Uso de tecnologias de integração e colaboração da Web 2.0 como facilitador da gestão de projetos

RESUMO

Este artigo é uma introdução às discussões sobre o uso de tecnologias de integração e colaboração como ferramentas facilitadores do gerenciamento de projetos. O objetivo é apresentar os problemas e dificuldades encontradas pelo gestor de projetos durante o ciclo de vida do projeto, bem como demonstrar como as atuais soluções de integração e colaboração da Web 2.0 podem ajudar o gestor a contornar tais problemas de forma eficaz. Os conceitos de gerenciamento de projetos e soluções de colaboração serão apresentados de forma a identificar em quais fases do ciclo de vida do projeto, as soluções podem ser aplicadas. Ao final, identificar e propor melhorias nas ferramentas para que outras competências do projeto sejam futuramente atendidas.

1 INTRODUÇÃO

Para se destacar em um mundo globalizado e competitivo, as organizações precisam investir cada vez mais em projetos de inovação e melhoria de seus produtos e serviços. Neste contexto, o gerenciamento de projetos tem sido evidenciado como uma das grandes demandas atuais das organizações e, com isso, surge a necessidade de compreender sua utilização e benefícios. A excelência na gestão de projetos tornou-se uma arma competitiva que atrai novos negócios e mantém os clientes tradicionais (KERZNER, 2006).

Segundo Prado (2000), a aplicação da melhores práticas no gerenciamento de projetos podem produz resultados expressivos para as organizações, tais como:

1. Redução no prazo e custos de desenvolvimento de novos produtos;
2. Aumento no tempo de vida dos novos produtos;
3. Aumento de receita;
4. Aumento do número e satisfação dos clientes;
5. Aumento da chance de projetos bem sucedidos.

Projetos bem sucedidos são resultados de um planejamento e monitoramento bem feito. Para facilitar o acompanhamento em todas as fases do projeto, é importante que os gestores de projeto (GP) façam uso das ferramentas tecnológicas atualmente disponíveis. No entanto, as soluções tecnológicas utilizadas para auxiliar essas atividades ainda são deficitárias em atender um gestor de projeto de maneira completa e eficaz (SANTANA, 2014).

Por outro lado, destaca-se o aumento do número de ferramentas colaborativas oriundas da evolução da internet. A internet evoluiu de um cenário estático, definido como a Web 1.0 para um processo dinâmico, denominado Web 2.0. Basicamente, a diferença entre os dois conceitos é a possibilidade de interação e colaboração do usuário, existente na Web 2.0 (PRIMO, 2007).

Neste cenário, o trabalho busca identificar como tais ferramentas podem ser úteis no contexto do gerenciamento de projetos para aumentar a produtividade das equipes através da colaboração e compartilhamento de informação entre os participantes. Além de melhorar a comunicação em todos os níveis e com os stakeholders do projeto.

2 REVISAO DE LITERATURA

As organizações inseridas no ambiente globalizado e crescentemente competitivo estão mais sujeitas a constantes mudanças e, por este motivo, necessitam investir em inovações de seus produtos e serviços. Este cenário de mudanças significativas está normalmente associado ao resultado de projetos (VIEIRA, 2002). Dinsmore e Cavalieri (2003) entendem que a concepção do projeto é um instrumento necessário para qualquer atividade de mudança e, consequentemente, fundamental para a inovação de produtos e serviços.

O instituto de gerenciamento de projetos, PMI (2008), conceitua projeto como sendo um “empreendimento único, com início e fim definidos, que utiliza recursos limitados e é conduzido por pessoas, visando atingir metas e objetivos pré-definidos estabelecidos dentro de parâmetros de prazo, custo e qualidade”.

Para atingir os objetivos e alcançar os resultados esperados, um projeto precisa ser gerenciado em todo o ciclo de vida. Segundo Koontz e O’Donnel (1980), “gerenciar consiste em executar atividades e tarefas que têm como propósito planejar e controlar atividades de outras pessoas para atingir objetivos que não podem ser alcançados caso as pessoas atuem por conta própria, sem o esforço sincronizado dos subordinados”.

