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Projetos, Sub-projetos, Programas e Portfólios

Projetos, Sub-projetos, Programas e Portfólios – como diferencia-los e entendê-los.

Nessa semana escolhi um tema que nem sempre é bem compreendido pelas pessoas envolvidas no gerenciamento de projetos, principalmente pelos que estão começando nessa área: os conceitos e diferenças entre Projetos, Sub-projetos, Programas e Portfólios de projetos.

Vamos começar com o conceito mais fácil: Portfólio de Projetos. Segundo o PMI, um portfólio é um conjunto de projetos, programas, sub-portfólios e operações, gerenciados como um grupo para atender objetivos estratégicos da organização. Os componentes de um portfólio podem, ou não, ter relação entre si, e são definidos visando a realização das estratégias da organização naquele período. O gerenciamento de portfólio visa garantir que os projetos e programas que o compõem sejam realizados dentro de uma prioridade definida pelos objetivos estratégicos, e que os principais recursos necessários para a sua realização estejam disponíveis quando necessários.

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Da mesma forma o conceito de projeto é bem conhecido por todos nós. Segundo o PMI, projeto é um empreendimento temporário (cujo início e termino são definidos e conhecidos) com o objetivo de gerar um produto, serviço ou resultado único. Quando um projeto é muito grande e/ou complexo, ele pode ser dividido em sub-projetos, de forma a facilitar o seu gerenciamento.

Outras instituições voltadas ou gerenciamento de projetos tem definições similares, com pequenas variações que não impactos no conceito propriamente dito. Por exemplo, para a Axelos Global Best Practice, uma nova joint venture, criada pelo Gabinete do Governo, em nome do Governo de Sua Majestade (HMG), no Reino Unido e a Capita plc para desenvolver e difundir um portfolio das Melhores Prática de Gestão, incluindo padrões profissionais como o ITIL ® e PRINCE2 ® e MSP (para detalhes ver http://www.axelos.com), projeto é uma organização temporária, com uma duração definida, que gera entregas (produtos, serviços ou resultados) de acordo com um Business Case (resumidamente, um documento que define os requisitos e especificações de um projetos e suas entregas).

A definição de Programa para o PMI é um grupo de projetos, subprogramas e atividades relacionados e gerenciados de forma coordenada, com o objetivo de atingir benefícios que não serão atingidos se eles fossem gerenciados separadamente.

Por sua vez, a definição de Programa da Axelos, no seu padrão MSP (Managing Successful Programmes), é mais completa e clara. No MSP, um Programa é definido como uma estrutura flexível e temporária, criada para coordenar, dirigir e orientar a implementação de um grupo de projetos e atividades relacionados, com o objetivo de gerar resultados e benefícios alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

A princípio essas definições parecem fáceis e claras. Porém, uma pergunta que frequentemente é feita, quando estamos vendo esses conceitos é: qual a diferença entre um Projeto dividido em sub-projetos e um Programa? Os dois não são um conjunto de projetos sendo realizado com um objetivo em comum?

De uma primeira vista, realmente não parece ter muita diferença entre dividir um projetos em sub-projetos ou agrupar projetos em um programa. Mas há muita diferença em seus objetivos, que começam a ficar claras, quando nós aprofundamos nos seus conceitos.

Um Projeto dividido em sub-projetos, continua sendo um projeto. Isto é, tem como foco principal um objetivo e escopo bem definidos – gerar um produto, serviço ou resultado único, que atenda às especificações e requisitos de qualidade, custo, escopo e prazo – e é temporário, tendo uma data determinada e conhecida para seu início e término. Um projeto geralmente gera uma capacidade nova para a organização, que não existia antes de sua execução. O seu gerenciamento se preocupa com os requisitos de qualidade e escopo do produto que será gerado e entregue.

Por outro lado, Um Programa, constituído por vários Projetos e atividades necessárias para sua execução, tem seu foco nos resultados e na realização dos benefícios alinhados com a estratégia da organização. Por sua natureza o Programa tem um ciclo de vida muito mais amplo, de vários anos, e está constantemente sendo revisado e avaliado, para ser realinhado às mudanças das estratégias da organização.

Por exemplo, o objetivo estratégico de uma organização produtora de bens de consumo pode ser o de aumentar sua participação no mercado em X porcento num período determinado. Para isso ela cria um Programa para lançamento de uma nova linha de produtos, que possuem projetos nas áreas de desenvolvimento, engenharia, produção, marketing, logística, etc. No decorrer da execução do Programa, um concorrente lança um produto similar, ou com algumas características melhores. Nesse momento, os objetivos estratégicos precisam ser revistos e, consequentemente, o Programa precisa ser realinhado. Pode ser necessário o desenvolvimento de uma nova tecnologia, ou de um novo processo produtivo, ou ainda de uma nova forma de distribuição. De qualquer forma, os objetivos de prazo, escopo, qualidade etc do Programa deve ser alterados para atender ao radialinhamento da estratégia da organização.

Fica claro que um Programa tem menos definições e é mais flexível que um projeto, no que se refere a prazos e escopo, dependendo das pressões internas e externas que afetam as estratégia da organização.

Enquanto os Projetos entregam novas capacidades e se preocupam com a qualidade do atendimento aos requisitos do produto gerado, estando mais ligado à operação, os Programas entregam resultados e realizam os benefícios ligados à estratégia. Diferente dos Projetos, nos Programas, a gestão da qualidade se foca nos processos de gestão, os prazos e escopo são mais flexíveis e os níveis de incerteza são maiores.

Uma ótima semana a todos!

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Sobre o Colunista:

Alexandre Zoppa, PMP, SpP, com mais de 15 anos de experiência em gerenciamento, é engenheiro eletrônico formado pela Escola de Engenharia Mauá, pós-graduado em Administração de Empresas pela FAAP e com aperfeiçoamento em Gerenciamento de Projetos pela George Washington University. É instrutor em Gerenciamento de Projetos e colunista do PMKB. Hoje atua como coordenador de planejamento Arcadis Logos. Já foi PMO na Ambev e Líder de Planejamento na ABB S.A., entre outras. E-mail de contato: alexandrezoppa@yahoo.com.br

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