Como criar a cultura de Lições Aprendidas?

Resumo

Atualmente, o uso das boas práticas de gestão de projetos tem crescido muito nas organizações, devido as grandes demandas por novos projetos com um tempo cada vez menor para planejamento, execução e entrega. Muito por conta dessa pressa, as pessoas têm se esquecido do quanto é importante processo de Lições Aprendidas como um meio de aperfeiçoar as equipes e as organizações. A partir do momento que essa cultura é implantada dentro da empresa, qualquer evento, positivo ou negativo que ocorra em um projeto, passará a ser analisado como um novo aprendizado causando um impacto diferente na organização, pois essa cultura cria vias de regras.

Introdução

Atualmente muitas organizações já praticam o gerenciamento de projetos. Pequenos, médios ou grandes, esses projetos necessitam da gestão de vários campos de conhecimento para que tenha um bom desenvolvimento.

São muitas as informações a serem geridas e muitas decisões a serem tomadas. E como todo projeto é gerido por seres humanos corre-se sempre o risco de que possíveis falhas ocorram. Não importa quanta experiência o profissional tenha, todos estão sujeitos a erros. Porém, jamais podemos desprezar nossos erros, eles fazem parte de nossa aprendizagem, junto com nossos acertos.

Objetivo ao gerenciar qualquer atividade é evitar possíveis falhas. Novas falhas são imprevisíveis, mas as conhecidas não devem ser repetidas.

A Gestão do Conhecimento (em inglês Knowledge Management – “KM”) é um método para criar, identificar, obter, manter, integrar, empregar, divulgar e proteger o conhecimento relevante para a organização. É visto como um sistema de gerenciamento corporativo onde, por meio de suas práticas, é possível ordenar estrategicamente os conhecimentos internos da empresa e aqueles que venham de fora, mas são fundamentais para o sucesso do negócio.

Tempos atrás era comum que as organizações mantivessem suas informações guardadas a sete chaves. Atualmente esse tipo de pensamento tem sido substituído com o auxílio da Gestão do Conhecimento, por meio da qual, essas informações são convertidas em conhecimento e disseminadas àqueles interessados.

Visto isso, o emprego de estratégias de Gestão do Conhecimento nas organizações é, não somente essencial, mas decisivo para a concorrência entre as instituições. Como técnica de Gestão do Conhecimento, a mais corriqueira é a prática de sessões ou pesquisas nomeadas de “Lições Aprendidas”.

Neste ponto é importante diferenciar Lições Aprendidas de lições identificadas. Quando uma reunião de “Lições Aprendidas” é feita apenas como um registro em um documento, site, ou até sistemas próprios para isso, sendo, logo em seguida, deixada para lá, não as utilizando em projetos futuros ou pior, quando as ações corretivas não são tomadas para adaptar ou retirar um processo que causou uma “lição negativa”, esta lição não é aprendida, mas apenas identificada. Já a lição aprendida ocorre quando toda a organização aprende verdadeiramente algo a partir de um evento, melhorando ou adaptando sua maneira de trabalhar, levando em conta processos, ferramentas e relacionamentos.

É preciso criar uma cultura de Lições Aprendidas nas empresas. Por meio delas podemos aprender a prevenir que erros já ocorridos se repitam e, a partir daí, podemos criar processos de melhorias continua onde nossas ações diárias que resultam em erros ou acertos sejam padrões para novos projetos.

Nesse momento nós não podemos esconder das pessoas nossos erros. Eles são oportunidades de aprendizagem para nós e para nossos colegas, auxiliando para que erros não se repitam. É preciso considerar que uma falha pode acontecer com qualquer membro da equipe e, ao trabalha-la, ela se torna superada por todos.

Muitos projetos sofrem erros comuns pela falta da busca de informações previas sobre projetos parecidos. Quando temos uma documentação bem estruturada sobre Lições Aprendidas torna-se mais fácil detectar erros e acertos de um projeto. Isso pode garantir mais chance de sucesso nos próximos se essa informação puder ser usada.

As organizações brasileiras ainda costumam dar pouca importância para esse conhecimento. Por mais que elas tenham total ciência da importância de se organizar um processo de Lições Aprendidas, várias delas acabam por não atender os fins almejados quanto ao real aprendizado de lições em seus projetos. Isso ocorre, pois, muitas organizações tendem a perceber as Lições Aprendidas simplesmente como as anotações das ações e decisões mais importantes que foram tomadas durante o andamento de um projeto e simplesmente isso, como visto, não é o processo de Lições Aprendidas e está longe de ser a solução do problema.

Como criar a cultura de lições aprendidas?

Primeiramente é preciso entender o quanto as Lições Aprendidas são importantes dentro dos projetos, algo que nem sempre acontece da maneira correta ou é levado com tal seriedade. O ponto principal para se alcançar a implantação dessa cultura é o gerente de projetos entender que sua importância não se resumirá somente ao seu crescimento profissional pessoal, mas também o crescimento da organização como um todo. Também podemos considerar como aspecto importante que para o estabelecimento dessa cultura é preciso o entendimento de que isso não se trata apenas um procedimento formal adotado em projetos. Trata-se de informações relevantes que possibilitam que erros e acertos, de agora ou anteriores, influenciem positivamente em projetos futuros.

Não podemos definir uma forma padrão para essas anotações. Elas podem e vão variar de acordo com o projeto e a organização. Entretanto é preciso que o gerente de projetos ou responsável geral defina quais são os pontos considerados mais relevantes na hora de colher essas informações.

