• Evitar fazer reuniões nas mesas de trabalho, pois incomodam muito a quem não está participando. Além disso, muitas vezes os participantes não prestam atenção, pois continuam a fazer outras atividades. O ideal é utilizar uma sala de reunião ou outro local apropriado.
• Evitar o deslocamento desnecessário de pessoas. Se for possível resolver algo por telefone, simplesmente faça uma conferência e resolva. Essa questão é especialmente importante para equipes geograficamente dispersas.

Considerações Finais

A proposta deste artigo foi a apresentação de alguns tipos de reunião comuns em projetos, auxiliar os gerentes de projeto na identificação das etapas para organizar uma reunião produtiva, além de apresentar dicas do que deve feito para torna a reunião efetiva e do que ser evitado para que as reuniões não se tornem longas, chatas e improdutivas.

Mais importante que seguir cada uma das orientações do artigo é a postura do gerente de projeto em relação às reuniões, somente promovendo reuniões quando for realmente necessário, sempre com planejamento prévio, condução adequada, acompanhamento posterior e principalmente uma postura de pró- atividade e respeito ao tempo e às opiniões dos demais participantes.

Referências

• DORNELAS, J. Veja 8 dicas para fazer reuniões produtivas na sua empresa. Economia UOL. Disponível em http://economia.uol.com.br/ultimas-noticias/colunistas/jose-dornelas/2013/02/11/veja-8-dicas-para-faca-reunioes-produtivas-na-sua-empresa.htm. Acesso em 12/04/2016.
• JORDÃO, Como fazer reuniões produtivas. Portal Sonia Jordão. 2007. Disponível em http://www.soniajordao.com.br/detalhes.php?id=454. Acesso em 12/04/2016.
• POZEN, R. What’s the secret to running effecive meetings? IHI Open School. Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=6nskgc8sBIk Acesso em 29/02/2016.
• PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.
• SABINO, G. Quatro Reuniões Que Não Podem Ficar Fora Do Seu Projeto. Disponível em http://www.radardeprojetos.com.br/2015/02/quatro-reunioes-que-nao-podem-ficar.html. Acesso em 22/02/2016.
• TERRIBILI, A. Filho. As reuniões são realmente necessárias? Disponível em  http://ogerente.com.br/rede/projetos/reuniao-de-projeto. Acesso em 07/04/2016.
• VAZ, T. Passo a passo para ter reuniões de gerenciamento de projeto super produtivas. Disponivel em http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/passo-a-passo-para-ter-reunioes-de-gerenciamento-de-projeto-super-produtivas. Acesso em 07/04/2016.
• WANDERLEY, J. A. Reuniões produtivas: Os 6 pontos que fazem a diferença In: Negociação Total: encontrando soluções, vencendo resistências, obtendo resultados – 18ª Edição  Ed. Gente. Disponível em http://jawanderley.pro.br/?p=940 Acesso em 12/04/2016.
• WHITT, J. Project Management: How to Run Team Meetings. Project Management Videos. 2012 Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=xW0CjH95K3Q. Acesso em 29/02/2016.

Sobre o Colunista: Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Certified Scrum Project Owner (CSPO), Doutor e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de vinte anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES. Co-autor do livro Confiança nas Organizações. Prêmio de Excelência na Produção Científica e Reconhecimento ao Progresso de Sustentabilidade no XI Congresso Nacional de Excelência em Gestão e INOVARSE – Responsabilidade Social Aplicada em 2015.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Ofertas de Produtos e Serviços de Aplicações de TI para o mercado BtoB.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

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