A importância das Lições Aprendidas no GP

Costumamos destacar nossos projetos de sucesso, mas todos os gerentes de projetos experientes fizeram parte de um projeto fracassado pelo menos uma vez em suas carreiras.

Errar é inevitável, mas é possível evitar erros já cometidos anteriormente. Certa vez um colega me disse algo interessante: “Não repita os mesmos erros. Cometa erros novos”.

Existem inúmeros exemplos de projetos fracassados por todo o mundo, as pesquisas nos mostram isso a todo o momento, no entanto, quanto dessas experiências é compartilhado? Muito pouco.

As reuniões de encerramento de projeto raramente acontecem, assim como o aprendizado sobre os projetos encerrados.

Projetos estão cheios de aprendizagem, mesmo os projetos mais bem sucedidos têm lições a partir do qual podemos aprender. É preciso gerenciar esse conhecimento, pois sem essa abordagem, as empresas estão jogando fora informações vitais para futuros projetos em toda a organização.

As lições aprendidas devem ser registradas, a fim de fornecer um repositório centralizado para facilitar seu uso, e comunicadas de maneira consistente. Além de descrevê-las e categorizá-las, é importante afirmar os impactos da lição aprendida e fornecer recomendações para os gerentes de projeto que irão utilizá-las no futuro.

Os projetos têm sucessos e fracassos em diferentes pontos do ciclo de vida, por isso é fundamental que as lições sejam registradas durante todo o projeto.

Para articular a aprendizagem com as lições aprendidas é necessário:

• Estudar decisões tomadas no passado e verificar se elas podem ser reutilizadas;
• Analisar os erros cometidos no passado com a intenção de evitar que ocorram novamente;
• Compartilhar o conhecimento, permitindo que outros possam aprender;
• Converter o conhecimento em planos de ação.

É importante também indicar quais lições aprendidas foram usadas no projeto. Esta informação não só mostra o valor da documentação de tais lições, mas também mostra que as lições são aplicadas de forma consistente por outros projetos similares. É importante fazer referência da lição utilizada e qual projeto a originou.

Muitas organizações não possuem as ferramentas necessárias para coletar e organizar informações importantes durante todo o projeto, dificultando a geração do conhecimento.

“A falta de envolvimento da liderança e compromisso com o processo de aprendizagem é a barreira mais crítica.” (Dressler, 2007, p. 40)

Para que as lições aprendidas sejam bem utilizadas é necessário um processo bem definido e disciplinado, no qual as pessoas sejam responsáveis pela coleta e organização das informações. Isso frequentemente está ligado a uma mudança cultural ou organizacional, e não ocorre facilmente na maioria das organizações. Isso significa liderar pelo exemplo. Se a administração não está disposta a aprender com seus erros, é improvável que o resto da organização esteja disposta a admitir erros. Na verdade, a administração deve recompensar as pessoas por serem abertas e admitir erros, más decisões, erros de julgamento, etc.

O uso das lições aprendidas permite a organização aprender com suas experiências, o uso correto do processo nos ajuda a não repetir erros que já foram cometidos no passado e reaproveitar o que fizemos de melhor. É uma ferramenta crucial para melhoria contínua de todo o processo.

Em um ambiente de grandes desafios, pressões, e na busca incansável pela competitividade, o conhecimento tem o poder de auxiliar a criação e também de evitar riscos que possam impactar de forma negativa sobre os resultados, tornando-se o principal ativo da empresa, uma vez que representa o manancial natural da inteligência no ambiente organizacional.

Referências:

Dressler, D. & Palin W. (2007, November) The Challenge of Lessons Learned: Overcoming Barriers to Successful Application. Journal of Petroleum Technology, p.40-42

Sobre o Colunista: Rodolfo Vilas Bôas ESP., ITIL®, PMP®, possui 8 anos de experiência na área de Tecnologia da Informação, pós-graduado em Gerenciamento de Projetos pela FATEC-SP, voluntário em projetos do PMI e organizador de cursos e eventos de gerenciamento de projetos. Desenvolveu projetos em grandes corporações nacionais e multinacionais nos segmentos de Tecnologia, Varejo e Logística. Hoje atua como Gerente de Projetos em uma grande instituição financeira.

E-mail de contato: rodolfovilasboas@outlook.com.

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