Por onde começar? – Gerenciando Projetos

Bastam alguns cliques em um site de busca e somos inundados por informações, planilhas, softwares, sites sobre Gerenciamento de Projetos, mas na hora de colocar em prática, o que temos é um esforço pouco direcionado e resultados muito aquém do que se é possível conseguir, além da resistência no uso e abandono do emprego de processos.

Esse artigo propõe apresentar sugestões sobre como iniciar a jornada pelo Gerenciamento de Projetos.

Introdução

Se você lê meus artigos desde o ano passado, sabe que a proposta aqui está longe de ser uma receita de bolo, ou que irá trazer uma solução mágica para problemas, porém vamos apontar aqui caminhos que precisam ser percorridos, em se tratando de gerenciamento de projetos.

A primeira questão a ser respondida, e o artigo demonstrará isso, é se o Gerenciamento de Projetos é uma moda? A resposta é um sonoro não! Não é moda, porque existe desde sempre, poderia responder com exemplos clássicos, porém basta você olhar ao seu arredor que você terá bons exemplos, de quando existe gerenciamento de projetos e quando não há. Pense no seu dia-a-dia, avalie o dia-a-dia da sua empresa, projetos que estão acontecendo pelo Brasil e pelo mundo, e cheguem as suas próprias conclusões.

A segunda questão a ser elucidada é o fato de desmitificar que Gerir Projetos é dotar um líder com uma bola de cristal para prever com 100% de certeza cenários futuros, poder de congelar o tempo, e por fim o super poder de transformar um orçamento inexequível em factível, com rentabilidade garantida!

E por fim, não basta apenas um software, nem somente certificação, tampouco um livro do tema debaixo do braço, Na verdade é a soma disso, mais habilidades interpessoais, experiência, melhoramento contínuo de processos, e envolvimento da empresa, que proporcionará o ambiente adequado para que projetos sejam geridos e ao invés de lançados ao vento.

O Gerenciamento de Projetos – O que esperar?

Aplicando-se bem algumas ferramentas, passa-se a ter um parâmetro de comparação, e conseqüentemente para tomada de decisões. Um conjunto de soluções previamente pensadas para alguns possíveis problemas, além de um conjunto de ações para que não se tenha recursos humanos e materiais parados, gerando ônus para o projeto.

Quando se fala em parâmetro de comparação, aqui fica explicitado que gerir projetos não é apenas execução, precisa-se planejar. Eis o grande problema, afinal quando recebemos um projeto ele já está com prazo final definido, e qualquer hora perdida, pode representar uma multa lá na frente. Não é bem assim. Na verdade muitos querem que você pense dessa maneira doutrinada, para inibir todo o potencial que um projeto pode oferecer quando ele é planejado. Vejamos alguns exemplos:

a)    A possibilidade de ocorrência de retrabalho diminui, uma vez que o escopo é explicado detalhadamente e por fase de acontecimento, através da Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS) e seu respectivo dicionário somado com a definição do Ciclo de Vida.

b)    O orçamento é conciliado e consolidado, afinal, o fato da empresa ganhar o projeto pelo valor X, não significa necessariamente que ele é factível. Então, o planejamento proporciona a chance de avaliação do número, o registro dos seus desvios, e se possível um acréscimo de investimento para realização do projeto dentro do orçamento correto.

c)    Construção de conhecimento para promoção de melhoria continua dentro da organização

d)    Comunicação aplicada de maneira mais eficiente e eficaz, evitando-se falha em envio/recebimento de documentos informações diversas entre as partes envolvidas.

e)    Melhoria na produtividade através da definição clara de funções e responsabilidades.

O olhar sobre quais ferramentas são mínimas para um gerenciamento de projeto, depende da experiência de cada profissional, da sua área de atuação, o que acaba não sendo uma lista padrão. Ademais, apesar da divergência de opiniões sobre quais ferramentas aplicar, um fato é unânime: Para cada projeto a lista precisa ser revista, afinal cada projeto tem suas próprias necessidades.

É para esperar um volume gigante de papéis? Uma troca interminável de e-mails? Reuniões todos os dias? Um inchaço da equipe de projeto? A resposta, esta sim, precisa ser a clássica: Depende!

Uma boa olhada para a organização é o primeiro passo para determinar o esforço a ser empreendidos, depois uma avaliação do projeto que será gerenciado, e o que será necessário para geri-lo. Porém a questão é que ninguém, absolutamente ninguém, quer perda de recursos físicos e financeiros, então na hora da implementação, senso crítico é imperativo.

Talvez essa a informação mais relevante para você que pretende adotar essa prática: Só dá para afirmar se a grama do vizinho é mais verde, se você conhecer a sua direitinho!

Então antes de sair aplicando tudo o que é dito na revista, ou professor, estude minuciosamente a sua organização. Entenda seus processos, como a engrenagem gira! Uma vez arrumada a casa, aí sim, é possível trazer o que há de novo. Você pode se surpreender ao deparar com o fato, de que não são necessários tantos novos processos, e sim, aplicar melhor o que existe organizar, e conduzir as pessoas para o mesmo caminho.

O Gerenciamento de Projetos – Por onde começar?

