Gerenciamento de Projetos: Comunicar é preciso…

“Quem não se comunica se trumbica”, já dizia o velho Chacrinha. E é a pura verdade.

Em se tratando de gerenciamento de projetos, a comunicação é como o sangue que circula em um corpo. Se o sangue não circular, o corpo morre. Da mesma forma, se a comunicação não circular, o projeto fracassa.

No vídeo clique aqui da Max Estratégias Humanas, o problema é ilustrado de forma cômica:

Existem muitos fatores a se considerar para uma comunicação eficiente.

 1. Quem deve ser comunicado?

Primeiramente é necessário identificar quem deve ser comunicado em um projeto. Esta identificação vem junto à identificação das partes interessadas do projeto. Uma parte interessada, para quem não sabe, são todos os que afetam ou são afetados por um projeto. As partes interessadas podem ser internas ou externas a uma organização. Em uma obra de saneamento, por exemplo, uma parte interessada muito importante é a população da cidade que é afetada pelas obras que prejudicam o transito, que também receberá os benefícios futuros desta obra e, claro, os custos associados. Desconsiderar uma parte interessada importante como neste exemplo, pode ser desastroso para o projeto. A população não conscientizada de uma rede de esgoto pode simplesmente não se ligar a rede, fazendo com que os altos investimentos do projeto não se traduzam em benefícios reais para a população e a natureza. Para levantar as partes interessadas de um projeto é preciso reservar um tempo para conseguir listar todas as pessoas, grupos ou organizações que se enquadram no conceito de partes interessadas do projeto. Esta não deve ser uma atividade isolada do gerente de projetos. Ele deve conversar com pessoas chaves do projeto, como o patrocinador, no intuito de que estes o ajudem a identificar todas as partes interessadas. Neste sentido, algumas perguntas podem ajudar a fazer este levantamento:

• Quem fornecerá informações referentes aos requisitos do projeto?
• Quem aprovará entregáveis e definições do projeto?
• Quem deve ser informado sobre o avanço do projeto?
• Quem pode representar resistência ou dificuldades ao projeto?
• Quem pode ajudar o projeto a atingir seus objetivos?
• Quem serão os maiores beneficiários do projeto?
• Quem pode ser prejudicado pelo projeto?
• Quem participará da equipe do projeto?
• Quem atuará como fornecedor do projeto?

2. O quê deve ser comunicado?

A informação deve chegar a quem precisa dela. Assim, o gerente de projeto deve se preocupar em identificar que informações devem ser divulgadas. Para isto ocorrer, deve haver um planejamento. Sim… você não vai se lembrar de todos os elementos que devem ser comunicados em um projeto se não listá-los em um documento. Por isto, listamos os elementos a se comunicar, no plano de gerenciamento de comunicações, plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto. Além de comunicações padrão, deve-se levantar a necessidade de comunicação junto às partes interessadas. Por exemplo, uma vez que em um projeto de saneamento a população é uma parte interessada, qual seria sua necessidade de comunicação? A população deve saber muito bem por que estão ocorrendo obras que incomodam no dia a dia e porque deveriam se ligar na rede após a conclusão das obras. Para isto, uma campanha de marketing é criada e talvez valha campanhas com visitações a clientes não ligados na rede ainda. Tudo depende da estratégia a ser definida para o projeto. O que deve ser comunicado varia de projeto para projeto, mas abaixo listamos algumas categorias de comunicações que devem sempre ser considerados:

• Informações de controle do projeto:
  • Análise do desempenho anterior;
  • Situação atual dos riscos e questões;
  • Trabalho concluído durante o período;
  • Trabalho a ser concluído no próximo período;
  • Resumo das mudanças aprovadas no período;
  • Término previsto do projeto e
  • Outras informações relevantes que devem ser revistas e analisadas.
• Atualizações em ativos de processos organizacionais:
  • Atas de reunião;
  • Notificação das partes interessadas;
  • Relatórios do projeto;
  • Apresentações do projeto;
  • Registros do projeto;
  • Feedback das partes interessadas;
  • Documentação das lições aprendidas.

 É muito importante que as necessidades de informação sejam documentadas juntamente com as partes interessadas que a receberão e as que fornecerão a informação. Por exemplo, quem enviará as atas de reunião de acompanhamento semanal? Quem receberá as mesmas? A alta administração precisa receber um relatório detalhado do projeto ou um relatório de status resumido é o suficiente? Estas questões devem ser respondidas com cuidado e atenção.

3. Quando deve ser comunicado?

Quando a informação deve ser fornecida? Isto deve ser planejado também, de acordo com a necessidade de informação de cada parte interessada. Talvez o comitê de acompanhamento do projeto precise de informações semanais de forma que possa atuar em desvios rapidamente quando ocorrerem. A alta administração talvez só precise de um informe mensal ou bimestral para saber se as coisas estão caminhando bem ou não.

E existem informações que devem ser comunicadas imediatamente a partir da materialização de algum evento. Por exemplo, se um membro da equipe depende da conclusão de tarefas delegadas a outros membros da equipe, quando esta conclusão ocorrer, o mesmo deve ter conhecimento imediatamente. Sistemas de gerenciamento de projetos podem ajudar na automação deste tipo de comunicação.

No próximo post vou explanar sobre como a comunicação deve ser realizada de forma a ser efetiva. Por hoje é só!

Sobre o autor: Thomaz Ottoni é um profissional de TI com mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento de sistemas, sendo que há 18 anos gerenciando projetos e portfólios, com experiência na implantação e gestão de PMO e na instrução em gerenciamento de projetos. Formado em Ciência da Computação na UFES e MBA em Gestão Empresarial pela FGV, obteve sua certificação em gerenciamento de projetos PMP em 2008. Foi palestrante no Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-ES, “Gerenciando um Portfólio de Projetos em empresas públicas” e instrutor de treinamento preparatório para certificação PMP. Sócio-fundador da Mogai, atuou como diretor e gestor da mesma por cerca de 10 anos. Na Nipsa há mais de 3 anos, tem gerenciado grandes projetos como o Gis Corporativo na CESAN, projeto premiado pela ESRI nos Estados Unidos. É autor do blog http://excelenciaemprojetos.com. Atualmente atua além da gestão de projetos, como consultor e instrutor de temas relacionados ao gerenciamento de projetos.

E-mail de contato: thomaz.ottoni@gmail.com / Blog: http://excelenciaemprojetos.com

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