Publicado em 02/07/2014
Eficiência (ênfase nos meios) é a habilidade de se usar o tempo e os recursos de uma maneira eficaz (ênfase nos resultados) com relação aos custos para se produzir os produtos acordados e se cumprir as expectativas das partes interessadas.
Figura 1: Eficácia x Eficiência
Fonte: 2rprojetos.com, 2011
Também abrange o uso de métodos, sistemas, e procedimentos da maneira mais eficaz (fazer o certo) possível. A eficiência (fazer do jeito certo) é um componente básico da gestão do projeto, pelo menos se for praticada em problemas relevantes.
Figura 2: Diferença entre Eficácia, Eficiência e Efetividade
Fonte: sapodavez.blogspot.com.br, 2011
Para se garantir o uso eficiente de todos os recursos disponíveis ao projeto, é preciso que haja um planejamento, cronogramas e estimativas de custos detalhados de todas as atividades. Para se garantir que os resultados satisfaçam as expectativas, a eficiência precisa fazer parte da cultura da organização, do gerente do projeto, e da equipe.
Se necessário, a eficiência geralmente pode ser aperfeiçoada através do treinamento e do ensino.Uma maneiras eficaz para o aumento de eficiência é a otimização de processos internos, eliminando gargalos e desperdícios de tempo.
Figura 3: Neste exemplo, a granada é eficaz (ênfase nos resultados), mas não é eficiente (ênfase nos meios).
Fonte: libropadrericopadrepobre.com
Ações sugeridas
Algumas ações podem ser realizadas objetivando uma liderança maior e mais efetiva. Por exemplo, buscar ativamente aperfeiçoar os atuais métodos, sistemas, processos, e estruturas que sejam relevantes ao projeto, programa, ou portfólio. Outra opção seria planejar as atividades necessárias, obter os recursos, e designá-los para se entregar uma dada tarefa, acrescentando-se um fator de contingência onde for apropriado.
Também é possível decidir as prioridades e desvios aceitáveis com relação a tempo, dinheiro, etc. no que se refere ao trabalho a ser feito bem como integrar no projeto os recursos e as tecnologias eficientes e levar em conta os custos externos ao projeto.
Outras opções são gerenciar a execução do trabalho e buscar continuamente possíveis economias nos recursos, sem afetar a qualidade; monitorar o trabalho feito e os recursos utilizados, e compará-los com o plano do projeto; Fazer uma estimativa dos recursos necessários para se completar o projeto; Relatar se os recursos acordados não serão suficientes e propor contra medidas.
Por fim, calcular, na conclusão do projeto, os recursos usados de fato e relampejar tarefas semelhantes com base nas novas estimativas, praticando o aperfeiçoamento contínuo, além de documentar e comunicar as descobertas para os propósitos de benchmarking em outros projetos ou fases do mesmo projeto.
Tópicos relacionados
Importante salientar que a eficiência possui forte relação com outros tópicos como Benchmarking e medições, Compromissos, Contingência, Aperfeiçoamento contínuo, Custos do ciclo de vida, Produtividade, Eficiência dos recursos e energia e Custos sociais e ambientais
Padrões Comportamentais
A seguir são apresentados exemplos e contraexemplos de comportamentos adequados em relação à eficiência.
Comportamentos adequados |
Comportamentos que requerem aperfeiçoamento |
É claro com relação à eficiência e comporta-se de acordo com isto |
Não é claro ou não se comunica com relação à eficiência; não age como um exemplo. |
Consegue delegar tarefas e tem confiança nos outros; gerencia por exceções. |
Tenta cumprir as tarefas sozinho e tem pouca confiança nos outros. Não delega |
Desempenha um gerenciamento de alterações apropriado, informa no momento mais cedo possível que um plano não poderá ser cumprido, oferece sugestões e alternativas. O gerenciamento se sente no controle |
Promete uma nova funcionalidade ou novos produtos sem garantir que as alterações podem ser alcançadas e/ou sem a distribuição de recursos extras. Faz alterações inesperadas no plano com um gerenciamento num estágio tardio demais. A gestão não se sente no controle |
É pontual ao iniciar as reuniões e as conclui tão logo quanto possível |
Chega atrasado às reuniões; permite que elas se prolonguem mais do que o necessário. |
Esforça-se para obter um aperfeiçoamento contínuo; estimula as pessoas a se aperfeiçoarem permanentemente. |
Não tem nenhum enfoque ou interesse em aperfeiçoamentos; fica facilmente satisfeito com os membros do seu grupo. |
Tem a energia e a perseverança para continuar |
Aparenta ser vagaroso, não tem nenhuma paciência, desiste rapidamente. |
Cria entusiasmo, pede contribuições positivas, e é aberto a críticas. |
É incapaz de motivar, critica injustamente, e não é aberto a críticas. |
Percebe usos não otimizados dos recursos e toma medidas corretivas |
Ignora a inatividade e não reage aos avisos dos outros |
Usa a eficiência de uma maneira eficaz |
Pratica a eficiência nas questões erradas; força as pessoas a cometerem erros. |
Tabela 1: Exemplos e contraexemplos de comportamentos adequados em relação à eficiência.
Referências Bibliográficas:
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Sobre o Colunista: Eng. Alysson Ribeiro das Neves, Gestor, consultor, professor, palestrante. MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV, Eng. Eletrônico e Telecom. pela PUC/MG. Certificados PMP, PMI-ACP, CAPM, CSPO e CSM. Experiência de 16 anos, obtida em atividades como desenvolvimento para TI e TA, gerenciamento de projetos, programas e portfólio.
E-mail de contato: alysson.r.n@hotmail.com
Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.
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# achei o artigo interativo e de um modo geral a opinião do escritor se entrelaça em uma dissertação ampla e objetiva. Conteúdo elaborado e claro parabéns ao tema abordado sendo coadjuvante ao objetivo da faculdade e proposta dada.
Alysso,
Excelente artigo! É um assunto bastante interessante e relevante para os dias de hoje, onde o desafio é “fazer do limão uma limonada”.
Parabéns.