Sugestão para codificação de centros de custos

Resumo

A prática da avaliação comparativa dos custos de um projeto em um nível significativo de detalhes é uma tarefa difícil em alguns setores por causa da falta de padronização da codificação de custos. O código de projeto de contas (COA) é um índice codificado do custo do projeto, de recursos e de categorias de atividades que inclui definições do conteúdo de cada código de conta.  Basicamente deve ser metodicamente estruturado de forma a facilitar a conclusão, triagem, compilação e sumarização dos custos da empresa e suas informações devem ser usadas para apoiar totalmente práticas de gestão de custos, tais como, estimativas de custos, contabilidade, controle, planejamento e programação além de manutenção de um banco de dados de custos históricos da empresa. O presente artigo irá demonstrar as facilidades que a utilização de um COA padronizado traz para a empresa.

Códigos de Centro de Custos – Padronização

A norma vigente denominada 20R-98 PROJECT CODE OF ACCOUNTS (COA) estabelece os princípios básicos para codificação de contas para projetos em qualquer setor.

Ela examina características-chave, incluindo o uso, conteúdo, estrutura e formato e descreve os benefícios na aplicação de códigos padronizados e aborda temas como, custeio baseado em atividades e estruturas de divisão de trabalho e como eles se relacionam com o “COA”.

Os COA’s também são usualmente denominados como Codificação de matrizes, categorias de valor, elementos de custos, estruturas de divisão de trabalho, estrutura de divisão de recursos ou estruturas de divisão de atividade. COAs são aplicáveis ​​a todas as fases do ciclo de vida do ativo, no entanto, essa diretriz aborda especificamente fases de execução de desenvolvimento de design de ativos através do início da operação normal.

A finalidade principal da norma é estabelecer um entendimento comum sobre os princípios e as características dos COA’s com o objetivo de melhorar e facilitar a comunicação entre as partes interessadas seja dentro dos setores de uma empresa seja na comunicação entre empresas afins. Este entendimento comum é importante porque todos os projetos são o produto dos esforços de equipes onde o tempo, custo preciso, recursos, progresso e outras informações são essenciais para o sucesso do projeto.

A prática da avaliação comparativa dos custos do projeto em um nível significativo de detalhes é uma tarefa difícil em alguns setores por causa da falta de padronização da codificação de custos. Experiência na indústria tem mostrado que uma grande quantidade de tempo e recursos são desperdiçados no esforço para reconciliar registros do projeto díspares, e falhas de projeto são muitas vezes atribuídas a má comunicação.

Seguem aqui algumas observações típicas em empresas que não ter um padrão COA.

• Dificuldade de entendimento de COA’s quando um projeto precisa ser compartilhado com clientes externos ou com outra empresa. Para um entendimento serão necessárias várias reuniões para consolidação das informações.
• Dificuldades de migração de informações de um projeto da contratada para a contratante ou vice versa.
• Risco de perda de informações e falta de entendimento no caso de atualização, complementação ou alteração de projeto já desenvolvido com COA obsoleto.
• Impossibilidade de comparativo de informações de banco de dados com COA’s diferentes.

Vantagens na utilização do Código de Custos Padronizado

A utilização de COA padronizado proporciona muitos benefícios para as empresas, que incluem:

• Classifica itens de estimativa, orçamentos, e de gastos com controle de custos e de capitalização;
• Atribui a responsabilidade de orçamentos;
• Produz uma base consistente e uniforme para todas as informações do projeto, reduzindo assim a confusão entre as equipes;
• Aumenta a precisão na cobrança dos custos reais e elaboração de relatórios;
• Melhora a capacidade de integração de custos de múltiplos projetos e as informações a nível de programação;
• Reduz os custos de capitalização de ativos com mais precisão e menos tempo,
• Aumenta a credibilidade dos relatórios do projeto devido à clareza de uma base mais sólida;
• Diminui custo e controle do cronograma, devido à previsão e tendência mais precisa;
• Aumenta a capacidade de auditar custos e progresso do projeto;
• Reduz esforço necessário para desenvolver um código apropriado de contas para cada novo projeto;
• Melhora a qualidade para estimar bancos de dados de custo através de feedback consistente;
• Aumenta a eficiência e precisão na coleta e análise de dados históricos de custos do projeto.
• Estrutura e formato consistente aumenta a usabilidade, proporcionando definições de todos os elementos de um dicionário melhorando a clareza;
•  Cada item do código de custo requer uma clara definição do que está incluído e o que está excluído;
• A compreensão dos atributos de um código de projeto de contas é importante porque todos os projetos são o resultado de esforços da equipe em que o fluxo oportunos e precisos do custo e outras informações são essenciais  para o sucesso do projeto;
• Um código de projeto padrão de contas facilita custo atividades de gestão, tais como benchmarking interno e externo, oferta ou estimativa de avaliação e de comunicação em geral de informações de custo;
• fornecer a capacidade para ajudar na  revisão eficaz e validação de estimativas de custos do projeto. Um abrangente processo de revisão incluirá uma estimativa de validação métrica e relata que compara vários índices de referência chave , fatores e valores históricos de projetos.

