A décima área do conhecimento segundo o PMBOK: Aplicação e monitoramento

RESUMO

A arte de se gerenciar um projeto trará sucesso, se ele for bem planejado, e o PMBOK trás estratégias de gerenciamento, boas práticas que se aplicadas da forma adequada, garantem incríveis resultados. Das dez áreas do conhecimento apresentadas pelo PMBOK, este artigo visa esclarecer que uma delas se não trabalhada em integração com as demais pode levar um projeto ao fracasso.  Mas que ao aplica-la de forma adequada, planejada, gerenciada e monitorada a chance de sucesso aumenta exponencialmente, a décima área do conhecimento, as partes interessadas, ou como ela é mais conhecida, os STAKEHOLDERS.

1. INTRODUÇÃO

Projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único, essa é definição do PMI (Project Management Institute). Até a quinta edição do PMBOK, que foi publicada em 2012 nos EUA e 2013 no Brasil existiam 09 áreas de conhecimento. Com a publicação da 5ª edição, foi acrescentada a décima área, trata-se de uma área que pode causar um grande impacto ou ser impactada durante o desenvolvimento de um projeto, podendo influenciar positivo ou negativamente ao mesmo, os stakeholders (partes interessadas). Este artigo visa apresentar que, gerenciar o engajamento destas partes de forma adequada, pode garantir o sucesso do projeto. A importância de se aplicar e monitorar, integrando-a com as demais áreas deve ser considerado, pois o gerenciamento inadequado da décima área do conhecimento pode gerar grandes impactos as demais áreas do projeto. Uma boa forma de aplicação é através do monitoramento contínuo dos Stakeholders, através de reuniões, pesquisas, visitas e atas, para que todo o processo seja possa ser acompanhamento através dos registros efetuados. Por se tratar de uma área identificada em qualquer tipo de projeto, as boas práticas sugeridas pelo PMBOK e que hoje é adotada por uma gama de empresas torna-se imprescindível, pois buscando conhecer realmente as necessidades dos envolvidos no projeto através da identificação, planejar, gerenciar e monitoramento conforme os quatro processos desta área de conhecimento.

• PROBLEMA DE PESQUISA

Qual a importância de se aplicar e monitorar a décima área do conhecimento em um projeto?

• JUSTIFICATIVA

Conforme PMI (Project Management Institute), projeto é um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado único.

Para que isso ocorra de forma adequada e se tenha um projeto de sucesso à aplicação das áreas de conhecimento é imprescindível, pois ela nos traz uma forma mais adequada de como gerenciar o projeto, até a quinta edição do PMBOK, que foi publicada em 2012 nos EUA e 2013 no Brasil existia 09 áreas de conhecimento, sendo elas:

• Gerenciamento da Integração.
• Gerenciamento de Escopo
• Gerenciamento de Custos
• Gerenciamento de Qualidade
• Gerenciamento das Aquisições
• Gerenciamento de Recursos Humanos
• Gerenciamento das Comunicações
• Gerenciamento de Risco
• Gerenciamento de Tempo

Surgindo então a necessidade de se inserir uma nova área que é imprescindível para o sucesso de um projeto. A décima área do conhecimento:

• GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS

Essas são boas práticas, ferramentas que oferecem expertises, para se desenvolver um projeto de qualidade. Atendendo ao que foi proposto com a melhor forma de execução, garantido qualidade e satisfação. Essas áreas se complementam e através delas pode-se permitir um melhor acompanhamento de um projeto gerando maiores chances de sucesso.

A décima área do conhecimento chega para complementar e garantir maior possibilidade de sucesso de um projeto, por trata-se de todas as partes envolvidas direta ou indiretamente ao projeto, positivo ou negativamente ao mesmo.

• OBJETIVOS
  • OBJETIVO GERAL
• Apresentar segundo PMBOK, melhores formas de gerenciamento de um projeto utilizando a décima área do conhecimento em integração com as demais existentes.
  • OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Definir a importância de se aplicar e monitorar a décima área do conhecimento;
• Mostrar as melhores formas de sua aplicabilidade;
• Identificar a importância de integrar essa área no desenvolvimento de um projeto e com as demais áreas do conhecimento.

2. REFERENCIAL TEÓRICO

Segundo o Guia PMBOK 5 edição (Project Management Body of Knowledge), identificar as partes interessadas é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

Para que esse processo ocorra é necessário um levantamento detalhado dos órgãos envolvidos, população (entorno), investidores, fornecedores, clientes, equipe que irá gerenciar o projeto, e todos os que estarão envolvidos direto ou indiretamente.

Conforme Solberg (PMI, 2011), em algumas instituições o treinamento do gerente de projetos tem uma abordagem mais efetiva no gerenciamento das partes interessadas, pois a probabilidade de sucesso no projeto é maior, pois é possível reduzir e até mesmos eliminar possíveis obstáculos e restrições técnicas posteriores.

