Como funcionam o Escritório de Projetos e o Escritório de Processos?

O Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO – Project Management Office) é uma entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento coordenado de projetos, programas e portfólio. Ele pode atuar de forma corporativa ou setorial.

O Escritório de Gerenciamento de Processos (BPMO – Business Process Management Office) é uma área da empresa voltada exclusivamente para o mapeamento, redesenho e gestão dos processos internos.

No meu artigo “Como Implantar um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)?” eu escrevi acerca dos possíveis serviços que podem ser prestados por um PMO e apresentei dicas de como implantar com sucesso um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO).

A estratégia organizacional é implementada por projetos e processos. Nós utilizamos projetos para mapear, redesenhar e implantar processos. Para gerenciar projetos utilizamos processos. Vemos, portanto, como projetos e processos têm uma sinergia importante. Nas Organizações, normalmente, as áreas responsáveis pelas governanças de processos e projetos não costumam estar juntas. Neste artigo eu proponho que essas áreas sejam reunidas em um Escritório de Gerenciamento de Projetos e Processos.

A figura abaixo mostra a importância do alinhamento do gerenciamento de projetos e processos com a estratégia organizacional.

Figura 1 – O alinhamento do gerenciamento de projetos e processos com a estratégia

Fonte: Adaptação da Figura 1-3 de PMI (2013b)

A construção de valor para o negócio de uma Organização é realizada por meio da gestão eficaz do seu portfólio de programas, projetos e processos. Na sinergia e balanceamento dos projetos e processos é que as organizações maximizam os benefícios para o negócio.  Desta forma, a implantação de um Escritório de Projetos e Processos (EPP) ou Project and Process Management Office (PPMO) tem como principal objetivo incorporar uma estrutura de excelência na gestão corporativa, promovendo uma visão única, mais abrangente, consolidada e integrada do valor para o negócio e das ações necessárias para acrescentar esse valor. Consiste na junção de dois conceitos: o Escritório de Processos (BPMO – Business Process Management Office) e o Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office).

Analisando esses dois conceitos, observamos que dentro do contexto organizacional:

• Seus objetivos são convergentes para o acompanhamento da execução da estratégia empresarial.
• Os projetos de geração de um produto ou serviço novo estão integrados aos processos operacionais.   
• Ambos, processos e projetos, precisam de um sistema de indicadores de desempenho para garantia do sucesso.
• Os benefícios (produto ou serviço) gerados pelos projetos finalizados, poderão ser atingidos futuramente, muito tempo depois da sua transferência operacional e da sua transformação em processo.  
• As habilidades e competências necessárias dos gestores de processos e projetos são as mesmas, relacionadas principalmente a: gerenciamento das mudanças, comunicação, relacionamento interpessoal e administração de conflitos.
• Um PMO na sua gestão de portfólio poderá ter projetos de melhoria de processos operacionais.
• A implantação de um projeto poderá alterar significativamente, ou não, um processo operacional.
• Analisando dentro do portfólio, projetos e processos em conjunto, a organização terá condições de otimizar a utilização dos recursos financeiros, os recursos materiais e as pessoas, diminuindo custos, riscos e esforços, visando maximizar os benefícios esperados.

Considerando também, que suas principais funções estão relacionadas com:

• Definir, divulgar e estimular a utilização das melhores práticas.
• Desenvolver competências em gestão e na utilização de metodologias.
• Fornecer a capacitação necessária, o suporte e o coaching nos diferentes níveis de gestão.  
• Realizar uma gestão de conhecimento para registrar e divulgar: padrões de documentos e templates, a aplicação das melhores práticas e das lições aprendidas.
• Coordenar, integrar e priorizar seu portfólio de projetos e processos.
• Definir métricas e KPI’s para acompanhamento do desempenho, do plano de comunicação e realizar a intermediação entre os gestores e a administração executiva.
• Participar do planejamento estratégico.
• Gerenciar os benefícios, mapear o relacionamento e o ambiente.
• Conduzir auditorias.
• Ser conselheiros da alta administração.

Conforme o exposto, podemos deduzir que existe uma forte interação entre projetos e processos, e que as funcionalidades de um PMO e de um BPMO são semelhantes e, portanto, sua integração gerará significativos ganhos corporativos.

Consideramos que os benefícios dessa integração são: permitir uma gestão de portfólio mais abrangente e eficaz; potencializar a geração do valor empresarial; melhorar a comunicação; aumentar a capacidade para a priorização do portfólio; e otimizar a utilização dos recursos com uma forte redução de custos e esforços.

Assim como cada organização é única, com seus valores, princípios, cultura e estrutura, seus processos e projetos também são únicos. Somente com a experiência e as lições aprendidas será possível construir um caminho de crescimento que permita a adoção de métodos próprios para gerenciar processos e projetos. O conhecimento assim adquirido se transformará em um dos principais ativos organizacionais, arma fundamental para a geração de valor, para a competitividade e para a permanência no mercado.

Referências

1. BARCAUI, André [et al.]. PMO – Escritório de Projetos, Programas e Portfolio na Prática. Brasport, 2011.
2. PMI, Project Management Institute (Editor). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 5a. Edição. Pensilvânia: Project Management Institute, 2013a.
3. PMI – Project Management Institute (Editor). The Standard for Portfolio Management. USA: PMI, 3ª Edição, 2013b.

Sobre o Autor:

Carlos Magno da Silva Xavier (Doutor, PMP), Diretor do Grupo Beware – Eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É autor/coautor de 14 livros, Doutor em Administração pela Universidad Nacional de Rosário, Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME) e certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI). É sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial e professor do MBA em Projetos da Fundação Getúlio Vargas desde 2001. Sua experiência profissional, de mais de 20 anos em gestão de projetos, programas e portfólio, inclui a consultoria em várias organizações, como TIM, Marinha do Brasil, BR Distribuidora, Petrobras, Halliburton, SESC-Rio, Eletronuclear, Eletropaulo, Odebrecht, Shopping Iguatemi entre outras. E-mail de contato: magno@beware.com.br – Site: http://beware.com.br

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