Como Estimar as Durações das Tarefas no Cronograma do Projeto?

RESUMO

Ao elaborar um cronograma, uma das partes mais importantes e ao mesmo tempo uma das mais desafiadoras é a de estimar as durações das tarefas. Para que o cronograma se torne mais preciso, algumas técnicas poderão ajudar nessa missão. Algumas delas, como a Estimativa Paramétrica, são mais precisas, porém exigem algumas etapas já definidas no projeto como o orçamento. Outras, como a Estimativa Análoga, permitem uma estimativa mais rápida, mas poderão apresentar maior variação no decorrer do projeto.

INTRODUÇÃO

A relação lógica das tarefas e durações associadas irão determinar a duração total do projeto. É importante ressaltar que a duração é um valor estimado. Para tarefas mais conhecidas e repetitivas, ela será mais assertiva. Para aquelas não tão comuns, poderá apresentar alguma distorção. Para lidar com essa situação e tornar a estimativa mais precisa, existem algumas técnicas que poderão ser aplicadas.

DESENVOLVIMENTO

Segundo Mattos (2019), duração é a quantidade de tempo necessária para a execução de uma tarefa (seja em meses, semanas, dias, horas ou minutos).  No planejamento de um projeto, o mais comum é sempre considerar as durações em dias (ou semanas etc.) úteis. Assim, 30 dias úteis são diferentes de 30 dias corridos.

Mattos (2019) ainda destaca algumas regras práticas para determinar a duração de uma tarefa:

• Avaliar as durações uma a uma: fazer a análise da duração de cada tarefa separadamente das demais. Pensar se haverá MO suficiente, materiais e equipamentos que se adequem (a não ser que não seja possível saber disso nesse momento);
• Adotar o dia normal: considerar o período normal de jornada, portanto sem contar com horas extras;
• Não pensar no prazo total do projeto: nesse momento, deve-se colocar a quantidade de tempo necessária, portanto sem se deixar influenciar pelo prazo total do projeto. Depois serão feitas análises de recursos necessários e ajustes para o cumprimento do prazo final.
• Dias úteis ≠ Dias corridos: lembrar que a duração é a quantidade de períodos de trabalho, o que é diferente dos dias de calendário.

Fatores que podem afetar a duração, segundo Mattos (2019):

• Experiência da equipe: quanto mais experiente for a equipe, mais rapidamente a tarefa será executada;
• Grau de conhecimento do serviço: trata-se da curva de aprendizagem. Uma tarefa nova requer familiarização da equipe, portanto o ritmo de execução poderá ser mais lento no início e crescer ao longo do tempo;
• Apoio logístico: entrega de materiais, mobilização de equipamentos e suporte à mão de obra. A mão de obra não pode ficar parada esperando, para que possa produzir é necessário que estes itens estejam disponíveis no tempo certo.

A seguir, algumas técnicas para a estimativa de durações.

Estimativa de duração através de opinião especializada

Segundo o PMBOK (2017), a opinião especializada é baseada em expertise numa área de aplicação, Área de Conhecimento, disciplina, setor econômico etc. adequada para a tarefa que está sendo realizada. A expertise pode ser passada por grupo ou pessoa com formação, conhecimento, habilidade, experiência ou treinamento. Pode-se ter como exemplo também, um template de cronograma que já venha com durações determinadas pela companhia.

 Estimativa de Duração Análoga

A estimativa análoga é baseada através da comparação com projetos semelhantes (escopo, tamanho, complexidade e outros). É uma estimativa menos precisa, porém mais rápida. Ela é mais usada quando ainda não há muita informação sobre o projeto e conta com a expertise da equipe (PMBOK, 2016).

Estimativa de Duração PERT (ou de 3 pontos)

Dentro do método PERT (Program Evaluation and Review Technique – Avaliação do Programa e Técnica de Revisão), existe a técnica de determinação da duração baseando-se em três estimativas: Otimista (O), Pessimista (P) e Mais Provável (MP). Através de uma fórmula, as incertezas e riscos poderão ser ponderados (Camargo, 2020). Temos:

PERT = (Pessimista + 4 x Mais Provável + Otimista) / 6

Exemplo:

Duração da execução da pintura em um apartamento:

• Estimativa Pessimista: 10 dias
• Estimativa Mais Provável: 8 dias
• Estimativa Otimista: 6 dias

PERT = (12 + 4 x 8 + 6) / 6 = 8,3 dias

Estimativa de Duração Paramétrica

Estimativa que usa os dados e parâmetros do projeto para o cálculo da duração, portanto, mais precisa. O orçamento de um projeto pode servir como referência para o cálculo das durações. As composições de custo unitário do orçamento são tabelas que contém a lista de insumos com os índices (ou coeficientes de consumo). Estes índices, como Homem Hora, poderão servir como norte no cálculo da duração. Veja o exemplo de uma composição de mão de obra para se fazer 1 metro quadrado de alvenaria.

Tabela 1: Composição de Alvenaria – o autor, 2020

A mão de obra mandatória é o pedreiro. Um pedreiro gasta 1,80 horas para executar um metro quadrado de alvenaria. Supondo um projeto de 500 metros quadrados, temos:

• 500 m² x 1,80 h/m² = 900 horas
• Adotando uma jornada de trabalho de 8 horas/dia = 112 dias
• Desta forma:

Tabela 2: Durações – o autor, 2020.

REFERÊNCIAS

CAMARGO, Robson. Estimativa PERT – Como estimar o prazo de um projeto de forma rápida e assertiva. Robson Camargo Projetos e Negócios, 2018. Disponível em:  https://robsoncamargo.com.br/blog/Estimativa-PERT-Como-estimar-o-prazo-de-um-projeto-de-forma-rapida-e-assertiva Acesso em: 6/jul/2020.

PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos: (Guia PMBOK) – sexta edição. Pennsylvania: PMI Book Service Center, 2017.

MATTOS, Aldo Dórea. Planejamento e Controle de obras. 2 ed. Belo Horizonte: Oficina de Textos, 2019.

Sobre o autor:

Rodrigo Pierre – Engenheiro de Produção Civil e MBA em Gerenciamento Estratégico de Projetos pela universidade Fumec. Pós graduando em Engenharia de Planejamento pelo IETEC. É Técnico em Edificações (Senai). Há mais de dez anos no mercado, tem experiência com gestão de projetos e forte atuação com planejamento e controle de obras residenciais, industriais e prediais. Já trabalhou tanto em consultorias de gerenciamento, planejamento e controle, quanto em construtoras. Tem também experiência com os métodos ágeis de gerenciamento de projetos (Scrum). Atualmente, além de Analista de Planejamento, implantando e disseminando as boas práticas de planejamento, exerce a função de Product Owner na MRV Engenharia. Email: rodrigo.pierre.bh@gmail.com LinkedIn: linkedin.com/in/rodrigopierrebh