Segundo Oliveira (2015), através da identificação e acompanhamento das partes interessadas pode obter uma melhor integração entre as demais áreas do conhecimento, obtendo um planejamento mais efetivo, atendendo com maior eficiência os requisitos, escopo, minimizando os riscos de perda e retrabalho, conseguindo atender em um tempo mais acessível ao especificado no projeto. Com um controle e aplicação bem sucedida das áreas do conhecimento no gerenciamento do projeto a possibilidade de sucesso do projeto aumenta de forma considerável.

O autor afirma ainda que para gerenciar as partes interessadas de forma bem planejada, de forma a maximizar os pontos positivos minimizando resistências, que podem vir a ser prejudiciais, buscando estratégias para se obter maior suporte ao desenvolvimento projeto.

3. METODOLOGIA

Como método de pesquisa, foi utilizada a forma de pesquisa bibliográfica. Segundo GIL (2008), Pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos.

Para se alcançar o objetivo proposto foi efetuado análises conceituais com base em pesquisas bibliográficas referente ao tema apresentado, os stakeholders. Foi feito uma correlação entre os artigos e textos pesquisados. Após esta avaliação foi possível identificar melhores formas de aplicabilidade, importância, e grau de relevância necessária a ser ao se desenvolver um projeto. A partir deste ponto então, priorizar os aspectos, e sugestões de boas práticas propostas.

A fim de obter um projeto de sucesso, alguns métodos devem ser considerados, e um dos grandes desafios é saber identificar as partes interessadas. É importante entender a importância de aplicação desta área do conhecimento, para o bom andamento do projeto.

Por se tratar de um processo crítico para um gerenciamento efetivo, a identificação das partes interessadas stakeholders (partes interessadas), no início do projeto pode garantir um melhor entendimento dos requisitos, minimizando mudanças no decorrer do projeto gerando assim maior possibilidade de sucesso do mesmo.

Seguir as boas práticas descritas no PMBOK (Project Management Body of Knowledge), agrega ao projeto maior credibilidade, pois apresenta formas de priorizar os interesses do todo, desde o patrocinador aos envolvidos no entorno e execução de um projeto.

Definindo estratégias de como agir ao identificar possíveis ameaças ao projeto, que sãos as partes interessadas negativamente no projeto, que visam parar a execução do mesmo, que pode ser externo ou interno a equipe desenvolvedora do projeto.

4. ANALISE DE RESULTADOS
   • IDENTIFICAR OS STAKEHOLDERS

A Identificação dos Stakeholders está relacionada à priorização de todas as pessoas que influenciam o projeto ou são influenciadas por ele, figura 01, desde os trabalhadores aos órgãos governamentais que podem estar envolvidos direta ou indiretamente além de identificar as possíveis áreas de conflito entre os mesmos, obter o sucesso do projeto está diretamente relacionado ao atendimento dos requisitos e expectativas das partes interessadas, principalmente o cliente.

Figura 01. Identificação das partes interessadas.

Fonte: InovaGP, (2012).

A correta analise das reais necessidades dos Stakeholders, pode garantir que o projeto obtenha o resultado esperado, que é a qualidade esperada pelo contratante. O não cumprimento desta função pode gerar atrasos, embargos, e até mesmo o cancelamento do projeto dependendo do grau de insatisfação ou influências que o projeto possa ter ao entorno, os órgãos ambientais por exemplo.

• CLASSIFICAR A IMPORTÂNCIA DOS STAKEHOLDERS

Conforme artigos pesquisados, em sua maioria relata que os stakeholders são classificados em quatro grupos de acordo com a atitude que tomam em relação ao projeto já em sua concepção, figura 02. Soares retrata que deve ser abordado estratégias afim de, minimizar os riscos.

• Favoráveis (Aliados): Contribuem para o sucesso do projeto e demonstram interesse e responsabilidade sobre o mesmo.
• Neutros (Rede): Não possuem influência e não estão interessados nos resultados do projeto.
• Contrários (Desaceleradores): Acreditam que o projeto prejudica seus interesses e criam empecilhos para o andamento do projeto.
• Sabotadores (Bloqueadores): De difícil identificação geralmente espiões e concorrentes.

Figura 02. Classificação das partes interessadas.

Fonte: InovaGP, (2012). 

Outras formas de identificação é através do Modelo de Importância baseada em poder, urgência e legitimidade, Influência/Impacto, Influência/Poder e de Poder/Interesse. Ter o conhecimento e monitoramento de todos os envolvidos torna-se o grande diferencial para um projeto bem sucedido assim como, monitorar as informações a serem repassadas de acordo com seu grau de importância no projeto, sempre de forma clara para não haver interpretações contrárias.

