Relatórios devem servir para o direcionamento do projeto

A coleta, o intercâmbio e armazenamento da informação são elementos fundamentais no Gerenciamento de Projetos. Neste sentido os sistemas de informação e a documentação devem responder às necessidades de informação e às solicitações dos elementos de equipe do projeto.

Os sistemas de informação e documentação de projetos devem coletar, armazenar, processar, condensar, distribuir e recuperar eficazmente toda a informação relevante para o projeto.

A apresentação sumária da situação do projeto deve refletir, em formato de fácil visualização, os dados atualizados, os desvios e as possíveis ações corretivas.

Os sistemas de informação de Gerenciamento de Projetos são apoiados pelos diversos recursos da tecnologia da informação. As fontes e o intercâmbio de informação utilizam redes compartilhadas (Internet, Intranet e redes internas de organizações ou equipes) e o armazenamento em bases de dados.

A recuperação e o fornecimento de informações orientadas ao projeto, a partir de documentos existentes (catálogos de produtos, outros projetos, sistematização de experiências, literatura técnica ou comercial, endereços etc.), constituem um elemento importante para melhorar a eficiência do Gerenciamento de Projetos.

A informação ou documentação do projeto é normalmente guardada em repositórios compartilhados, orientados para a distribuição da informação. Os modelos de documentação usados em projetos, bem como os respectivos repositórios compartilhados, devem ser concebidos e planejados o mais cedo possível.

Posteriormente, e ao longo de todo o projeto, eles estarão sujeitos a revisões e atualizações periódicas. Aspectos especialmente importantes da documentação são a atualidade e a consistência da informação. Neste sentido são necessárias ações específicas do gerente de projetos.

O “reporting” (processo de elaboração de relatório) é considerado uma forma padrão de comunicação. Ele é destinado a receptores específicos, e pode se apresentar de diversas formas. Por um lado, o “reporting” deve conter os desenvolvimentos já efetuados (histórico) com base em diferentes variáveis; por outro lado, ele deve também contemplar previsões para os futuros desenvolvimentos do projeto.

No “reporting”, as novas metas, os novos valores planejados e os atingidos são comparados com os valores relatados no relatório precedente.

Como regra, o desenvolvimento do projeto é documentado simultaneamente com o “reporting”. Deve-se garantir que todos os dados, consolidados num banco de dados, tenham qualidade e temporalidade, ou seja, que sejam obtidos e disponibilizados nos prazos necessários.

É muito importante que exista confiabilidade no sistema de informações e que reúna todos os dados reais sobre o que está sendo realizado e permita gerar relatórios de interesse de todos os envolvidos com o projeto.

Quais os tipos de informações devem conter um relatório?

Aquelas que reflitam o que se espera do empreendimento e o que está sendo entregue. Para uma rápida busca de informações, sugere-se que o documento seja separado em grupos, como se pode ver no exemplo abaixo:

Grupo A – Informações pactuadas contratualmente: marcos contratuais, informações gerais do empreendimento, como localização. Também é importante a identificação do projeto, como número ou código de identificação (interno e externo), escopo, empresas envolvidas, etc.

Grupo B – Andamento do empreendimento: Apresentar as atividades planejadas, realizadas e grupo de ações, se aplicável, para retomada do projeto ao seu estágio de planejado ou pactuado contratualmente.

Grupo C – Atividades para o próximo período: Atividades previstas conforme cronograma atualizado.

Grupo D – Avaliação financeira do empreendimento (previsto x realizado) adotando-se gráficos e índices que indique claramente qual é o real estado do empreendimento, especialmente em relação a prazo e custo. Para tanto, sugere-se a adoção da “Curva S”.

Grupo E – Informações sobre Acidentes, Incidentes, e temas correlacionados: Apresentar conjunto de gráficos e tabelas que retratem os números de acidentes, incidentes, absenteísmo além das ações de prevenção adotadas no período.

Grupo F – Informações sobre Meio Ambiente: Informar sobre acidentes, incidentes, Licenças alcançadas, embargos, etc., além das ações de prevenção adotadas no período.

Exemplo de Tipos de Relatórios em um Projeto

Relatório de Desempenho do Projeto

O relato de desempenho do projeto inclui:

• Relatórios de situação – descrevem a posição atual do projeto.
• Relatórios de progresso – descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido realizar.
• Previsões – predizem a futura situação e progresso do projeto.

Os relatórios de desempenho geralmente devem fornecer informações do escopo, cronograma, custo e qualidade.

• Muitas vezes são apresentadas informações de risco e aquisições.
• Os relatórios podem ser preparados de forma abrangente ou baseados em exceções.  

Relatório Mensal de Atividades

Um relatório mensal de atividades é diferente de um relatório de situação, pois um relatório de situação apenas afirma o que aconteceu e o que foi feito a respeito durante o período do relatório.

Um relatório de atividades, ao contrário, relaciona as atividades com os objetivos.

Uma das fontes mais importantes de informação sobre qualquer projeto é o relatório de atividades mensal, caso seja feito da forma correta.

O seu cliente e as partes interessadas que monitoram o projeto precisam saber como e quanto as atividades do projeto resultaram na obtenção dos objetivos do projeto.

Deste modo a distinção mais importante que você deve fazer entre as atividades é:

• Suas atividades (entradas),
• Resultado dessas atividades (saídas) ou efeitos sobre o grupo alvo.

Apesar do relatório mensal de atividades poder ser diferente de acordo com os vários modelos de formatos, de alguma forma essa diferenciação tem que ser feita.

Monte o seu relatório com dois títulos principais: (a) atividades, e (b) resultados, ou, para cada objetivo do projeto inclua uma seção sobre (1) atividades e (2) resultados dessas atividades.

Um erro comum feito é se pensar que tudo que se tem de fazer é relatar suas atividades. De forma alguma, um bom relatório mensal de atividades não é meramente um relatório descritivo de atividades, deve conter também a análise dos resultados das atividades relatadas.

A análise deve responder à pergunta, “Quão longe foi o alcance dos objetivos do projeto?”

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Sobre o Colunista: Luiz Cláudio de Faria Pimenta, especialista em Gestão de Projetos de Engenharia pelo IEC-PUC-MG, Engenheiro Eletricista com ênfase em Sistemas Eletrônicos pela PUC-MG, Proficiência em Língua Inglesa – Universidade de Michigan – USA, Técnico em Eletrônica pelo COLTEC-UFMG. Professor de Pós Graduação em Gestão de Projetos na Faculdade Pitágoras BH, Betim, e Contagem. Grande experiência na implantação, manutenção e melhoria contínua da norma ISO 9001, desde as definições preliminares, elaboração de todos os procedimentos da qualidade, manual da qualidade, comitê de gestão, comprometimento da alta direção e todos os processos e técnicas eficazes na implantação e melhoria contínua. Atuação  em consultoria, gestão, coordenação, implantação de projetos e obras de telecomunicações, bilhetagem eletrônica, e empreendimentos técnicos.

E-mail de contato: pimenta-luiz@ig.com.br.

Contexto: este artigo e outros fazem parte do material sobre Gerenciamento de Projetos: Desenvolvendo Competências Técnicas e Comportamentais da Saletto Engenharia de Serviços.

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