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Estabelecendo um Painel de Controle: Parte II – Consolidação de Informações

Publicado em 09/09/2019

Uma das maiores dificuldades dos gestores de empreendimentos imobiliários é consolidar, em um único relatório, informações de produção e projeção de receita, de modo a analisar estrategicamente o desempenho do projeto e antecipar possíveis cenários de desvio de custo e prazo. Estes desvios, quando não corrigidos, ameaçam a lucratividade prevista nos estudos de viabilidade e comprometem o resultado de um projeto, a princípio, interessante para a Companhia.

Neste sentido, os painéis de controle – famosos dashboards – se apresentam como uma ferramenta gerencial que permite visualizar os aspectos mais relevantes de um projeto e, de acordo com a confiabilidade das informações que o alimentam, informar às partes identificar possíveis riscos, possibilitando desenvolver ações preventivas.

É uma prática altamente recomendável que as empresas possuam a rotina de consolidar estas informações, discuti-las em reuniões de análise crítica e adotem medidas de monitoramento das ações – corretivas e preventivas – a que se comprometeram gestores e patrocinadores.

Aqui cabe um acréscimo ao entendimento do PMBoK: o patrocinador, além de fornecer recursos financeiros ao projeto, pode ser o responsável pela liberação de equipes, equipamentos e em alguns casos, a figura que exerce  influência junto aos demais envolvidos no projeto para garantir o envolvimento de toda a organização.

Vejam que tudo o que falamos até agora retorna ao famoso conceito do ciclo PDCA, onde o Orçamento e Cronograma base do Projeto são validados pela análise de desempenho durante a execução, permitindo o desenvolvimento de um Plano de Ação, que passa a ser elemento do Planejamento Inicial, uma vez que contém lições aprendidas para os próximos projetos ou pode definir mudanças no projeto.

E quais são os itens fundamentais em um Painel de Controle?

Na verdade, não existe um modelo definitivo, pois, para que o Painel cumpra seus objetivos, ele deve retratar os indicadores chave para a Organização. Empreendimentos residenciais a preço fechado têm premissas distintas de projetos a preço de custo, por exemplo. O ideal é que a Alta Diretoria e Gestores trabalhem em conjunto para formular as informações essenciais ao projeto, critérios de análise e metodologia de coleta.

No geral, as informações consolidadas em um painel de controle pertencem a três categorias:

ANÁLISE DE PROJETO

Neste campo, será analisado o desempenho do projeto em relação à versão atual do Orçamento e Cronograma, sempre tomando por base a versão vigente (atenção para a Gestão de Mudanças!).

Neste sentido, teremos:

a.      Datas limite: são os marcos contratuais – estabelecidos pelos contratos de financiamento bancário ou pelo contrato de administração – e os marcos de planejamento – data de conclusão estabelecida pelo planejamento, como metas de antecipação, por exemplo.

b.     Indicadores de Desempenho: neste campo serão comparados o desempenho físico e financeiro esperado para o projeto na data da análise e o que efetivamente ocorreu. As análises devem focar o realizado no mês da análise e o acumulado, apontando as tendências para conclusão do projeto.

ANÁLISE COMERCIAL

c.      Orçamento Inicial: as estimativas iniciais de custo para as etapas de Obra, Projetos e Administração, Terreno e Despesas sobre as Vendas serão atualizadas para a data de análise. Isto permite obter uma análise instantânea dos parâmetros adotados para a estimativa de custo do projeto, como o Custo de Obra Previsto por m2.

É importante trabalhar com o conceito de Valor Presente. A correção de possíveis distorções nas análises financeiras oriundas da inflação pode ser eliminada ao adotar-se a consolidação de valores em índices (CUB, INCC, USD).

d.     Análise de VGV: reúne as informações de receita total estimada, Realizada e a Realizar. A partir da área privativa vendável, é possível obter o indicador de Valor de Venda por m² privativo.

ANÁLISE DE RESULTADO

Enquanto na análise comercial foram consolidadas as informações de viabilidade do projeto – projeções iniciais de Receita e Despesa – aqui serão consolidadas as informações do que efetivamente se cumpriu, e que são, portanto, o resultado do projeto.

Uma das grandes discussões entre Planejamento e Contabilidade é o conceito de gestão adotado aqui: Caixa ou Competência. Penso que, por ser uma análise de RESULTADO, a análise por competência é mais adequada, uma vez que considera tudo o que efetivamente já foi comprometido do Orçamento do Projeto. Ademais, por ser uma visão de médio-longo prazo, ao analisar qual a tendência de desempenho do projeto até o último dia, é possível estabelecer ações corretivas e reverter um possível resultado negativo. A análise de Caixa deve ser analisada no Demonstrativo de Fluxo de Caixa, em um plano financeiro, e não gerencial.

e.     Custo Incorrido: são as despesas que já comprometeram o orçamento do projeto até o momento. Deve ser extraído dos relatórios do ERP. No exemplo de dashboard apresentado, a Diretoria quis em destaque os custos com juros do Crédito à Produção. Esta informação é realmente interessante para monitorar como despesas de capital externo podem impactar no resultado da obra.

f.       Custos a Incorrer: são as provisões de recursos do orçamento inicial que ainda estão disponíveis para a produção.

Em uma análise direta, este é o montante de recursos que a obra dispõe para corrigir um desempenho abaixo do esperado até o final da obra. Partindo do princípio que este documento é discutido por todos os gestores envolvidos no Projeto, esta informação fornece um cenário bastante claro do “fôlego” que a obra dispõe, e embasará o plano de ação para garantir os resultados esperados.

Novamente, para o exemplo de dashboard apresentado, foi do interesse da Diretoria destacar o volume do Financiamento à Produção disponível e a expectativa de juros ao longo do projeto.

g.      Fluxo de Caixa (Acumulado): há pouco comentamos sobre os Demonstrativos de Resultado e Fluxo de Caixa (DREs e DFCs). Neste campo, foi compilado o fluxo de caixa no mês da análise, fornecendo a fotografia instantânea do projeto, até aquele momento.

h.     Resultado do Empreendimento: é a consolidação do Resultado, apresentando qual a projeção do projeto no último dia, com o atual cenário de Caixa e Desempenho de Produção.

Por sua função de consolidar informações de desempenho e resultado, é fundamental que o Painel de Controle retrate os dados mais importantes para o projeto, e sinalize adequadamente qual a tendência final. Porém, é extremante improdutivo estabelecer uma rotina de consolidação de dados sem que ocorra a discussão entre os diversos setores – Planejamento, Suprimentos, Equipamentos, Obra, Qualidade e Diretoria – para definição das ações que serão tomadas e da metodologia de monitoramento de ações e resultados.

Estes dois passos são os mais complicados: analisar antecipadamente o resultado e agir de forma monitorada. É um processo que envolve mudança de processos e posturas, mas que no curto prazo, traz aumento de produtividade e comprometimento do time. Vale o esforço!

 

Sobre a Autora: 

Giseli Barbosa Anversa, PMP, é Engenheira Civil formada pela Universidade Estadual de Maringá, e atua há mais de dez anos em projetos de Engenharia de Custos de obras de Infraestrutura e Construção Civil. O foco de sua atuação profissional está na análise tática, estratégica e operacional de projetos, estabelecendo ferramentas de gestão de Custo e Prazo, direcionando as ações aos resultados acordados entre Clientes e Partes Interessadas. E-mail de contato: giseli.anversa@gmail.com

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