Importância do levantamento de requisitos para o sucesso dos projetos

RESUMO

O PMI – Project Management Institute demonstra, por meio de uma pesquisa com mais de 2000 profissionais, os números do desperdício de recursos e retrabalho proveniente da má gestão dos requisitos. Números esses apresentado no relatório Pulse of the Profession – Gerenciamento de requisitos: uma competência fundamental para o sucesso de projetos e programas, publicado em 2014.

Este estudo aponta que a atividade de elicitar requisitos deve ocorrer de forma estruturada, a fim de assegurar que sejam aplicadas práticas consistentes e padronizadas, pela equipe do projeto, para entender, documentar e monitorar os requisitos e necessidades que um projeto deve atender.

Desta forma, o presente trabalho propõem a estruturação do levantamento de requisitos por meio de um framework desenvolvido segundo os princípios do design thinking e business design. Visões essas que vêm sendo o foco de interesse de várias empresa de classe mundial e que é abordado neste framework alinhados às necessidades e visões mais atuais indicadas pelo PMI – Project Management Institute.

INTRODUÇÃO

O desenvolvimento de projetos de sucesso é realizado por meio de uma série de fatores, restrições e processos que a equipe executora deste empreendimento deve observar, a fim de se chegar ao atendimento das necessidades, atingimento de metas e resultados desejados. O gerente de projetos pode lançar mão de uma série de ferramentas, metodologias e processos de gestão que irão auxilia-lo no desenrolar da criação, execução e finalização dos mais variados projetos que participa. Neste contexto, o entendimento do que o projeto deve entregar passando pelo levantamento consistente dos requisitos deste empreendimento figura como um processo crucial desta atividade.

Entende-se por requisitos como sendo uma condição ou capacidade que deve estar necessariamente presente em um produto, serviço ou resultado com o objetivo de satisfazer um contrato ou especificação formalmente imposta (PMI, 2016). Percebe-se que esta definição demonstra que os requisitos são, de forma geral, os meios pelo qual um serviço ou produto irá entregar um benefício ou um valor. Fatores esses entregues para um usuário que irá utilizar um produto ou uma empresa que poderá ter sua receita incrementada em uma porcentagem desejada. Tal premissa indica a importância que o levantamento de requisitos possui, sendo essa característica amplificada, no momento em essa realização se apresenta como uma atividade de planejamento e modelagem de uma solução que. Desta forma, a elicitação de requisitos sendo executada de forma inconsistente poderá proporcionar um efeito cascata de erros durante todo o ciclo de vida do projeto, indicando, por consequência, a necessidade desta atividade ocorrer por meio de um processo estruturado.

Desta forma, uma das abordagens possíveis para atacar essa demanda crítica e estabelecer uma estruturação de levantamento de requisitos por meio de um framework.

DESENVOLVIMENTO

Framework é uma coleção que incorpora um conjunto de classes, interfaces ou padrões dedicadas a solucionar um grupo de problemas por meio desta arquitetura. O Framework Planning by Design propõem uma solução para as equipes realizarem levantamento de necessidades e elicitar requisitos de forma estruturada, colaborativa e que favorece a inovação e criatividade. Essa abordagem e realizada por uma série de processos, técnicas e ferramentas provenientes do design thinking e business design, alinhadas a apontamentos importantes realizados pelo PMI – Project Management Institute, por meio de suas publicações Requirements Management – A pratice Guide, Business Analysis for Practitioners e o guia PMBOK 5ª Ed.

