Como gerenciar interfaces em um cronograma

Este ponto, gerenciar interfaces (dependência de ações entre diferentes envolvidos), é sistematicamente deixado de lado “sem querer” ou simplesmente será o incêndio da hora daqui a pouco, por não estar claro. Exemplo, para executar uma tarefa dependo de receber do meu contratante ou de um terceiro a liberação de uma área ou de um projeto que, teoricamente, estaria compatibilizado para com os demais projetos.

A parte, a palavra projeto em si já trás problemas, pois aqui temos uma palavra para o que no inglês, conforme o caso, são três: project, design e draft.

Em um projeto grande e/ou complexo temos vários contratados e cada qual com um escopo e entre estes escopos a interface, então. Na maioria dos casos isto gerará vários cronogramas e um esforço de gerenciar as interfaces. Ai aparece ainda a figura do Gerenciador (empresa), que na maioria das vezes e não deveria é um simples porta-voz que carrega os problemas de um lado para outro e não gerencia nada como deveria, não existe antecipação aos problemas e gestão de riscos. Outra figura que aparece é formas mágicas de tentar consolidar os diversos cronogramas, muitas vezes com um template não único, sem ainda neste haver a preocupação de encadear as interfaces.

Qual a solução? A solução é se ter o cronograma do projeto e esforço sincero para desenvolvê-loenvolvendo o máximo possível de interessados e o mais cedo possível se trabalhar a identificação e qualificação, então, de riscos iniciais. Quando a empresa trabalha com projetos semelhantes, se partir de uma EAP padrão, até para poder comparar um projeto contra outro em termos de performance.

Aí vem a pergunta, posso ter vários cronogramas e juntar tudo? Nãoooooooo!!! Temos que ter um cronograma único desenvolvido de forma colaborativa e acompanhado em reuniões de análise crítica semanal com todos os envolvidos do projeto no momento. Exceções a isto tratarei em próximo post, mas no fim das contas será um único só organizado a partir de vários em um ambiente de EPM. A partir deste cronograma pode se ter um planejamento de curto prazo em separado onde o cronograma do projeto é a meta e tem os encadeamentos, interfaces, entre os diversos contratados e um gerenciamento único dos impactos se alguém atrasar, então. Neste caso o cronograma se torna uma ferramenta de comunicação. Para as situações novas que vão surgindo durante o projeto na EAP sempre recomendo a criação de um item chamado Omissos e Surpresas e os itens que entram ai, normalmente, alteram um sequenciamento, pois entram no meio! Assim temos, naturalmente, mapeados todos os extras que vão surgindo e impactos. Estes itens não terão linha de base.

Como no exemplo acima, recorte de um trabalho, tenho a parte inicial de uma EAP desenvolvida, onde como podemos ver a Obra, que seria o projeto, é apenas uma parte. O próprio gerenciamento tem que ter mapeadas as suas tarefas, pois estas envolvem um esforço considerável e importantíssimo. Se não tenho projetos ou uma área que deveria estar liberada não está não posso executar. Tenho várias necessidades logísticas no canteiro, que são ignoradas, ou resolvidas no microgerenciamento gerando desperdícios enormes. Outro ponto interessante é criar uma etapa só com as entregas com tarefas marcos e com data limite.

Já orientei/colaborei com projetos bem sucedidos desta forma, cronograma do projeto (único). Infelizmente, hoje a maioria dos Gerenciadores não são Gerenciadores e sim cobradores de algo que chamam de cronograma. Cronograma desenvolvido, seriamente, é aquele instrumento onde se altera uma situação que pode ser de uma interface e já tenho o impacto desta no restante do projeto. Seguem algumas perguntas para sua avaliação e para corroborar com o exposto ou para sua crítica:

• Como você recebe o relatório de status do projeto (semanalmente), se recebe? Tem o previsto x realizado que não seja só financeiro e possa induzir a erros (o próximo post será sobre valor agregado, outra bela discussão que complementará esta)?
• Você recebe com regularidade e de forma proativa as informações, ou seja, sem surpresas (sem incêndio, sem “bola nas costas”)?
• Você sabe se está havendo alteração de caminho crítico de projeto e qual a premissa adotada para desenho do mesmo?
• Você está sendo informado da evolução dos riscos e das interfaces que estão atrasadas ou na iminência de e de outras questões que estão sendo gerenciadas/replanejadas (omissos e surpresas)?
• Você está recebendo semanalmente de projeção de término e planos de ação no mínimo no formato 5W2H, para o próximo período?
• Demais documentos como RDO, Atas e outras documentações são objetivos (formato derivado do5W2H, técnica de escrita de objetivo Smart, paralelismo de lista, tarefas com verbo + substantivo…)?
• Você já ouviu falar em 6M’s ou simplificando das restrições atuais do seu projeto?
• O Lookahead de contratações está claro e em dia na sua execução?
• Você recebe o cronograma do próximo período (tipo, se acompanhamento é semanal o do próximo mês) com linha de andamento?

Entre outras tantas…

Enfim as Interfaces são pontos nevrálgicos no cronograma e muitas vezes não aparecem nos cronogramas. Como já posto o cronograma único bem desenvolvido com interfaces claras pode ser uma excelente ferramenta de comunicação do projeto e de integração entre os envolvidos.

Sobre o Autor:

Alexandre Ely, Engenheiro Mecânico com experiência em Gestão de Projetos. Consultoria na área de GP para implantação de ferramentas que permitem a colaboração de equipes e que tornem a vida do projeto mais tranquila. Diretor da Ely Projetos. A Ely Projetos tem como mote “Nosso negócio é entregar Performance”.

E-mail de contato:   alexandre.ely@elyprojetos.com.br . Veja mais no site da empresa www.elyprojetos.com.br

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