Principais técnicas e ferramentas de engenharia de planejamento

Resumo

Apresentação de técnicas e ferramentas pelas quais os engenheiros de planejamentos podem planejar melhor seus projetos.  Embasados nas experiências profissionais dos autores e nas propostas trazidas pela literatura especializada, é feita uma conexão entre a prática e a teoria. Posteriormente, são apresentadas dicas para melhorar e garantir um bom planejamento de um projeto.

Introdução

A diversidade de técnicas e ferramentas de engenharia planejamento acaba por gerar dúvidas sobre a seleção daquela que melhor adéqua ao caso de interesse. Por outro lado, considerando-se a diversidade de situações em que se tem a planejar, torna-se ainda mais difícil a seleção do método de planejamento empregar.

De uma forma geral, existem aquelas técnicas ou ferramentas que são intrínsecas a qualquer pretensão de planejamento. Ou seja, aquelas universais que destas pode-se, conforme o caso, acrescer outras que compõe o universo das atuais ferramentas disponíveis.

Justificativa

Uma seleção de um grupo de ferramentas e técnicas de planejamento acaba por contribuir para orientar estudos iniciais e ser ponto de partida para a sequência dos trabalhos em planejamento.

Estudos desenvolvidos pelo IPA (Independet Project Analysis) indicam que as aplicações de boas práticas na elaboração de cronogramas geram benefícios significativos para projetos que os adotam frente a médias de projetos no mesmo setor, como:

• Custo total 7% menor;
• Prazo total 12% menor;
• Crescimento de custo 6% menor;
• Desvio de cronograma 23% menor.

Desta forma é essencial que o engenheiro de planejamento tenha pleno domínio da aplicabilidade a diferentes naturezas de projetos de uma vasta gama de ferramentas e técnicas de planejamento, de forma a assegurar que estejam sempre disponíveis para otimizar os resultados e viabilizar os objetivos dos projetos nos quais esteja envolvido.

Desenvolvimento

O conhecimento do problema em todas as suas etapas e disciplinas acaba por ser essencial a seleção dos métodos de planejamento. Diante da diversidade de naturezas e situações de projetos, identificar um denominador comum em termos de ferramenta é, a princípio, uma proposta de orientação básica para os estudos de planejamento. Particularidades de cada empreendimento serão determinantes na importância das ferramentas aplicáveis. A seguir a seleção das técnicas e ferramentas mais presentes e a defesa da aplicabilidade das mesmas além de requisitos pela efetividade no seu emprego.

Estrutura Analítica de Projeto (EAP)

Elemento de grande importância na maioria dos projetos, é uma ferramenta visual que permite a estruturação de um projeto de forma simples e contém todo o trabalho necessário para a conclusão do projeto.

Curiosamente, este instrumento poucas vezes é devidamente formalizado.

Organograma

Embora seja registrado oficialmente em poucas situações, a definição dos componentes dos projetos e sua interdependência é sempre intuitiva. A atualização do mesmo ao longo do processo é vital para a aplicabilidade deste recurso.

Matriz de Responsabilidades

Tem como principal objetivo a atribuição de funções e responsabilidades dentro de um processo ou de um projeto. Sendo uma das mais importantes definições no seu gerenciamento, as atribuições de responsabilidades e funções devem ser formalizadas e documentadas a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe. Estas definições devem estar intimamente ligadas à definição do escopo de um projeto.É desejável que seja mantida sempre atualizada e compartilhada com as partes interessadas tão logo sofra qualquer modificação.

Planilha de Quantidades

Qualquer projeto ou empreendimento pode ser decomposto em itens e respectivas quantidades. Este documento por sua vez irá subsidiar outras abordagens metodológicas conforme as demandas do projeto.

Sua eficácia irá depender da abrangência e da acurácia dos levantamentos dos itens da planilha.

Cronograma Físico Financeiro (CFF)

Em linhas gerais, um documento que registre a evolução do empreendimento ao longo do tempo, seja via variável física, seja financeira, é elemento indispensável a qualquer estudo de planejamento.

Esta ferramenta trará o devido retorno condicionando a adequação do estudo às condições do empreendimento. O conhecimento preciso da disponibilidade de recursos será fundamental a este estudo.

Caminho crítico

O método do caminho crítico é utilizado para se estimar a duração mínima de um projeto e se determinar a flexibilidade no cronograma considerando os diversos caminhos na sua rede PERT. Esta técnica permite calcular as datas de início e término mais cedo, assim como início e término mais tarde para todas as atividades, sem considerar quaisquer restrições relativas a recursos, ao realizar uma análise em ambos os sentidos da rede PERT do cronograma. O caminho crítico corresponde à sequência de atividades que representa o maior caminho no projeto, o que determina a duração mínima. Desta forma, o caminho crítico é normalmente caracterizado por apresentar folga total igual a zero, ou seja, qualquer atraso nas atividades no caminho crítico corresponderá a um atraso no mínimo equivalente na data final de conclusão do projeto. Contudo, a inclusão de restrições no diagrama de rede pode gerar folgas negativas ou positivas em cronogramas gerados pelo método do caminho crítico (PMBOK, 2013).

