Você gerencia seus riscos ou ele gerencia você?

Resumo do Artigo

Em nossa vida gerenciar riscos é algo que fazemos cotidianamente, se imaginamos que se pode chover procuramos levar um guarda-chuva conosco, para evitarmos gravidades maiores em acidentes na estrada devemos usar o cinto de segurança ou mesmo nos vacinarmos contra uma doença que esteja mais ativa em determinado momento, assim devemos fazer em nossos projetos, compreender o que se pode acontecer e tentarmos minimizar ou detê-los, ou incentiva-los caso sejam positivos. Iremos entender como gerenciar os riscos em seus projetos e não que eles te gerenciem com você trabalhando apagando incêndios.

Texto Principal

Começamos com o entendimento, risco em sua definição é um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito em pelo menos um objetivo do projeto, e quando se pensa em riscos muitos ainda podem achar que se trata de problemas, mas os riscos podem ocorrer causando impactos negativos ou mesmo de forma positiva, quando falamos nos riscos de forma negativas chamamos de ameaças e quando seus impactos são positivos de oportunidades. Entenda que os riscos são incertezas e o mesmo está presente em todos os projetos e poderá ser identificado em qualquer uma das áreas de conhecimento, todas podem ser fontes de identificação de risco.

O risco no projeto tem três componentes básicos, o EVENTO que são as incertezas, a PROBABILIDADE, e os IMPACTOS decorrentes do evento para caso o mesmo ocorra e que deverá conter suas respostas para tomada de ação. Gerenciar riscos de uma forma eficiente irá possibilitar ao gerente de projeto uma maior segurança na gestão do projeto, diminuindo fatos inesperados que cause impactos prejudiciais ou em prazo, custo ou mesmo na qualidade do projeto.

Quando se falado em risco, podemos ter riscos na forma de conhecidos, que são aqueles que podemos de forma proativa identificá-los e os riscos desconhecidos, estes não conseguimos identificar, podendo ser um evento muito longe de nossa percepção, algo que talvez nunca se poderia imaginar que se pudesse acontecer. Vamos então identificar os riscos? A identificação dos riscos deve ocorrer bem no início do projeto e deverá ter seu monitoramento durante todo o projeto, o mesmo sendo um processo iterativo. Riscos iniciais são facilmente identificados e de forma macro serão descritos no termo de abertura, e outros serão conhecidos mais em sua execução ou através das mudanças que podem gerar novos riscos.

Para identificarmos riscos podemos nos utilizar de algumas fontes, podemos ler documentos do projeto buscando procurar evidências de possíveis incertezas, durante entrevistas com as partes interessadas ou na definição de escopo também poderão surgir muitos, consultar especialistas do assunto ajudam bastante assim como as documentações de lições aprendidas de projetos anteriores que podem ser similares ao seu. Uma ferramenta muito boa para análise e levantamento de riscos é a utilização da ferramenta SWOT, que vem da área de marketing e também está presente no PMBOK como uma de suas técnicas para a identificação de riscos, que em sua tradução serão analisadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, servindo para analisar os ambientes internos e externos da organização. Como resultado do levantamento e identificação dos riscos teremos como documentação o registro dos riscos, este documento será criado e sendo atualizado ao longo do projeto quando novas informações serão coletadas com a realização da análise qualitativa, quantitativa, e das respostas aos riscos.

Agora iremos para uma análise qualitativa destes riscos identificados, nesta ação é realizar a priorização dos mesmos fazendo uma análise subjetiva para determinação da probabilidade e impacto, fazendo da utilização de entrevistas, reuniões e outras técnicas, classificando os impactos e probabilidade geralmente como Muito Baixa, Baixa, Média, Alta ou Muito Alta.

Após a análise qualitativa realizamos a análise quantitativa, neste momento analisamos de forma numérica do efeito dos riscos nos objetivos gerais do projeto, representação em termos financeiros para identificar o quanto irá custar o impacto caso o mesmo ocorra, esta análise quantitativa não é realizada em todos os riscos identificados, serão feitos para os riscos de maior prioridade analisados na análise qualitativa.

Uma das técnicas e das mais conhecidas para a análise quantitativa é a utilização da análise de valor monetário, o VME, nesta técnica é utilizado uma fórmula bem simples para identificação, multiplicando a probabilidade X o impacto, VME = P x I, você deverá determinar o valor de impacto potencial de cada risco para realização do VME, lembrando que para os riscos positivos o resultado serão valores positivos.