Comece por uma avaliação de onde você esta, o que já tem disponível e pode ser aproveitado e/ou melhorado, ou seja, conforme o PMBOK avaliando os Fatores Ambientais e os Ativos dos Processos Organizacionais.

Uma vez feito o inventário do existe e o ambiente que a empresa está inserida, é hora de olhar para o projeto e identificar pontos importantes, como, quantidade de empresas envolvidas e suas nacionalidades, pessoal alocado, estimativa de custos, prazo, se há participação do governo, se existe impacto ambiental, pois pontos como estes darão o tom de quais áreas foco ou áreas de conhecimento, deverão ser desenvolvidas para a gestão do projeto.

Então agora que o cenário de avaliação está completo. Mãos a obra!

1. O escopo precisa ser compreendido claramente para que o cronograma e o orçamento sejam bem definidos. Então desenvolva: Faça a Coleta de Requisitos e seu registro, uma EAP com o seu respectivo dicionário.
2. Elabore um Cronograma necessariamente com uma linha base, para criar um parâmetro de comparação entre previsto e realizado.
3. Crie um fluxograma com a ideia bem clara sobre qual o caminho que uma solicitação de mudança percorre no projeto
4. Deixe claramente definido qual é o orçamento do seu projeto, as responsabilidades/limites de aprovação, qual percentual de variação das aquisições.
5. Crie uma Matriz de Responsabilidades, de tal maneira que todas as atividades do projeto tenham um responsável, e que também todos da equipe saibam exatamente qual é o seu papel no projeto.
6. Crie uma lista de possíveis problemas e oportunidades que o projeto esta sujeito. Pontue de 1 a 5 cada item da lista e quanto maior a nota, estes serão os itens que mereceram atenção. Não deixe de indicar também uma estratégia para solucionar o problema ou viabilizar a oportunidade.
7. Liste pessoas, entidades, órgãos governamentais, etc.. Que podem representar um importante apoio ou criar impedimentos no desenvolvimento do projeto. Assim como no item anterior pontue para que fique mais fácil identificar, onde os esforços deverão ser concentrados.
8. Crie uma lista com a indicação clara de quais são os documentos que o projeto precisa gerar (Use a EAP para auxiliá-lo) e para quem deverá ser enviado (Use a lista do item sete para auxiliá-lo). Inclua a forma que documento deverá ser gerado, quando deverá ser enviado, a forma que será enviada e quem é o responsável pelo envio.
9. Crie uma lista com tudo que precisará ser adquirido, indicando quando precisa ser adquirido, nome de fornecedor e melhor preço conseguido. Não deixe de registrar a origem do que será adquirido. Utilize a Coleta de Requisitos e a EAP para auxilia-lo.

10. Liste todas as normas de qualidade que deverão ser obedecidas, seja de origem nacional, internacional, internas da empresa ou estabelecidas pelo cliente.

Parece muito para uns e poucos para outros, mas com esses 10 itens implementados, acredite você estará muito melhor do que deixando os projetos ao vento, e apostando em apenas um cronograma como forma de gestão.

Ao longo da execução do projeto crie um registro de desvios com uma pequena e objetiva explicação, do tipo: Tempo estimado para a atividade Q foi de 10 dias, em 30/11 foi feita uma avaliação de desempenho do projeto e constatou que o prazo foi de sete dias, e isso se deu pelo fato de não ter chovido, o que era uma premissa para estimativa inicial.

Quanto mais registro de desvios se faz, mais conhecimento para novos projetos se têm. Quanto mais avaliações são feitas sobre a saúde financeira, de prazo e de entregas, mais conhecimento se tem para o desenho de novas estratégias de condução de negócios, a empresa terá.

É muito importante que durante a execução do projeto, sejam feitas avaliações, do tipo: Hoje o projeto já gastou quanto e deveria ter gasto quanto? Quanto irá gastar até o seu final? Qual o percentual que o projeto avançou até hoje, deveria ter avançado quanto? Quais as ferramentas que podemos utilizar para não deixar que o atraso ocorra?

Então é esperado que o Gerenciamento de Projeto auxilie a empresa não somente no projeto em andamento, mas em futuros projetos, e na própria avaliação estratégica da empresa.

Conclusão

O que vimos muitas vezes é a busca pelo caminho mais fácil, com o menor esforço, com resultado de curto prazo, e investindo o mínimo de tempo e custo.  Nada mal, para o mundo dos projetos, onde tudo é para ontem, convivendo com baixa qualidade de mão de obra, ou até mesmo a falta dela, porém algum esforço é necessário.

Aplicar o gerenciamento de projetos significa direcionar foco e esforço para se chegar ao produto pactuado com o cliente, dentro dos limites de prazo, qualidade e custo estabelecido entre as partes, além de agregar conhecimento, para promover melhoria continua.

A escolha da ferramenta e áreas de foco vai depender dos fatores aqui mencionados, o que não dá é esperar por um resultado melhor, fazendo sempre da mesma forma ruim, tampouco atribuir exclusivamente a um software a solução de gestão.

Sobre a Colunista:

Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento. E-mail de contato: squerubina@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.