10 Dicas de ouro para se comunicar efetivamente em projetos desafiadores

Resumo

A comunicação é um problema mais do que comum quanto a temática é projetos.  Pesquisas sobre a maturidade da área de projetos, boas práticas e metodologias, como as realizadas pela Pmsurvey.org, indicam que a falta de investimento em comunicação pode gerar impactos indesejáveis como: perda de tempo, improdutividade, ineficiência, transtornos políticos, aumento dos custos e redução significativa de sucesso do projeto.  Neste contexto, este artigo tem por objetivo listar as 10 dicas de ouro para se comunicar efetivamente em projetos desafiadores, que podem mitigar os problemas inerentes a esta temática e garantir a entrega do resultado almejado pelo projeto.

Introdução

Em 2016, o Project Management Instute -PMI, publicou importante relatório, no qual apontou a redução significativa de projetos que alcançaram seus objetivos, número que se apresentava estável nos últimos 4 anos. Os fatores para o fracasso dos projetos são muitos, dentre os motivos, está a comunicação ruim ou inadequada para os steakholders envolvidos, computando 30% das possíveis causas de insucesso.

A comunicação eficaz é um dos grandes problemas enfrentados pelas organizações do século XXI.  As falhas de comunicação podem levar a organização a perda de tempo, dinheiro e até de patrocínio. Portanto, se dedicar na hora de realizar um bom plano de comunicação pode gerar vários benefícios e mitigar situações críticas, oriundas de boatos criados nos corredores das empresas.

Desenvolvimento

Apesar das comunicações no ambiente de projeto serem mencionadas como fator critico de sucesso, percebe-se que a materialização disto é feita de forma protocolar dentro das organizações.

Neste contexto, listamos abaixo as 10 dicas de ouro para que tenhamos uma comunicação mais efetiva nos projetos, quais sejam:

1. Ouça ativamente e de modo eficaz.

Para que a comunicação funcione de forma eficaz, todos os envolvidos no projeto devem participar deste processo. Trabalhar a comunicação como um esforço em grupo significa manter todos os envolvidos alinhados. Esse processo está diretamente ligado ao feedback que os profissionais recebem.

O gerente de projeto precisa que os profissionais envolvidos no projeto executem o que os stakeholders querem, mas estes profissionais precisam ser ouvidos. Também deve ser levado ao conhecimento de todos da equipe, o feedback dos stakeholders para que os profissionais tenham certeza de que estão no caminho certo.

2. Solucione conflitos para evitar impactos negativos

O conflito é parte da vida cotidiana. Isso acontece em torno de nós de formas diferentes, mas é importante agir sobre ele assim que notar que está lá.

Não deixe o conflito piorar, assumindo que ele irá simplesmente desaparecer.

Agir rápido e com foco é importantíssimo.

3. Resuma, reveja e identifique as etapas seguintes

Estabeleça uma rotina de reuniões obrigatórias, onde cada membro da equipe tenha minutos de follow-up do projeto. Todos devem mostrar os seus planos para a próxima semana e qualquer problema encontrado deve ser discutido, sempre de forma objetiva. Além disso, é importante que sejam evidenciadas as datas dos eventos importantes do projeto para que, conforme a proximidade das entregas, o gerente de projeto consiga conduzir tudo de maneira ordenada, eficiente e prática. A comunicação da equipe entre si, cria um sentimento de urgência que faz cada indivíduo buscar apresentar progresso a cada semana.

4. Esclareça as “zonas cinzentas” nas responsabilidades do projeto

Um grave problema em projetos é a falta de definições sobre as responsabilidades, seja porque estas não foram bem definidas ou não tenham sido distribuídas corretamente. Isto geralmente se dá quando a empresa não se compromete com a equipe responsável pelo projeto, com isso a fim de levá-lo adiante, assume funções para as quais não está capacitada.

Em projetos desafiadores, é indispensável esclarecer aos envolvidos quais são as tarefas previstas, quem serão os responsáveis por elas e, em especial, enfatizar que possivelmente surgirão desafios inesperados e que todos deverão colaborar para solucioná-los.

5. Arme um sistema rápido de respostas para situações inesperadas

Pergunta: qual o plano de contingência em caso de problemas de comunicação?

A complexidade deste plano, logicamente, vai variar de acordo com o porte da empresa e do nível técnico do projeto em si.

Por exemplo, trabalhar em uma empresa de grande porte onde o projeto está gerando grande desgaste da marca junto à comunidade.

Neste caso, avaliar a possibilidade de publicar uma nota de esclarecimento para comunicar o que está sendo feito, porque é quais benefícios o projeto pode gerar a todos é uma necessidade.

6. Garanta que as vias de comunicação estejam liberadas

É necessário ter em mente que os profissionais das organizações são os olhos, os ouvidos e a boca voltados para o projeto. Mesmo que o projeto esteja restrito a própria organização, ele certamente atingirá toda a empresa se gerar retorno (positivo ou negativo).

Então, verifique continuamente se todos os canais de comunicação, para o projeto, estão disponíveis para atender aos retornos dos colaboradores. Cheque se todos os e-mails recebidos são respondidos, se as mensagens postadas nos canais internos foram devidamente encaminhadas etc.

Se seu projeto depende de parceiros externos para acontecer, então, cuidado redobrado. Lembre-se que a urgência da sua organização pode não ser a urgência de seu fornecedor.