Conforme citado acima, a implementação de um projeto padrão de contas bem definido e bem planejado permitirá a coleta de dados de forma mais consistente.  Sendo este banco de dados uma importante ferramenta para desenvolvimento de estimativas de custos.

Os cuidados que devem ter para aplicação do COAs :

• usar práticas básicas de gerenciamento de projetos e controle;
• entender os custos envolvidos na criação de seu ativos próprios;
• Antes que você possa coletar e analisar informações de custo, um código padrão de conta  e a estrutura devem estar no local e utilizados por todos funcionários da empresa envolvidos com a execução de projetos de capital;
• A implementação de um código obrigatório de estrutura de conta para carregar os projetos permite a recuperação consistente e análise de todas as informações que serão de entrada na empresa de projeto de sistema de banco de dados histórico;
• A análise estatística pode gerar informações estratégicas, tais como curvas de investimento, planos de custo do projeto ou equipamento contra capacidade, vários fatores de estimativa e proporções, custos indiretos e direto, horas de engenharia por peça de equipamento, engenharia por cento por tipo de projeto, etc. também pode ser usado para gerar métricas de planejamento de organização tais como o número de horas de engenharia exigido por milhão de dólares de investimento do projeto de capital;
• Controles de segurança adequados e de acesso deve ser posto em prática para proteger as informações.

Conclusão

Logo, podemos concluir que o projeto de código de contas é usado principalmente para coletar dados e informações para convertê-los em uma forte base de conhecimento que pode ser usado para auxiliar no controle de custos de uma empresa e conduzir melhorias ao longo do processo do projeto.  Com base nesse projeto que as empresas conseguem um melhor desempenho dentro de suas organizações facilitando a conclusão, triagem, compilação e sumarização dos custos da empresa.

E como todo processo de um projeto, este possui suas vantagens e desvantagens, além dos cuidados que uma empresa deve ter ou implementa-lo, pois também há um certo risco na sua implementação que se não for feita com cuidado, paciência, conhecimento e planejamento, pode ser muito prejudicial para empresa envolvendo até o risco de tomar um grande prejuízo. Pois gastos serão investidos na implementação do mesmo. E como base é interessante utilizar a análise dos dados históricos como base de entendimento.

Referências:

• AACE® Internacional Prática Recomendada No. 20R-98 – Rev. January 27, 2003
• Elliott, Mr. Bruce G. CCC – Project Historical Databases for the Canadian Oilsands – Conquest Consulting Group, 13215-C8 SE Mill Plain Blvd., #205, Vancouver, WA 98684-6991

Sobre os Autores:

Ivia Ragonezi; Graduada em Engenharia Civil pela Faculdade de Engenharia e Arquitetura da FUMEC, com formação técnica em Edificações pelo CEFET-MG. Atuação em diversas empresas ligadas a atividades industriais em Gestão de Compras e Contratações segmentos de mineração, metalurgia e energia e engenharia de custos e orçamentos. E-mail: iviaragonezi@ig.com.br

Marcos José; Graduado em Engenharia Civil pela Faculdade de Engenharia e Arquitetura da FUMEC, com formação técnica em Edificações pelo CEFET-MG. Atuação em empresas na área de fiscalização de obras, manutenção predial, construção civil para minha casa minha vida, obras de infra estruturas e levantamento de quantitativos para orçamento. E-mail: marcosjsjr2012@gmail.com.

Junia Pinto Moura, Formada em Ciências Contábeis na PUC-MG. com formação técnica em Informática. Experiência em escritório de contabilidade, com solida experiência em classificação e conciliações das contas patrimoniais, elaboração das Demonstrações contábeis e obrigações acessórias. Sou organizada, flexível e dedicada. E-mail de contato: juniamouraa@hotmail.com.

Contexto: Artigo apresentado da turma Pós em Engenharia de Custos e Orçamento – Turma 8 do IETEC ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho.

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