Essa solução está estruturada em quatro espaços de planejamento, quais sejam:

• Preparação: espaço dedicado a um entendimento inicial e contextualização do projeto, sendo necessário uma abordagem sistêmica, ou seja, um entendimento sobre o negócio ao qual o projeto está vinculado, os objetivos e estratégias deste empreendimento e as necessidades e metas que o projeto deve ter como foco. Tal fase é importante para definir uma visão do projeto, que pode ser confirmada ou reformulada nas próximas fases.
• Imersão: momento de entendimento aprofundado das necessidades e objetivos do projeto e da organização. Através de processos de exploração, mapeamento de stakeholders, organização e analise de necessidades, a equipe válida ou reformula a visão do projeto.
• Conceituação: com os dados levantados e a visão do projeto validada, as necessidades do projeto já estão bem definida pela equipe, sendo que a partir de agora a equipe pode utilizar todas essas informações para gerar ideias, por e chegar a uma solução adequada a ser desenvolvida por meio de um projeto ou programa.
• PlanD: a partir da geração de um cardápio de ideias e a definição da melhor solução a ser entregue, a equipe tem condições de desenhar como essa solução irá se construída. Aqui se determina o escopo do projeto, recursos e atividades necessárias para se entregar um produto, serviço ou resultado, além de uma proposta de valor.

As quatro etapas de planejamento deste framework não ocorrem necessariamente de forma linear, mas antes, apresentam um caráter iterativo. Isso se faz necessário para trazer flexibilidade, favorecendo sempre a busca de informações e dados de forma mais consistente. Desta forma a equipe pode trafegar entre essas etapas em qualquer momento deste processo de criação de um determinado empreendimento. É importante salientar a necessidade da colaboração entre as equipes neste processo para trazer mais efetividade a essa atividade.

APLICAÇÃO

Visão Planning by Design

O framework Pland aborda o planejamento de um determinado projeto de forma sistêmica, oferecendo a equipe um entendimento de que ao se planejar um projeto deve-se ter a preocupação de não tratar fatores isolados, como por exemplo, as atividades que um projeto deve executar a fim de entregar uma solução. Essa visão global favorece um entendimento melhor das necessidades e objetivos de todos os stakeholders envolvidos e impactados pelo projeto. Este entendimento que é abordado pelo framework Pland pode ser ilustrado de acordo com a figura a seguir:

Figura 01: Visão PlanD. Fonte: Autores, 2016.

Visão Estratégica (negócios mais projetos): entendimento do negócio que deseja realizar um determinado projeto ou programa.  A compreensão das necessidades, ambições do negócio é indicada pelo PMI como um fator de atenção das equipes de projeto. Fator esse que se fez necessário a incorporação deste conceito na estruturação deste framework com uma importante premissa.

Ambições do projeto: as metas e objetivos do projeto devem estar claras e alinhadas à visão estratégica do negócio, alinhamento esse que pode ser em menor ou maior grau, a depender da natureza do projeto.

Empatia: a empatia é um dos pilares de desenvolvimento do design thinking. Este ponto de atenção se mostra importante no momento em que as pessoas são representam três dimensões possíveis grupos de indivíduos que participam (direta ou indiretamente) de empreendimento a saber:

• Usuários: são aqueles que irão utilizar o produto ou serviço entregues por um determinado projeto.
• Influenciadores: os stakeholders que podem em maior ou menor grau influenciar o andamento de um projeto, por meio de decisões ou necessidades que devem ser atendidas durante todo o ciclo de vida do empreendimento.
• Equipe do projeto: são os responsáveis pelo planejamento, desenvolvimento e monitoramento do projeto.

Considerando esses três possíveis grupos de indivíduos integrantes de todo desenvolvimento de um empreendimento, a empatia facilita a adoção de um olhar pela perspectiva destes grupos de pessoas, favorecendo um entendimento amplo de suas necessidades, desejos e expectativas.

Planejamento com consistência: este conceito materializa para a equipe a importância de se realizar um planejamento com consistência por meio de uma estruturação ou framework. Importância essa que quando negligenciada poderá oferecer uma série de falhas e estabelecer um grande número de inconformidades no projeto, provocados por erros no início do planejamento.

Planning by Design aplicado ao ciclo de vida de um projeto

O Framework PlanD pode ser aplicado em qualquer etapa do ciclo de vida de um projeto, além de não estar vinculado a nenhum padrão determinado ou metodologia de gestão de projetos especifico. Contudo, a abordagem aqui proposta tem sua aplicação na fase de planejamento de um determinado projeto, fazendo com que sua utilização aconteça nas fases iniciais deste empreendimento.

