Como gerenciar melhor e manter sua equipe de projeto motivada

Resumo: Esse artigo apresenta dicas para manter sua equipe motivada e engajada na busca pelo sucesso do projeto. Um dos principais pontos para atingir esse objetivo é identificar o perfil da equipe. Para facilitar essa tarefa é apresentada uma classificação dos papéis que os profissionais assumem no gerenciamento de projetos.

Introdução

O PMBOK (PMI, 2013) ao tratar do gerenciamento de recursos humanos apresenta quatro processos: (i) planejar o gerenciamento de recursos humanos; (ii) mobilizar a equipe de projeto; (iii) desenvolver a equipe de projeto e (iv) gerenciar a equipe de projeto.

O artigo apresenta dicas para manter sua equipe motivada. Além disso, o artigo apresenta os perfis dos profissionais que tipicamente compõe uma equipe de projeto para facilitar o trabalho de alocação de tarefas e responsabilidades entre os profissionais da equipe.

Como manter sua equipe de projeto motivada

Whitt (2012) apresenta 4 dicas para manter sua equipe motivada:

• Estabeleça metas realistas – discuta as metas e sua viabilidade com sua equipe, para obter seu compromisso em atingi-las. É comum em projetos que diferentes profissionais trabalhem na elaboração do cronograma, orçamento, metas de qualidade e definição de escopo. No entanto, muitas vezes as propostas iniciais são ajustadas para objetivos não realistas, seja para atender restrições do patrocinador, solicitações de clientes ou acomodar interesses específicos de diferentes stakeholders. Caso seja feita alguma modificação, discuta-a com sua equipe.
• Meça o desempenho – é importante ter ferramentas para medir e acompanhar o desempenho de sua equipe contra uma linha base planejada, em termos de tempo, custo, qualidade, escopo, etc. Caso o projeto esteja fora do inicialmente planejado é importante procurar ajustá-lo para voltar ao inicialmente programado ou ajustar o planejamento, com a concordância das partes envolvidas, eventualmente através de uma solicitação de mudança, decorrente de um relatório de desempenho. Muitas vezes um profissional da equipe pode necessitar de treinamento, especialização ou de recursos adicionais para realizar uma tarefa do projeto. A medição de desempenho pode detectar essas situações, se as causas dos desvios forem identificadas.
• Celebre o sucesso – deve-se celebrar o atingimento das metas em cada fase do projeto e não somente ao final, como muitas vezes acontece. A equipe e os profissionais que atingem ou mesmo superam suas metas devem ser reconhecidos e recompensados por seu sucesso. Mesmo que o gerente de projeto não tenha orçamento para isso, ações simples, como elogios, comemorações informais (almoços, jantares ou uma simples ida a um barzinho) ou lembranças podem ter efeitos positivos sobre a motivação da equipe.
• Conheça seu time – aloque pessoas com perfis adequados à tarefa que será desempenhada. Dessa forma se for uma tarefa analítica, o ideal é um profissional com perfil detalhista, analítico. Se a tarefa requer muitas apresentações ou contatos com outras áreas uma pessoa mais extrovertida pode ser mais adequada que alguém com perfil tímido ou introvertido. Conhecer o perfil do time também é importante para saber o que motiva individualmente cada profissional e qual a melhor forma de reconhecer sua contribuição.

Pinheiro (2016) identifica algumas ações para aumentar a motivação da equipe, entre quais temos incentivar a criatividade (novas ideias, conceitos e inovações); deixar claras as metas do projeto e sua relação com as metas da empresa; propor atividades que estimulem o desenvolvimento intelectual e entender as necessidades de cada profissional baseado em seu perfil.

Rosamilha (2013) propõe algumas ações que podem proporcionar motivação: tarefas estimulantes que façam com que o funcionário se sinta desafiado; reconhecimento pelos avanços diários e pelas conquistas alcançadas; autonomia para realizar as próprias tarefas, e responsabilidade pelos resultados alcançados; e possibilidades reais de crescimento pessoal.

Paiva (2009) apresenta as seguintes dicas para motivar uma equipe: pergunte à equipe como eles se sentem em relação a seu papel no projeto; faça elogios ao trabalho bem feito em frente a todos; faça as críticas de forma privada; tenha uma postura participativa e não imperativa; dê atividades a sua equipe que permita que aprendam e cresçam com o projeto, mesmo que isso implique em riscos e use sua liderança para criar um clima de confiança na equipe.

Um elemento comum a todas as abordagens é conhecer sua equipe, saber o que ela deseja, quais suas necessidades e qual o perfil e papel de cada profissional. A próxima seção trata desse assunto.

Papéis na equipe de projeto

A partir da proposta de que devemos conhecer o perfil dos profissionais da equipe de projetos, podemos recorrer aos 9 papéis que um indivíduo pode desempenhar em um time, propostos por Belbin (Bejarano et al., 2005):