É preciso ter cuidado para que os documentos a serem preenchidos não sejam complexos durante o preenchimento. A forma de registro mais simples, mencionando somente a atividade, a situação, as ações corretivas e preventivas, normalmente é suficiente para a documentação.

Para que a implantação da cultura de Lições Aprendidas possa alcançar sucesso é preciso verificar algumas coisas como: os erros cometidos em algum momento precisam ser considerados como novo conhecimento, buscando-se evitar que ocorram novamente; as decisões tomadas no passado devem ser examinadas, conferindo se elas podem ser reutilizadas; o conhecimento necessita ser convertido em planos de ação compartilhado, deixando que outros também possam aprender com ele.

Algumas outras regras que também devem ser observadas:

• O conhecimento é adquirido em qualquer etapa do projeto. Isso pode ocorrer com qualquer membro da equipe, desde que essa pessoa tenha direta participação na ação a ser realizada. Em resumo, todos podem aprender, contudo precisam estar incluídos no cumprimento da atividade para que isso aconteça;
• Para aprender o que as lições ensinam, a documentação é fundamental e precisa ser trabalhada durante todo o andamento do projeto. Porém, o aprendizado somente se concretiza quando ocorre discussões e compartilhamentos das informações, e algumas delas muitas vezes não podem ser explicitadas com toda clareza em um documento;
• A admissão de somente um modelo de registro em qualquer instante do projeto, é simplesmente a execução natural de uma necessidade essencial. Ou seja, isto pode se comparar a “bater um cartão de ponto” ou a “responder uma chamada” como comprovação de presença.
• Não se pode considerar que um processo de Lições Aprendidas seja aceito apenas como um sistema de tecnologia de informação onde se consultam registros que, supostamente, terão algum proveito na criação de novos projetos. Isso parece ser o aspecto mais difícil, entretanto deve ser o mais evidente deles, pois, um sistema ou aplicativo nunca se tornará o processo de Lições Aprendidas.

Conclusão

Para que os projetos tenham mais chance de sucesso no mercado atual a cultura Lições Aprendidas deve ser colocada em prática nas organizações.

Isso significa que o alvo das empresas deve ser fazer com que suas experiências não se tornem meras lembranças esquecidas, mas que sejam ferramentas de processos de melhoria contínua. Desse modo, as equipes devem ter a percepção de que informações bem organizadas, porém não compartilhadas e utilizadas de maneira clara e consciente, são inúteis e não agregam valor.

Cometer erros durante a realização de um projeto deve ser visto, além de uma situação normal, como uma oportunidade para alcançar melhorias impensadas para esse projeto e um aprendizado riquíssimo a ser utilizado no futuro.

Quanto mais nos familiarizamos com os projetos e com as boas práticas de gestão menores são as chances de que falhas possam ocorrer. Por isso é preciso de que gerentes, gestores e equipes passem a considerar as Lições Aprendidas como uma peça chave que vai desde a criação até a entrega de um projeto.

Referências

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• CHUERI, Luciana Vilanova. Conhecendo alguns conceitos sobre Lições Aprendidas. Nósda18 [GC e Inovação], jul. 2009. Disponível em: <https://nosda18.wordpress.com/2009/07/09/conhecendo-alguns-conceitos-sobre-licoes-aprendidas/> Acesso em: 23 jun. 2015.
• JUNIOR, José Renato Sátiro Santiago. O processo de Lições Aprendidas em projeto, o maior dos desafios de uma organização. Fundação Vanzolini blog, jun. 2014. Disponível em: <http://vanzolini.org.br/blog/2014/06/o-processo-de-licoes-aprendidas-em-projeto-o-maior-dos-desafios-de-uma-organizacao/> Acesso em: 17 jun. 2015.
• PERILLO, Mara. O Conceito de Gestão do Conhecimento. Administradores.com, jul. 2009. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/o-conceito-de-gestao-do-conhecimento/32153/> Acesso em: 20 jun. 2015.
• SKROBOT, Luiz Cláudio. A gestão do conhecimento na pequena empresa. Brasília: SEBRAE, 2010. p. 6. Disponível em: <www.mbc.org.br/mpe/arquivos/download/Cartilha_Gestao_do_Conhecimento.pdf> Acesso em: 24 jun. 2015.

Sobre os Autores:

Geidson Wady Assis Pereira: 24 anos, casado, reside em Betim-MG, técnico em segurança do trabalho, auditor interno ISO9001 e SASSMAQ, graduado em gestão de processos gerenciais pela UNA – Betim e trabalha com coordenação de logística na Copetrans, pós-graduando MBA em gestão de projetos pela faculdade Pitágoras-Betim.

Lucio Paulo Braga Pinheiro: 37 anos, casado, reside em Betim-MG, técnico em eletrônica, graduado bacharel em engenharia mecânica e pós-graduando MBA em gestão de projetos pela faculdade Pitágoras-Betim. Trabalha com manutenção industrial à 20 anos.

Wesley de Oliveira Mendonça: 23 anos, natural de Betim-MG, técnico de biblioteca pela prefeitura municipal de Betim, graduado bacharel em ciência da computação pela faculdade Pitágoras-Betim e pós-graduando MBA em gestão de projetos pela faculdade Pitágoras-Betim.

Contexto: o  presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da MBA em Gestão de Projetos pela Faculdade Pitágoras.

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