Exemplo, se um de seus riscos se tratar de uma entrega de seu fornecedor não ocorrer no prazo e se caso esta entrega não ocorra poderá ter um impacto de R$1.000,00 no projeto e a sua probabilidade de que ocorra seja de 30%, utilizando o VME 0,30 x 1.000 se chegará no valor de R$300 negativos para o risco, o mesmo por exemplo se o risco positivo for da possibilidade de ocorrer a baixa da taxa do dólar no momento da compra e utilizando os mesmos valores o resultado será de R$300 porém deverá ser considerado como um valor positivo, realizando o VME de cada risco se chegará a um valor total com a sua soma e este valor poderá ser utilizado para compor a reserva de contingencia do projeto.

Após a priorização dos riscos e suas análises deverão ser planejado as respostas destes riscos, classificando em seus riscos as estratégias que serão tomadas caso ocorra, estas estratégias podem ser definidas como Evitar, Transferir, Mitigar e Aceitar. Em Evitar será entendido que para aquele risco será tomada ações para eliminar a ameaça, em Transferir realizar ações que repassem o impacto para um terceiro, para Mitigar é desenvolver ações que reduzem a probabilidade ou o impacto do risco e para o Aceitar como seu nome diz é a aceitação do risco, é dizer que para aquele risco nada será preparado para agir de forma proativa, será aceito de forma passiva.

Existem também as estratégias para os riscos positivos, que serão ações que estimulem o seu acontecimento, sendo definidos nas estratégias de Explorar, Compartilhar, Melhorar e Aceitar. Onde Explorar é procurar eliminar qualquer incerteza que possa estar ao seu redor, tentar garantir que realmente aconteça, no Compartilhar envolve alocar parceiros na atividade e talvez possa ser mais capacitado para gerar o benefício esperado, Melhorar é colocar ações para aumentar a probabilidade e o impacto e Aceitar é semelhante ao de riscos negativos, será a possibilidade de ocorrer mas nada será feito na gestão do projeto para que se busque que a oportunidade aconteça.

Conclusão

Essas incertezas são maiores durante o início do projeto e naturalmente vão diminuindo conforme a sua execução, mas já para os seus impactos é ao contrário, na medida que o projeto avança o impacto no projeto se aumenta, pois quanto mais tarde é a sua identificação e proximidade de seu provável acontecimento maior será o seu impacto.

Na matriz de risco serão listados os riscos e as suas análises que compreendemos melhor neste artigo, incluindo as consequências caso se aconteça o risco, o seu responsável e uma data provável para ação, eu coloco sendo a data limite para que o risco tem de possibilidade de acontecer durante o ciclo de vida do projeto ou também para data de ações para a interferência no risco.

Dicas

1) Lembre-se que para todo projeto existem riscos, pois o projeto se trata de entregar um produto ou serviço com probabilidades de entregas planejado no período ou custo planejado.

2) Sempre deverá existir um responsável para cada risco identificado, não podem conter risco sem o seu dono.

3) O que determinará a priorização dos riscos são as análises de probabilidade e impacto, e não é uma tarefa simples, é uma atividade a ser realizada com todas as partes interessadas e alinhadas a definição com os mesmos.

NOTA DO PORTAL PMKB: Faça download de modelo de Matriz de Riscos.

Referências Bibliográficas

• PMBOK. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• Mario Trentin, MundoPM, Gerenciamento de Riscos, http://blog.mundopm.com.br/2012/06/06/gerenciamento-de-riscos, acessado em junho/2014
• Sandra Freitas, UNIFORnotícias, Gerenciamento de riscos em projetos: uma questão de sustentabilidade, http://unifornoticias.unifor.br/index.php?option=com_content&view=article&id=658, acessado em junho/2014
• VARGAS, R. Gerenciamento de riscos e de projetos, http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/riskmanagement, acessado em junho/2014
• SEIBERT, W. Estudo de Caso Sobre Gerência de Projetos com o Foco em Gerência de Riscos, Dissertação de Bacharelado em Ciências da Computação, Universidade Luterana do Brasil – Faculdade de Informática, Canoas, 2004.

Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV).

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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