• Semeadores – inovadores e criativos. Independentes e originais, Muitas vezes trabalham sozinhos. Suas ideias muitas vezes são radicais e nem sempre são práticas. Podem ser combativos e defender excessivamente os próprios pontos de vista. Nem sempre se comunicam de forma adequada. Função: gerar propostas e ideias novas e resolver problemas complexos
• Investigadores de Recursos – Entusiasmados no início do projeto, são excelentes em termos de relacionamento e desenvolvimento de contatos. Trazem recursos para a equipe e normalmente tem boas ideias. Tendem a perder entusiasmo no decorrer do projeto e precisam ser motivados externamente para se manterem ativos no projeto. Função: papel de negociador, de fazer contatos externos ou networking;
• Monitores/Avaliadores – bons julgadores de situações por sua capacidade analítica. São lentos para tomar decisões e podem ser excessivamente prudentes, Muitas vezes pecam pela falta de entusiasmo e pela dificuldade de reagirem emocionalmente. Função: analisar problemas e a avaliar ideias e sugestões, pesando vantagens e desvantagens.
• Coordenadores – são maduros, tem facilidade de delegar e fazer com os outros membros da equipe trabalhem em objetivos compartilhados, tem visão do todo e ajudam a equipe a tomar decisões. No entanto, muitas vezes não dão a atenção devida a suas próprias tarefas e responsabilidades. Função: coordenar equipes com características diversas.
• Formatadores – motivados e competitivos, tem muita capacidade de realização e empurram os outros para ação. Podem exercer pressão excessiva, pois são movidos por desafios e tendem a ter respostas emocionais. Podem ter pouca sensibilidade no trato interpessoal. Função: geralmente são bons gerentes porque geram ação e prosperam sob pressão.
• Implementadores – Disciplinados, têm senso prático, autocontrole, habilidades e competência. Tem alto nível de desempenho. Podem ter dificuldades em aceitar novas ideias ou agir de forma espontânea Função: é útil por causa de sua confiabilidade e à capacidade de se aplicar ao trabalho
• Trabalhadores em Equipe – trabalham bem com os demais membros da equipe, são bons ouvintes, perceptivos e diplomáticos. Como pontos negativos podem ter podem ter dificuldades em tomar decisões ou tomar partido em eventuais disputas. Função: impedir que os problemas interpessoais se desenvolvam dentro de uma equipe e permitir, assim, que todos os membros contribuam eficazmente.
• Complementadores/Acabadores – têm capacidade de finalização e atenção aos detalhes. Muitas vezes são introvertidos, têm dificuldade em delegar tarefas, podem ser excessivamente críticos com outros membros da equipe que tenham perfil mais generalista. Função: qualquer ambiente onde as tarefas exigem alto nível de concentração e exatidão.
• Especialistas – têm grandes habilidades técnicas e têm conhecimentos altamente especializados, Muitas vezes têm dificuldade de ver o quadro geral do projeto e podem estar excessivamente focados em aspectos técnicos, em detrimento de aspectos comportamentais ou de negócio. Função: às vezes são indispensáveis em uma equipe porque fornecem a habilidade rara em que o serviço ou o produto da firma são baseados. Como gerentes, comandam somente porque sabem mais sobre sua profissão do que qualquer outro.

Considerações finais

A proposta deste artigo foi apresentar dicas para manter sua equipe motivada, a partir das visões de diversos autores. Um ponto comum às abordagens é a necessidade de conhecer o perfil de sua equipe para proceder à correta alocação dos profissionais de acordo suas habilidades, conhecimentos, personalidades e interesses.  Para facilitar essa tarefa o artigo apresenta os papéis que os profissionais tipicamente assumem em uma equipe de projeto.

O artigo também demonstra a importância de relacionar metas e objetivos com as medições de desempenho, além de reconhecer os profissionais, celebrando os sucessos. Em resumo, a motivação pode ter um efeito muito positivo sobre o desempenho de sua equipe. O importante é o gerente de projeto e sua equipe entenderem os principais conceitos para identificar a melhor forma de aplicar essas dicas no contexto de sua organização e/ou projeto.

Referências

• BEJARANO, V. C.; PILLATI, L. A.; OLIVEIRA, A. C.; KOVALESKI, J. L. Como formar equipes com o equilíbrio ideal de personalidades e perfis pessoais: a teoria e as ferramentas de Meredith Belbin. XXXIII – Congresso Brasileiro de Ensino de Engenharia, Campina Grande, PB. 2005.
• PAIVA, L. Motivação de Equipes de Projeto. ogerente.com. Disponível em http://ogerente.com/stakeholder/2009/09/06/equipes-projeto-motivacao/ Acesso em 14/04/2016.
• PINHEIRO, D. A. Motivação no ambiente de projetos. 2016. Disponível em http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/365. Acesso em 14/04/2016.
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição, 2013.
• ROSAMILHA, N. Como motivar o funcionário de sua equipe de projetos que está desmotivado? 2013. Disponível em  http://nelsonrosamilha.blogspot.com.br/2013/02/como-motivar-o-funcionario-de-sua.html. Acesso em 13/04/2016.
• VENCATO, M. F. Ferramenta para Análise e Avaliação de Riscos no Planejamento de Projetos de Pesquisa e Desenvolvimento, Revista de Gestão e Projetos – GeP, Vol. 5, N. 2. Maio/Agosto. 2014.WHITT, J. Project Management: How to Motivate Your Project Management Team. Project Management Videos. 2012. Disponível em https://www.youtube.com/watch?v=qUcbypFbFog. Acesso em 29/03/2016.

Sobre o Colunista: Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Certified Scrum Project Owner (CSPO), Doutor e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de vinte anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES. Co-autor do livro Confiança nas Organizações. Prêmio de Excelência na Produção Científica e Reconhecimento ao Progresso de Sustentabilidade no XI Congresso Nacional de Excelência em Gestão e INOVARSE – Responsabilidade Social Aplicada em 2015.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Ofertas de Produtos e Serviços de Aplicações de TI para o mercado BtoB.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.