Este ambiente de colaboração e interação, necessários para uma melhor gestão dos projetos, é o que caracteriza fundamentalmente a Web 2.0. Segundo Silva (2010), “neste ambiente, as pessoas tanto produzem, quanto publicam suas informações, além de formarem grupos de discussão e promoverem alterações em seus documentos”. Fato é que, o ambiente colaborativo e de interação acelera o processo de socialização, acelerando a construção e o compartilhamento do conhecimento.

Para Primo (2007), as ferramentas que estão sendo criadas para este ambiente, permitem a utilização dos mais variados suportes informacionais, potencializando processos de trabalho coletivo, de troca efetiva, de produção e circulação de informações, de construção social de conhecimentos apoiadas pela informática. A tabela 1 destaca algumas ferramentas e recursos de software disponíveis na web 2.0.

Tabela 1: Ferramentas colaborativas da web 2.0

As soluções tecnológicas de colaboração disponíveis na web 2.0 através do modelo SaaS (Software as a Service), fornecem recursos para uma gestão colaborativa em tempo real, permitindo ao gestor de projetos acompanhar o andamento das atividades e medir o nível de desempenho de cada participante alocado no projeto. Algumas ferramentas vão além do gerenciamento de tarefas e fornecem um acompanhamento mais elaborado através de dashboards com indicadores, diagrama de Gantt interativos, caminho crítico, relatório de base e orçamento. Tais informações são essenciais para uma gestão eficaz de projetos.

3 MATERIAIS E MÉTODOS

Este estudo envolve levantamento bibliográfico e pesquisa exploratória e deve ser qualificado como pesquisa aplicada, devido ao interesse em replicação e aplicação do conhecimento produzido. Devido ao tipo de pesquisa estabelecido, o procedimento de abordagem é qualitativo, o qual não é normalmente utilizado métodos e técnicas estatísticas ou aplicado procedimentos de amostragem (GIL, 2008).

4 RESULTADOS E DISCUSSÃO

A popularização do acesso à internet e o aumento na diversidade de dispositivos móveis criaram uma mudança comportamental na sociedade, na qual o indivíduo sente a necessidade de estar conectado em tempo integral à internet, através de seu smartphone, laptop, PCs ou tablet. É neste ambiente de total conectividade que o uso de ferramentas colaborativas da web 2.0 pode facilitar a gestão de projetos, pois, permite a interação instantânea entre o gestor e os participantes do projeto.

Analisando os fatores necessários para alcance das metas e objetivos do projeto, observa-se que a gestão eficiente dos prazos e a garantia de uma comunicação assertiva estão coerentes com os propósitos das soluções de colaboração da web 2.0, sendo:

1. Comunicação em tempo real com toda a equipe;
2. Portabilidade da solução, resultando em respostas mais rápidas às demandas;
3. Análise de desempenho dos recursos;
4. Acompanhamento do projeto através de diagrama de Gantt interativo;
5. Escalabilidade da ferramenta, permitindo ao GP gerenciar vários projetos simultaneamente;
6. Provê informações exatas e atualizadas;
7. Permite o compartilhamento de documentos;

Observa-se que as soluções apresentam recursos inerentes à gestão de projetos e priorizam a fase de definição e acompanhamento das atividades, através das várias ferramentas disponíveis. Além disso, facilita a comunicação entre os participantes em tempo real, o que garante uma resposta rápida às demandas, gerando economia de tempo e recursos financeiros. Aliado à acessibilidade e facilidades no uso da internet, estas ferramentas ajudam o GP com recursos imprescindíveis para uma boa gestão de projetos.

5 CONCLUSÕES

Com o dinamismo dos negócios acontecendo de forma rápida e cada vez mais colaborativa, o gestor de projetos precisa procurar meios de acompanhar e garantir a produtividade de sua equipe em tempo real. Em um mundo globalizado, onde os recursos podem estar em localizações geográficas distintas, a internet é um meio eficaz que facilita a interação entre os participantes do projeto. Esteja o gestor de projeto em seu escritório ou em qualquer lugar, o uso de soluções tecnológicas disponíveis na web 2.0 permite o acompanhamento constante do projeto, possibilitando uma intervenção imediata, caso algum problema seja identificado.