Por consequência, a utilização deste método permite identificar as folgas existentes nos demais caminhos do cronograma, ou seja, prazos que podem ser utilizados para eventuais reprogramações em atividades fora do caminho crítico e sem causar impacto na data final do projeto. Estes prazos são também conhecidos como folga livre, e são uma ferramenta fundamental para permitir ao gerente do projeto alguma flexibilidade na administração do cronograma, de forma a poder traçar estratégias para explorar oportunidades e mitigar riscos, como otimizar a utilização dos recursos disponíveis ao projeto.

Dicas para um bom planejamento

Conheça o Projeto

Conhecer e entender o objetivo e escopo do projeto é a melhor forma para poder planejá-lo de forma eficaz. Quando o engenheiro de planejamento tem o domínio das informações relevantes do projeto ele pode planejá-lo melhor e auxiliar o gestor do projeto a realizar melhores tomadas de decisão.

Faça brainstorm

Já com os objetivos e escopo do projeto definidos, pense e repense junto com a equipe em todas as maneiras e possibilidades de executá-lo. Não exclua sugestões aparentemente tolas, pois se bem trabalhadas, elas podem se mostrar ideias originais e viáveis.

Desenvolva a EAP

Desenvolva uma EAP contemplando todas as fases e entregas relevantes do projeto a fim de garantir que nenhuma etapa será excluída na execução do orçamento e que as responsabilidades possam ser devidamente apontadas.

Defina cronogramas

Crie o cronograma e analise se é viável executar seu projeto no período proposto. Identifique o caminho crítico a fim de avaliar a qualidade do planejamento e a disponibilidade de recursos para o atendimento ao prazo pretendido.

Defina quem faz o quê

Definir a matriz de responsabilidades reduzirá a sobrecarga de execução de trabalhos e evitará conflitos de atribuição. Cada pessoa saberá exatamente qual o seu papel para viabilizar e executar o projeto

Monitore os riscos

Analise todos os riscos físicos e financeiros possíveis, quantifique-os e estabeleça contingências para garantir um projeto saudável. Crie um plano de riscos e monitore-os, revisitando as premissas do projeto sempre que ocorrer um evento de risco.

Conclusões

A aplicação de técnicas de planejamento em engenharia visa basicamente reduzir ou otimizar o tempo gasto nos processos, reduzir custos e garantir ou aumentar a qualidade em projetos. Além disto, outro ponto em comum dentre as técnicas de planejamento e gestão de projetos é o uso extensivo de ferramentas de Sistemas de Informação.

Desta forma o planejamento é parte inicial e vital para a condução de qualquer empreendimento. Sem planejamento, a gestão limita-se a ser puramente reativa, restringindo seriamente sua capacidade de antever problemas e mesmo inabilitando previsões de tempo de execução e orçamento. Tempo, custo e qualidade são itens essenciais da boa prática de engenharia, o que faz do planejamento uma peça relevante de qualquer projeto de engenharia.

Referências

• INDENPENDENT PROJECT ANALYSIS – Seminário de Treinamento em Práticas de Cronogramação. Um curso para profissionais de projetos. São Paulo, 2008 www.ipaglobal.com
• PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos – PMBOK. 5 ed., EUA, 2013
• http://queconceito.com.br/organograma
• http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/projetos/matriz-de-responsabilidades-tudo-que-voce-precisa-saber
• https://pt.wikipedia.org/wiki/Estrutura_anal%C3%ADtica_do_projeto
• https://www.oficinadanet.com.br/artigo/gerencia/eap-a-estrutura-analitica-do-projeto
• http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/projetos/matriz-de-responsabilidades-tudo-que-voce-precisa-saber
• http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/como-fazer-uma-sessao-de-brainstorming-funcionar
• https://www.eecis.udel.edu/~portnoi/academic/academic-files/planejamento.html

Sobre os Autores:

Alexandre da Mata Reis; Graduado em Engenharia Mecatrônica pela PUC Minas, com Pós-graduação em Gestão de Negócios pela Fundação Dom Cabral, pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo Instituto de Educação Tecnológica – IETEC. Gerente de projeto PMP certificado pelo PMI. Experiência profissional desenvolvida em atividades de coordenação nas áreas de Planejamento e Engenharia de projetos industriais de grande porte, além de Gestão Organizacional. Atuou em PMO como engenheiro de projetos, com foco em grandes empreendimentos industriais.E-mail: damata10@bol.com.br

Antônio Carlos Cunha Junior; Engenheiro Civil, Formado na Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP) em 2002. Trabalhou na Prefeitura Municipal de Itabirito de Engenheiro a Diretor de Engenharia. Atualmente é sócio em um escritório de engenharia na cidade de Itabirito. Atua na elaboração e coordenação de projetos e gerenciamento de obras. E-mail: accunha@superig.com.br

Milton Felipe Henrique Sampaio; Graduado em Engenharia Civil pelo Centro Universitário Metodista Izabela Hendrix, pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo Instituto de Educação Tecnológica – IETEC. Experiência profissional desenvolvida nas áreas de Orçamentos, Acompanhamento, Medição e Controle de obras, Desenvolvimento de indicadores de desempenho e Elaboração e controle de cronogramas físicos e financeiros. E-mail: felipe.henrique.sampaio@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado da turma Pós em Engenharia de Planejamento – Turma 11 do IETEC ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho.

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