Profissional especializado de custos: uma terceira visão

Resumo

Atrasos em cronograma, estouros de orçamentos, verba baixa para contratação de serviços, falta de mão de obra, demora na entrega de materiais; são diversos os fatores que levam ao insucesso de projetos e muitas vezes geram insatisfação de clientes e até mesmo a inviabilidade do mesmo.

Os riscos são eventos ou condições incertas que, se ocorrer, terá um efeito negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade. Portanto, para tentar reduzir ao máximo todos os riscos de um projeto, estes devem ser identificados e gerenciados a partir da iniciação e são continuamente atualizados e acrescentados durante a execução do projeto, sendo quantificados e analisados ainda qualitativamente para que seja planejado, monitorado e controlado corretamente.

Para minimizar os impactos negativos e a probabilidade de que estes aconteçam, pode ser utilizada a presença de um profissional especializado, funcionando como uma terceira visão, apoiando, classificando e categorizando os riscos juntamente com os membros do projeto.

O que é

A consultoria externa de um especialista tem como objetivo: buscar erros, apresentar soluções, criar planejamento e estratégias, dentre outros diversos objetivos que auxiliam no sucesso do projeto.

Como se aplica

Em busca de minimizar os impactos negativos, aperfeiçoar os custos e reduzir o prazo, as empresas estão optando pela contratação de consultoria externa de um especialista da área.

Assim que detalhado todo o projeto o especialista reúne com os colaboradores para apresentarem as ideias e traçar estratégias para elaboração do orçamento.

Para elaborar um orçamento, deve se ter o escopo do projeto bem detalhado, conhecimento do local da obra, levantamento de quantitativos, verificação da disponibilidade de mão de obra e serviços terceirizados, definição de metodologias de executivas, comparação de alternativas, etc.

Após realizar esses processos é realizada a composição de preço dos serviços para a execução do projeto. Com a composição de preços pronta é possível extrair a curva ABC de insumos e serviços para a cotação e posterior fechamento do orçamento.

Com orçamento fechado, é apresentado a um diretor técnico ou chefe do setor para validá-lo e autorizar a apresentação daquele preço sob a forma de proposta em uma licitação ou negociação com o cliente. Caso a empresa venha a ganhar a obra não se deve esquecer ao longo da execução do projeto dos diversos tipos de riscos, sendo eles:

• Externos: regulatórios, ambientais, governamentais, restrições de mercado.
• Internos: Tempo, custo, mudanças de escopo, inexperiência, planejamento insuficiente, pessoas, apoio/suporte, materiais e equipamentos.
• Técnicos: Mudanças tecnológicas, falta de suporte, falta de know-how.
• Imprevisíveis: Apenas uma pequena parte dos riscos podem pertencer a esta categoria, não mais que 10% do total.

Uma vez identificados os principais riscos, podemos recorrer aos especialistas de cada área para que com a experiência em projetos anteriores, dados históricos e ferramentas operacionais adequadas forneçam sua análise, complementem informações faltantes ao projeto, ou seja, opinem de maneira a agregar um conhecimento específico que será empregado em algum momento do projeto ou no decorrer de todo o projeto.

No planejamento do projeto o gerenciamento do prazo é uma das etapas mais criticas, visto que o processo para estabelecer as políticas, procedimentos, desenvolvimento, execução e controle, é um grande desafio por reunir muitas informações que impactam diretamente no custo.

Um bom levantamento de escopo com riqueza de detalhes dos projetos é essencial para que não ocorram surpresas com tarefas extras e não orçadas. Após identificação e registro das tarefas, deve se definir a sequência lógica do trabalho a fim de obter o mais alto nível de eficiência e pode ser feito usando as relações de precedência adequada, além de atrasos e antecipações, para dar suporte ao desenvolvimento do cronograma. As técnicas utilizadas, materiais empregados e equipamentos também devem fazer parte desta programação, uma vez que um adequado “cronograma de aquisições”  impactará diretamente na execução dos serviços.