• PRIORIZAÇÃO E GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS

Conforme Sotille (2012), o capítulo 13 do PMBOK, apresenta uma matriz das partes interessadas, para que seja analisado os níveis de envolvimento, trata-se do engajamento, na figura 3 será possível identificar que no inicio de um projeto o envolvimento dos stakeholders é muito maior do que ao final de sua execução. Esse novo processo de controlar, monitora o envolvimento das partes e apresentar estratégias para o envolvimento delas de acordo com seu grau de interesse / importância no projeto.

Figura: 3: Analise dos níveis de envolvimento

Fonte: Diego Macedo (2014).

A inclusão da décima área, vai muito além de comunicação, o engajamento das partes interessados leva ao monitoramento contínuo afim de, atingir suas necessidades e expectativas. Com esse fato o gerenciamento do issue (problema /preocupação) recebe maio atenção assim como (questões), pois leva ao real envolvimento dos stakeholders no desenvolvimento do projeto.

Essa mudança afetou principalmente os processos de comunicações, embora alguns especialistas pensem que as partes interessadas estejam associadas a área de recursos humanos, a sua criação tem total fundamento, uma vez que o gerenciamento dos stakeholders, vai muito além da comunicação. (PORTAL DA ADMINISTRAÇÃO, 2013-2015).

Ter um contato direto com os envolvidos no projeto seja interno ou externo, proporciona uma maior segurança durante a execução do projeto, pois, traz um conhecimento mais detalhado das expectativas e garante o conhecimento necessário para mitigar possíveis conflitos.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após análise dos artigos apresentados, concluiu-se que a mudança de visão com a publicação da quinta edição do PMBOK, que foi publicada em 2012 nos EUA e 2013 no Brasil, em relação aos stakeholders que antes era vista com maior ênfase no processo de comunicação, sétima área de conhecimento do PMBOK, na quarta com alteração na quinta edição, e trouxe um grande benefício, dando maior importância ao acompanhamento das partes interessadas, buscando conhecer realmente as necessidades dos envolvidos no projeto através da identificação, planejar, gerenciar e monitoramento conforme os quatro processos desta área de conhecimento.

Promover uma melhor integração entre as partes, conhecer suas aspirações, reações, e expectativas diante do projeto a ser desenvolvido amplia e muito a possibilidade de sucesso.

É de suma importância entender que o não gerenciamento adequado dos stakeholders pode impactar todo o projeto, por isso a necessidade de integrar essa área com as demais. Desconsiderar a importância de monitorar as partes interessadas pode colocar os demais processos em risco, podendo levar o projeto a grandes perdas ou mesmo ao fracasso.

6. BIBLIOGRAFIAS

• ADMINISTRAÇÂO, Portal. Áreas do conhecimento. Guia PMBOK. PMI, 2013 – 2015. Disponível em <ttp://www.portal-administracao.com/2014/06/areas-do-conhecimento-guia-pmbok.html> acessado em 10/11/215.
• GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2008.
• MACEDO, Diego. Gerenciamento das partes interessadas. PMBOK 5ª ed.  Alagoas: 2014. Disponível em < http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-das-partes-interessadas-pmbok-5a-ed/>, acessado em 10/11/2015.
• PUCCA, Montenegro Franceschini, BUCK, Rafael. Stakeholders: Da identificação ao Plano de Gerenciamento de Comunicações. INOVAGP, 2013. Disponível em < http://www.inovagp.com/2012/03/stakeholders-da-identificacao-ao-plano-de-gerenciamento-de-comunicacoes/>. Acessado em 15/11/2015.
• SOARES, Bruno de Asseis. Gerenciamento de Stakeholders: Em Busca da Garantia de Sucesso nos Projetos. Techoje, 2015. Disponível em < http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1201>. Acessado em 15/11/2015.
• SOTILLE, Mauro. O que há de novo no Guia PMBOK® 5ª edição PM TECH. Brasil 2013. Disponível em <http://blog.pmtech.com.br/mudancas-pmbok-5a-edicao/> Acessado em 15/11/2015
• OLIVEIRA, Vilmar. Gerenciar o engajamento das partes interessadas. PMO ESCRITORIO DE PROJETOS. Brasil, 2008 – 2015. Disponível em < http://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciar-o-engajamento-das-partes-interessadas.aspx>.  Acessado em 20/11/2015.

Sobre a Autora:

Alesandra Marinho de Souza, Tecnólogo em Construção de Edifícios, Cursando Pós – Graduação em Gestão de Projetos de Engenharia do Centro Universitário de Belo Horizonte. Contato: alesandrasouza1@hotmail.com.

Professor Coorientador: Luiz Claudio de Faria Pimenta. Contato: pimenta.luiz@prof.una.br

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