7. Conheça seu público/partes interessadas e adapte sua comunicação a ele

Os executivos das empresas muitas vezes não se preocupam com as tarefas de um projeto. Eles querem saber de itens como: Por que estamos fazendo isso? Qual é o problema ou oportunidade? Quais são os benefícios? Quais são as datas e etapas principais? Você vai cumprir essas datas? Se não, por que não? Nestes níveis hierárquicos, às vezes, o plano de negócio normalmente é suficiente para responder tais perguntas.

Áreas de vendas, por exemplo, podem querer saber por que e como um projeto impacta diretamente neles. A área de operações pode e deve saber se será levado em consideração pontos específicos quando pensaram em um novo processo para implementar.

Para cada uma das áreas ou níveis será necessária uma abordagem adequada a linguagem.

8. Forneça tempo suficiente para receberem a mensagem

Uma queixa comum em projetos é que as pessoas não têm tempo suficiente para responder ou perguntar sobre o que está sendo comunicado a eles.

Se existe uma solicitação de feedback referente a um evento, entrega ou teste que está por vir, ou para que pessoas se inscrevam para um determinado treinamento, é melhor ter certeza que foi fornecido tempo suficiente.

Não há um número mágico, mas dependendo da finalidade da comunicação, para cada situação deverá existir um tempo suficiente de assimilação.

9. Mantenha a calma

É um exercício muito difícil, mas se observar este ponto, então já está um passo à frente. O gerente de projetos sempre se encontra no centro do fogo cruzado –  mantenha a calma!

Em ambientes com muito estresse, todos já estão irritados, e se o gerente de projetos for contaminado pela mesma irritação só piora a situação.

Sentindo que está ficando tenso, é ótimo dar um passo para trás “mentalmente”, respirar e relaxar. Isto se faz necessário para que o lado racional prevaleça e a demonstração de liderança não falte.

10. Seja específico

Seja para comunicar o impacto no cronograma de um eventual atraso na entrega ou as ações que estão sendo tomadas para corrigir um determinado problema, a mensagem deve ser oportuna, completa e concisa.

Conclusões

As dicas abordadas neste artigo almejam abrir espaço para mudanças significativas na abordagem dos gerentes de projeto. Baseando-se nelas enquanto boas práticas, os mesmos estarão melhor posicionados para se comunicar melhor e gerar um impacto muito mais significativo para a organização e para todos atores envolvidos no projeto.

Referências

• DINSMORE, Paul; Neto, Fernando Henrique da Silveira . Gerenciamento de Projetos e o Fator Humano. Rio de Janeiro. Qualitymark, 2007.
• GUIA PMBOK. Um Guia para Gerenciamentos de Projetos. 4a ed. Project Management Institute. EUA, 2009.
• PMI’s Pulse of the profession. O alto custo do baixo desempenho: como melhorar os resultados dos negócios, 8ª pesquisa de gerenciamento de projetos globais, Rio de Janeiro, 2016.
• OLIVEIRA, André. 3 Dicas de Comunicação Indispensáveis em Projetos de Inovação, São Paulo, 28 nov. 2013. Disponível em: <http://www.inovacaoaplicada.com.br/2013/11/28/3-dicas-de-comunicacao-indispensaveis-em-projetos-de-inovacao/>. Acesso em 09 mai. 2016.
• ROSAMILHA, Nelson. Dicas Práticas e Rápidas de Comunicação em Projetos, São Paulo, 17 jan. 2016. Disponível em: <http://nelsonrosamilha.blogspot.com.br/2016/01/dicas-praticas-e-rapidas-de-comunicacao.html>Acesso em 09 mai. 2016.
• Kelly Projects Solutions. 6 Tips for Effective Project Communication, Durham, 11 fev. 2016. Disponível em: <http://kellyprojectsolutions.com/6-tips-for-effective-project-communication/>. Acesso em 09 mai. 2016.

Sobre os Autores:

Félix Pio de Mendonça D´Assunção é Engenheiro Civil graduado pelo UFMG e pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC. Possui experiência nas áreas de construção civil de grande porte, planejamento e implantação de sistemas de gestão. Exerceu atividades em empresas como a Ipiranga Produtos de Petróleo S.A. e Locguel. Responsável técnico de obras da Direcional Engenharia S.A. E-mail: felixdassuncao@gmail.com

Geison Faleiro Nunes é Engenheiro Civil graduado pelo Pitágoras, pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC e em Engenharia da Segurança e Medicina do Trabalho pela UEMG. Exerceu atividades como gerente comercial na rede de lojas Eletrozema e trainee da qualidade na Kromberg & Schubert do Brasil no ramo de automotivo, estagiou na Construtora Atrium durante dois anos. Atualmente é Engenheiro Civil de execução da Unimed Divinópolis. E-mail: geisonfnunes@hotmail.com

Marcela Assunção Rodrigues é Engenheira Civil graduada pelo Centro Universitário Newton, Turismóloga pela PUC-Minas, pós-graduanda em Engenharia de Planejamento pelo IETEC e em Engenharia de Segurança do Trabalho pela UCAM. Exerceu atividades profissionais em empresas de diversos segmentos, tais como Ericsson, MRV e INPAR. Atualmente é responsável pela supervisão e acompanhamento de obras da Construtora Delta. E-mail: marcelaarodrigues@yahoo.com.br

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Gestão de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 12 do IETEC.

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