A melhora no nível de comunicação entre os participantes também é um ponto de destaque nessas soluções, isto porque a comunicação é considerada uma das áreas do conhecimento mais importantes para o GP e fator crítico para o sucesso do projeto (IETEC 2013).

No entanto, observa-se que o foco principal das soluções está na fase de execução do projeto, com a definição e acompanhamento dos recursos e atividades. Para uma gestão mais completa e coerente com os princípios do gerenciamento do projeto, outras competências devem ser contempladas, tais como o planejamento, através da definição e controle do escopo e o monitoramento, através da análise de custos, riscos e métricas de qualidade. Esta iniciativa garantiria que as principais restrições de prazo, custos, escopo e qualidade, sejam plenamente atendidas, aumentando assim, as chances de sucesso do projeto.

Considerando a constante evolução das ferramentas de colaboração da web 2.0 é provável que as empresas responsáveis por prover estas soluções estejam direcionando esforços para a melhoria contínua da tecnologia, resultando em eficácia na gestão de projeto em todo o ciclo de vida. Esta é a base para a entrega de projetos dentro dos resultados esperados e atendendo as expectativas dos patrocinadores.

REFERENCIAS

• DINSMORE, Paul C.; CAVALIERI, Adriane. Como se tornar um profissional em gerenciamento de projetos: livro-base de “preparação para certificação PMP – Project Management Professional”. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.
• GIL, Antônio Carlos. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 6 ed. São Paulo: Atlas, 2008. 200p.
• IETEC 2013 – Gestão de Projetos Brasil: conceitos e técnicas. Belo Horizonte; Ed. Instituto de Educação Tecnológica, 2013.
• KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. 2 ed. Porto Alegre: Bookman, 2006.
• KOONTZ, Henry. e O’DONNEL, Cyril; (1980). Os Princípios de Administração: Uma Análise das Funções Administrativas. São Paulo, Pioneira.
• PRADO, Darci; (2000). Gerenciamento de projetos nas Organizações, Vol-I, Belo Horizonte, FDG.
• PRIMO, Alex. O aspecto relacional das interações na Web 2.0. E- Compós (Brasília), v. 9, p. 1-21, 2007..Disponível em: http://www.ufrgs.br/limc/PDFs/web2.pdf Acesso em: 02 de Novembro 2015
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4 ed. Pennsylvania: PMI Publications, 2008.
• SANTANA, Emília Correa. Aplicação de Business Intelligence na Gestão de Projetos. 2014. 36f. Monografia (Bacharelado em Sistemas de Informação). Faculdade Sete de Setembro, Paulo Afonso, 2014.
• SILVA, Márcio Bezerra da. A Aplicação da folksonomia em sistemas de informação, In: ENCONTRO BRASILEIRO DE ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO, 4., 2010, São Paulo. Anais eletrônicos… São Paulo: EBAI, 2010. Disponível em: https://jefersontcc.files.wordpress.com/2011/05/a-aplicac3a7c3a3o-da-folksonomia-em-sistemas-de-informac3a7c3a3o.pdf
• VIEIRA, Eduardo N. O. Gerenciando projetos na era de grandes mudanças: uma breve abordagem do panorama atual. PMI-RS Journal, n. 3, p. 7-10, 2002.

Sobre o Autor:

Maurício Caxito, Formado em tecnologia da informação e pós-graduado em gestão de TI com ênfase em administração de projetos. Profissional com sólida experiência na área de tecnologia da informação tendo atuado com análise e desenvolvimento de sistemas, consultoria e gestão de equipe e projetos na área. E-mail de contato: mauricio.caxito@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado da turma MBA em Gestão de TI com ênfase em Administração de Projetos – Turma nº 21, IETEC.

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