As técnicas de medição de desempenho ajudam a avaliar a extensão das variações que invariavelmente irão ocorrer. Gerenciadoras de orçamento e planejamento, especialistas em fiscalização de obras, podem realizar tal acompanhamento e controlar os custos de um projeto, realizando o gerenciamento de valor agregado (GVA), que compara o valor cumulativo do custo orçado do trabalho realizado (agregado) no valor de orçamento alocado original com o custo orçado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). Para tanto, devemos considerar:

• Valor planejado (VP) – O orçamento autorizado atribuído ao trabalho agendado que será realizado para a atividade do cronograma. (também chamado de custo orçado do trabalho agendado.
• Valor agregado (VA) – O valor do trabalho terminado expresso em termos do orçamento aprovado atribuído a esse trabalho para uma atividade do cronograma
• Custo real (CR) – Os custos totais realmente incorridos e registrados na realização do trabalho executado durante um determinado período de tempo para uma atividade do cronograma.

Gráfico

Exemplo

A variação de custos (VC) é igual ao valor agregado (VA) menos o custo real (CR). A variação de custos no final do projeto será a diferença entre o orçamento no término e a quantia real gasta. Formula VC = VA –CR.

Temos no exemplo, portanto, uma variação de custo positiva, ou seja, o custo ficou abaixo do orçado.

Dicas

Uma boa maneira de se controlar e aferir os números, é utilizar índices de desempenho de custos (IDC). Um valor de IDC menor que 1.0 indica um estouro nos custos estimados e um valor de IDC maior que 1.0 indica custos estimados não atingidos. O IDC é igual à relação entre VA e CR. O IDC é o indicador de eficiência de custos mais comumente usado. IDC = VA/CR

Conclusões

Uma boa gestão de todas as etapas do projeto é essencial para o cumprimento de todas as metas e resultados positivos são sempre esperados. A contratação de uma terceira pessoa ou profissional/equipe especializada, pode se valer de muito bom grado quando citamos projetos específicos, de grande complexidade ou de conhecimento exclusivo de especialistas. É cada vez mais comum a contratação de gerenciadoras e fiscalizadoras em obras que executam o processo de controle de custos, equalização de orçamentos e propostas, análise de contratos, e até mesmo registros de execução dos serviços para fins jurídicos, pleitos e dilatação de prazos, contando com uma gama de recursos para tais fins.

Referências Bibliográficas

• Technical Article: Third Party Cold-Eyed (Estimate Reviews and Validation)
• Douglas W.Leo, CCP CEP and Dr. Stephen Warhoe, PE CCP CFCC.
• PMKB. A importância das estimativas de custos e orçamento – Autores Rômulo César da Silva (Formação técnica em Edificações e Elétrica), Michele Cristina ferreira pinto (Engenheira Civil), Alan Uelto de Souza (Engenheiro Civil).
• Mattos, Aldo Dórea. Gestão de custos de obra: conceitos, boas práticas e recomendações – São Paulo : Pini, 2015.

Sobre os Autores:

Albert Daniel Loura; Graduado em Engenharia Eletrônica e de Telecomunicações pelo IPUC – Instituto Politécnico da Universidade Católica de Minas Gerais, com formação técnica em Eletrônica Industrial pelo SENAI-Cetel/MG. Atuação durante 5 anos na elaboração de Projetos Elétricos e de Automação, 3 anos na elaboração de Escopos Técnicos, Contratação de Fornecedores, Supervisão e Acompanhamento de Obras, 5 anos no Orçamento, Planejamento e Execução de Obras Elétricas Industriais. Atualmente exercendo a função de Diretor de Obras Elétricas na Empresa Elemont Engenharia. E-mail de contato:  albertloura@gmail.com.

Fábio Xavier Lambertucci; graduado em Engenharia Civil pela Fumec em 2010 com atuação no gerenciamento, planejamento e execucao de obras prediais de alto padrão e comerciais em Belo Horizonte pela empresa Patrimar Engenharia; Gerente de suprimentos e medições de Condomínio Logistico no estado do Rio de Janeiro pela empresa SGO. Atualmente atuo com perícias, laudos, acompanhamento e gerenciamento de obras e reformas. E-mail de contato:  fxlambertucci@hotmail.com.

Ryan Lucas N. Medina; graduado em Engenharia Civil pela UNA em 2015/2, Pós-Graduação em Gestão de Projetos pelo IETEC em 2016/2. Atuando no departamento de licitação e orçamento pela empresa Conserva de Estradas. Atualmente exercendo a função de Engenheiro Civil. E-mail de contato:  ryan_medina@hotmail.com.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Engenharia de Custos e Orçamentos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 10 do IETEC.

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