ENTREVISTA: Colaboração e Cultura em Gerenciamento de Projetos – Karen Smits

A série de entrevista com palestrantes do Congresso PM GLOBAL no PMKB é com a Consultora Karen Smits que fala sobre o tema: Colaboração e Cultura em Gerenciamento de Projetos.

Happy business colleagues working together and discussing project on laptop during meeting

1) Por que Colaboração e Cultura são muito importantes para gerenciamento de projetos?

Gerenciar um projeto realmente é gerenciar as pessoas que trabalham dentro do projeto. A Colaboração entre eles é o tema que sobressai em qualquer projeto. Caso falte uma boa colaboração, o projeto não terá sucesso. Na organização do projeto trabalham pessoas de diferentes culturas: culturas nacionais, culturas corporativas, culturas profissionais, etc. A relação colaborativa entre todos os stakeholders é a chave para ter bons resultados. Mas, porque um projeto consiste de pessoas de diferentes culturas, o tema Cultura é muito importante também. Podemos dizer que um projeto é um ambiente multicultural, então os gerentes dos projetos tem que saber gerenciar a colaboração intercultural para alcançar os objetivos e metas do projeto, dentro do escopo, cronograma e orçamento.

2) Quais são as habilidades necessárias para um gerente de projeto entender a cultura em torno do projeto?

A capacidade de se adaptar a outras culturas é essencial para gerenciar a colaboração intercultural em um projetos. Enquanto tal habilidade intercultural é necessária para gerenciar uma equipa do projeto, um gerente de projeto precisa ter um conjunto de habilidades (skill set) mais meticuloso. Isso inclui hard skills como liderança, gestão do tempo, competências de negociação, desenvolvimento de estratégia, etc. Quanto as soft skills inclui, entre outros, capacidades linguísticas, mudança de códigos culturais (Cross Cultural Code Switching), formação de equipe, resolução de conflitos etc. O conjunto de habilidades interculturais se chama Cultural Due Diligence.

Embora ambas as hard skills e soft skills são muito importante no gerenciamento de projetos, aqui só explicarei, por razões espaciais, os soft skills.

– Capacidades Linguísticas (Language Skills): Em projetos globais é muito importante falar o idioma oficial do projeto (geralmente é o inglês). O inglês básico não é suficiente para lidará um projeto, um líder de projeto tem que ter a capacidade para falar inglês de negócios (business english). Além disso, o idioma não serve apenas para o propósito de comunicação, também está ligada à compreensão cultural.

– Mudança de Códigos Culturais (Cross Cultural Code Switching)

Os gerentes de projeto precisam estar conscientes de suas próprias formas de pensar e seus próprios pressupostos culturais, bem como os dos seus membros da equipe. Eles devem estar abertos a outros estilos de gestão e outros códigos culturais, porque estes podem ser muito diversos. As expectativas que um membro da equipe tem do gerente do projeto, por exemplo, ou a forma como a equipe pode ser motivada, mas também na forma como a própria equipe opera e colabora. Ou, mais básico ainda: o conceito de tempo. O que significa quando você diz que vai almoçar? Em algumas culturas você pega um sanduíche, vai para uma caminhada e retorna ao trabalho em 30 minutos. Em outras culturas, ir almoçar significa que você irá a um restaurante, fazer uma refeição, talvez até um copo de vinho, e você estará de volta em 2 horas. Todos os aspectos culturais devem ser levados em consideração ao gerenciar uma equipe de projeto, um equipe intercultural.

– Formação de equipe (Team Building)

A habilidade de construir uma equipe parece lógico, mas, infelizmente, muitas vezes essa habilidade não recebe a atenção requerida. Lembra que um grupo de pessoas não se torna uma equipe apenas por conhecer uns aos outros. Eles se tornam equipe quando aprendem em conjunto. Antes de que as pessoas pensam em si mesmos como uma equipe, elas tem que passar por uma situação difícil, um desafio novo, por exemplo, porque elas precisam aprender juntas. Isso força um nível de personalização que não existia no grupo antes e que é crucial para a colaboração futura. Assim, a partir de uma perspectiva de gestão sugiro forçar os participantes do projeto para aprendizagem conjunta (joint learning), porque você não pode assumir que se eles gostam um do outro, isso também significa que eles operam como uma equipe.

– Resolução de conflitos (Conflict Resolution)

Inevitavelmente, os conflitos surgem em qualquer projeto, sendo acerca de recursos, opiniões ou outras questões. No entanto, a abordagem para tratar e resolver conflitos difere entre as culturas. Em algumas culturas nacionais a discordância pode ser declarado abertamente e em público; em culturas mais orientadas às relações, isso seria considerado ofensivo. Além disso, o gerente de projeto precisa considerar quem envolver em um processo de resolução de conflitos e como se aproximar de uma solução, porque isso também depende da cultura.

3) É normal que projetos entre países aconteçam envolvendo várias culturas. Como é possível atingir uma sinergia?

Os projetos são sempre um ambiente intercultural. Seja projetos nacionais ou internacionais, eu penso que a cultura corporativa é mais forte que a cultura nacional. Quando duas empresas (ou mais) trabalham em conjunto, duas culturas corporativas (ou mais) tem que encontrar um jeito para atingir sinergia entre eles.