Figura 02: Aplicação do framework PlanD no ciclo de vida “tradicional”

Desta forma, a equipe de projeto estabelece uma estruturação para elicitar requisitos, definir necessidades e mapear stakeholders de forma mais consistente, no momento que estabelece um processo claro e delineado que favorece a colaboração e busca de informações focadas no ser humano.

CONCLUSÃO

A necessidade das organizações em desenvolver as atividades de levantamento de requisitos de forma estruturada é um fator indicado pelo PMI – Project Management Institute como sendo uma necessidade real. Fato este decorrente das falhas que a falta desta sistematização provoca no gerenciamento de projetos e programas. Desta forma, a adoção de uma estruturação por meio de um framework se mostra interessante.

Por ser um framework pautado por processos e visões proveniente do design thinking, e business design, a plataforma PlanD traz uma abordagem que favorece à equipe de projetos uma sistematização para realizar o levantamento de requisitos e das necessidades que um projeto deve atender. Fatores esses abordados de uma forma sistêmica e materializada em uma visão. Abordagem essa que objetiva proporcionar a equipe do projeto um entendimento claro dos pontos importantes a serem observados para um planejamento mais assertivo.

Por fim, o framework PlanD oferece a equipe de projeto um ambiente colaborativo, permitindo ainda que os membros possam ter condições e ferramentas para a busca de soluções inovativa.

REFERÊNCIAS

• PMI – Project Management Institute. Pulse of the Profession – Gerenciamento de requisitos: uma competência fundamental para o sucesso de projetos e programas. Disponível em: https://www.pmi.org/~/media/PDF/Knowledge%20Center/Portuguese/requirements-management-pulse-report-portuguese.ashx. Acesso em 12 Janeiro 2016
• PMI – Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Pennsylvania: Project Management Institute, 2013.
• PMI – Project Management Institute. Requirements Management: a practice guide. Pennsylvania: Project Management Institute, 2016.
• BROWN, Tim. Design Thinking: uma metodologia poderosa para decretar o fim das velhas ideias. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.
• FRASER, Heather. Design para negócios na prática: como gerar inovação e crescimento nas empresas aplicando o Business Design. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.
• VIANNA, Maurício; VIANNA, Ysmar; ADLER, Isabel K.; LUCENA, Bruno; RUSSO, Beatriz. Design Thinking: inovação em negócios. Rio de Janeiro: MJV Press, 2012

Sobre os Autores:

Ítalo Coutinho, MSc., Engenheiro, PMP. Graduado em Engenharia Industrial Mecânica, Especialista em Gestão de Projetos e Mestre em Administração de Empresas. Atua como Gerente de Projetos e Engenharia da Saletto Engenharia. Pós Graduado em Logística Empresarial. Coordenador e Professor de Cursos de Pós nas áreas de Engenharia de Planejamento, Gestão de Projetos de Construção e Montagem e Engenharia de Custos e Orçamentos. Autor de capítulos de livros, artigos e colunista sobre Gerenciamento de Projetos, com foco em Engenharia e Construção. Fundador do portal PMKB – Project Management Base of Knowledge. Afiliado a Sociedade Mineira de Engenheiros (SME); PMI; AACE e IBAPE-MG. Revisor do “PMBOK Construction Extension 2015” a convite do PMI Global. E-mail de contato: italoazeredo@gmail.com

Alisson Duarte, Gerente de projetos especialista, graduado pela Universidade Fumec no curso de Design Gráfico e pós-graduando no MBA – Gestão de Projetos pelo IETEC/MG. Atuante como Gerente de Projetos, possuindo experiência em gerenciamento de projetos na área de design, desenvolvimento de softwares, comunicação , além de coordenar equipes de Design e TI. Pesquisador de design thinking aplicado à gestão de projetos. E-mail de contato: alsndrte@outlook.com

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