A importância do Business Case para Governança

O que é um Caso de Negócio (Business Case)?

Um caso de negócio é desenvolvido para se formalizar os recursos, o capital necessário de investimento e o retorno esperado com determinado projeto.  Entretanto, isso não implica que o caso de negócio seja um documento financeiro principalmente.  Logicamente todos os casos de negócio precisam ter a justificativa financeira, mas não deve ser o único propósito do documento.

Um caso de negócio deve ser o local a armazenar todas as informações relevantes sobre o “desafio do negócio” e o projeto a ser implantado.  Deve possuir justificativa de negócio, financeira, de satisfação de cliente e qualquer outra que seja necessária a ser documentada.  Esse documento deve “contar a história” de por que, o que, como, quando e aonde, justificado nos três pilares (pessoas, processos e tecnologia), bem como as oportunidades de melhoria.

Sabemos como definido anteriormente que a governança corporativa tem como objetivo fornecer a estrutura através da qual os objetivos da empresa são definidos, os meios se de alcançar esses objetivos e de se monitorar o desempenho são determinados.

O objetivo de um business case é o de consolidar os desafios e os interesses da governança corporativa.

A Necessidade de um projeto

Como o projeto ajudará a resolver os problemas identificados pela organização?

Qual a solução recomendada?

Essa parte deve propor uma solução (teoricamente, a melhor solução para os problemas identificados), bem como, se for necessário para avaliação, justificar por que essa solução foi escolhida em detrimento de outras possíveis.

Quais os benefícios esperados?

Como a solução e a sua operação no dia a dia resolve os problemas identificados?

Tente avaliar e demonstrar com estudos de simulação o impacto da solução nos três pilares: pessoas, processos e tecnologia.

O que vai/pode ocorrer ao negócio se a solução não for implantada?

Aqui é a avaliação da opção de não se fazer nada…

Quando a solução será implantada e os recursos necessários para tal?

Aqui se deve apresentar o cronograma inicial estimado, recursos necessários, etc.

Quanto de investimento será necessário? Qual o prazo de investimento?

Grupo de pessoas envolvidas, bem como listando as responsabilidades e conhecimentos necessários.

Estudo de retorno de investimento e o tempo esperado.

As Três Funções de um Caso de Negócio

A escrita de um caso de negócio força a equipe a parar, sentar e refletir sobre todo o trabalho de análise de problemas e estudo de soluções. É muito fácil para todos simplesmente continuar trabalhando, sem documentar o que foi atingido.

O processo de documentação é muito importante e exerce papel essencial no que chamamos de “Consolidar o Conhecimento”.  A consolidação do conhecimento significa difundir o conhecimento entre o time e também para as partes interessadas externamente ao time de trabalho.

A segunda função do Caso de Negócio é verificar que a solução proposta endereça as necessidades de negócio e se torna o veículo para receber investimentos internos e aprovação para passar para a próxima fase.  Por isso é tão importante para o time de trabalho documentar também o que pode ocorrer se o projeto não for aprovado.

Não apenas os problemas identificados do negócio poderão continuar como também o cenário pode evoluir e essa evolução deve ser projetada e documentada, a fim de prover essa informação a alta administração para que a decisão seja bem embasada.

Tendo tudo consolidado em um único documento, fica relativamente fácil ligar os problemas, solução e benefícios esperados.  O desenvolvimento do caso de negócio com todos esses itens facilita o desenvolvimento da justificativa financeira e pode comumente também identificar falhas e problemas não endereçados pela solução proposta.  Nesse ponto, a solução deve ser revista e verificada que endereça todos os pontos identificados durante a fase de estudo e análise.

Isso possibilita também a alta administração priorizar os projetos, já que os problemas identificados, benefícios esperados, investimento necessário, ROI (retorno do investimento) e custo de não implantar a solução estão identificados e podem ser comparados com outros projetos/casos de negócio.

A outra função importante do caso de negócio é enviar uma mensagem consistente e única para todas as partes interessadas (stakeholders).  O caso de negócio possui uma visão de alto nível sobre o problema, solução proposta e benefícios esperados, também documentando as partes afetadas da organização – clientes, gerência, operação, pesquisa e desenvolvimento, vendas, etc.

Modelo de Business Case

Considerações Práticas sobre Business Case

Imagine que você é um executivo de uma empresa muito grande. Os departamentos de sua empresa lhe apresentam ideias sobre muitas iniciativas diferentes (projetos em potencial) para gastar dinheiro.

A seleção arbitrária de um projeto em detrimento de outro pode gerar desperdício dos recursos disponíveis. Em vez disso, a sua organização deve ter um método para determinar quais dos possíveis projetos ou programas proporcionarão o maior benefício ou, em termos do Guia PMBOK, oferecerão o melhor apoio ao plano estratégico da empresa.

Pode ser até que haja um comitê de seleção de projetos para reunir todos os dados sobre as várias ideias de projetos.

Ainda que gerentes de projetos não estejam normalmente envolvidos na seleção de projetos, eles precisam manter o foco no business case durante todo o projeto para assegurar que o projeto atinja os resultados para os quais foi selecionado.

Veremos um exemplo de como um business case pode afetar a maneira como um projeto é gerenciado.

Uma empresa selecionou um projeto específico porque ele contribuiria para seu plano estratégico de entrada em uma nova área de negócios. O gerente do projeto tem um plano de gerenciamento de projetos que inclui um cronograma e um orçamento aprovados.

O gerente do projeto descobre que o orçamento aprovado é uma restrição que poderia impedir a entrada bem-sucedida da empresa no novo mercado. E solicita uma mudança no orçamento, em vez de cortar custos para manter o projeto dentro do plano de gerenciamento.

Se o gerente do projeto não solicitasse o aumento no orçamento, a empresa poderia ter perdido seu objetivo de entrar com sucesso na nova área de negócios.

Portanto, os gerentes de projetos devem saber por que seu projeto foi selecionado e como ele se encaixa no plano estratégico da organização. Em seguida, eles precisam assegurar que o projeto satisfaça essas necessidades. O business case descrito no termo de abertura do projeto explica a necessidade empresarial e a análise usada para justificar o projeto.

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Sobre o Colunista: Luiz Cláudio de Faria Pimenta, especialista em Gestão de Projetos de Engenharia pelo IEC-PUC-MG, Engenheiro Eletricista com ênfase em Sistemas Eletrônicos pela PUC-MG, Proficiência em Língua Inglesa – Universidade de Michigan – USA, Técnico em Eletrônica pelo COLTEC-UFMG. Professor de Pós Graduação em Gestão de Projetos na Faculdade Pitágoras BH, Betim, e Contagem. Grande experiência na implantação, manutenção e melhoria contínua da norma ISO 9001, desde as definições preliminares, elaboração de todos os procedimentos da qualidade, manual da qualidade, comitê de gestão, comprometimento da alta direção e todos os processos e técnicas eficazes na implantação e melhoria contínua. Atuação  em consultoria, gestão, coordenação, implantação de projetos e obras de telecomunicações, bilhetagem eletrônica, e empreendimentos técnicos.

E-mail de contato: pimenta-luiz@ig.com.br.

Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.

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