Com um foco na cultura, as empresas podem atingir sinergia. Existem varias práticas de colaboração (practices of collaboration) que constroem uma boa colaboração e obtêm a sinergia entre as diferentes culturas. A prática mais forte é aprender e se adaptar às novas praticas culturais. Isso não significa que as pessoas de uma cultura tem que deixar suas praticas culturais e tem que mudar às praticas da outra cultura. Ao contrario, isso significa que ambos os grupos culturais tem uma mente aberta para entender e aprender novas praticas e que juntos desenvolvam uma nova cultura para o projeto. Será uma cultura que consiste nas melhores práticas de ambas culturas.

O modelo Collabyrinth pode ajudar em atingir sinergia. Veja aqui.

4) Deixe-nos conhecer os sinais para evitar problemas com colaboração (ou não) de diferentes culturas.

Minhas recomendações são bastante exequível e são fáceis para lembrar. São os 5 Ps: Parceiros (Partners), Possibilidades (Possibilities), Paciência (Patience), Filosofia do Projeto (Project Philisophy) e Promover (Promote). Deixa-me explicar:

• Parceiros

A recomendação é, antes de começar a trabalhar juntos, fazer um Culture Scan. Essa ferramenta qualitativa é importante para conhecer a cultura (nacional, corporativa, profissional) da sua empresa e do(s) outro(s) parceiro(s) do projeto. Ajuda a avaliar os aspectos culturais dos stakeholders e entender quais são similares a sua cultura e quais são diferentes. Baseado nisso, o gerente do projeto pode criar um estratégia para facilitar a colaboração intercultural no projeto.

• Possibilidades

É fundamental estar consciente da diversidade de diferenças e semelhanças culturais que ocorrem em colaboração intercultural e as possibilidades para ter uma colaboração frutuosa no ambiente do trabalho. Tais possibilidades estão em reunir as habilidades e experiências dos stakeholders, em procurar novas práticas para trabalharem juntos e em saber quais aspectos precisam desenvolver ainda mais. Atuar em um ambiente cheio de culturas e práticas não familiares enriquece os participantes do projeto com novas oportunidades e desafios. Ou seja, a consciência da diversidade cultural fornece uma abundância de possibilidades que podem melhorar os resultados do projeto.

• Paciência

Para desenvolver uma relação de colaboração adequada é importante prestar atenção às expectativas dissonantes e práticas enraizadas. No entanto, o meu conselho é manter-se paciente quando ocorrem choques culturais e reconhecer que é impossível evitar conflitos e frustrações entre os stakeholders. Eles são inevitáveis. Na verdade, às vezes os conflitos são necessárias para fortalecer a colaboração. Muitas vezes eles contribuem para a articulação de erros de interpretação e questões mais vitais. Se bem gerenciado, os conflitos estimulam a franqueza sobre as causas subjacentes de tensões no relacionamento e, portanto, atuam como uma ingrediente valioso no processo de colaboração.

• Filosofia do Projeto

Uma filosofia de projeto compartilhado por os stakeholders ajuda a alinhar os parceiros do projeto em seu compromisso e apoia no desenvolver de uma relação de colaboração intercultural. Alguns a chamam de Future Perfect Strategy. A filosofia do projeto assegura que os stakeholders em todos os níveis compartilham os mesmos valores, acreditam que o projeto é “especial” e que todos tem um objetivo comum em mente. Elementos tais como um logotipo, uma linguagem de projeto compartilhado e normas e valores mútuos podem ser incluídos para motivar os stakeholders e criar compromisso entre eles. Reuniões de kick-off, eventos em torno de uma transição de fase e outros rituais de projeto pode suportar a filosofia do projeto e acomodar a desenvolvimento de novas práticas. Intervenções como estas têm o poder de construir uma identidade de projeto entre todos os stakeholders.

• Promover

Como é um fator crítico de sucesso em projetos, é necessário promover a colaboração. Eu recomendo à todos os gerentes de projeto iniciar e apoiar as atividades que melhoram a colaboração intercultural no trabalho cotidiano. Se sentir que um novo comportamento é necessário, poderá guiar e treinar os stakeholders nesse sentido, para que eles possam desenvolver práticas que pertencem a este novo comportamento. É importante manter a cultura e a alta colaboração na agenda da gestão!

Você está interessado em aprender mais sobre a cultura de seu projeto ou como você pode gerenciar melhor a colaboração nele? Entre em contato para saber como podemos ajudar. Confira: www.crossculturework.com

Sobre a entrevistada: Karen Smits, Culture is always on top of my mind. Both in the everyday practices as well as at the strategic level of the organization, culture always plays an active role. Topics like identity, behavior and power relations are part of this process. Driven by the complexity of collaborative relationships, I urge for more attention to the cross-cultural tensions in organizations. Based on this thought, I strive to make the cultural context of the organization and its members more visible, which supports collaboration and its outcomes within the organization. Based in São Paulo, I work as a trainer and coach in the Latin America region, facilitating organizational members in developing cross-cultural collaboration, organizational change and growth initiatives. I’m also often invited to speak about my Ph.D. research on how people deal with cultural complexity in the workplace. E-mail de contato: karen@crossculturework.com

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