Comunicar é preciso… mas se fazer entender é fundamental!

Já teve a impressão de estar estar falando em línguas diferentes com alguém? Muitas vezes uma comunicação gera mais mal entendidos que entendidos, gerando até conflitos por nada. E você? gostaria de ter uma comunicação mais efetiva?

No último texto postado na semana anterior “Comunicar é preciso…” uma leitora comentou: “É… mas se fazer entender é fundamental”. E concordo plenamente com ela. Não adianta identificar tudo o que deve ser comunicado, comunicar para as pessoas certas, no momento certo, se não comunicar de forma efetiva.

Através deste artigo, gostaria de conseguir primeiro que o leitor entenda a importância do COMO se comunicar e em segundo que entenda que passos devem ser trabalhados para melhorar sua comunicação, especialmente em um projeto. Mas vou avisando… só ler não é suficiente. Você deve praticar bastante as indicações passadas de forma a desenvolver esta habilidade.

• Como comunicar efetivamente?

Comunicar bem é uma habilidade que deve ser desenvolvida. E para que ela seja efetiva, uma série de fatores devem ser considerados. Com frequência, uma mensagem não chega ao receptor devido ou não chega como o emissor gostaria. Avaliando a imagem abaixo é possível entender um pouco melhor como funciona a comunicação:

• Codificação: Traduzir pensamentos ou idéias em uma linguagem que seja compreendida pelos outros.
• Mensagem e feedback: A saída da codificação.
• Meio: O método usado para transmitir a mensagem.
• Ruído: Qualquer fator que interfira na transmissão e na compreensão da mensagem (como distância, tecnologia desconhecida, falta de informações prévias)
• Decodificação: Reconverter a mensagem em pensamentos ou idéias significativas. A decodificação depende de filtros e modelos mentais.

 Quer dizer, a mensagem pode sair do receptor sem toda a clareza e completude necessária, sofre com ruídos no meio do caminho e com uma decodificação imperfeita. Quanto que a mensagem pode ser corrompida neste trajeto entre o emissor e o receptor?

 Para melhorar esta relação, que cuidados podemos tomar?

 Uma comunicação eficaz envolve:

• Não-verbal: Cerca de 55% de todas as comunicações são não-verbais (ou seja, baseadas em gestos e posturas corporais).
• Paralinguística: A altura e o tom da voz, o ritmo da fala e pausas ajudam a transmitir uma mensagem.
• Retorno (feedback): Dizer coisas como, “Você entendeu o que eu expliquei?”

 Uma escuta eficaz envolve:

• Não-verbal: Captar gestos físicos e expressões faciais.
• Paralinguística: avaliar  o tom de voz, o ritmo da fala, o volume de voz, as pausas utilizadas na pronúncia verbal, e demais características que transcendem a própria fala.
• Retorno (feedback): Dizer coisas como, “Não tenho certeza de que entendi, você pode repetir o que disse?”
• Escuta ativa: O receptor confirma que está ouvindo, confirma que concorda ou pede esclarecimentos.

• Codificação: Traduzir pensamentos ou idéias em uma linguagem que seja compreendida pelos outros.
• Mensagem e feedback: A saída da codificação.
• Meio: O método usado para transmitir a mensagem.
• Ruído: Qualquer fator que interfira na transmissão e na compreensão da mensagem (como distância, tecnologia desconhecida, falta de informações prévias)
• Decodificação: Reconverter a mensagem em pensamentos ou idéias significativas. A decodificação depende de filtros e modelos mentais.

 Quer dizer, a mensagem pode sair do receptor sem toda a clareza e completude necessária, sofre com ruídos no meio do caminho e com uma decodificação imperfeita. Quanto que a mensagem pode ser corrompida neste trajeto entre o emissor e o receptor?

 Para melhorar esta relação, que cuidados podemos tomar?

 Uma comunicação eficaz envolve:

• Não-verbal: Cerca de 55% de todas as comunicações são não-verbais (ou seja, baseadas em gestos e posturas corporais).
• Paralinguística: A altura e o tom da voz, o ritmo da fala e pausas ajudam a transmitir uma mensagem.
• Retorno (feedback): Dizer coisas como, “Você entendeu o que eu expliquei?”

 Uma escuta eficaz envolve:

• Não-verbal: Captar gestos físicos e expressões faciais.
• Paralinguística: avaliar  o tom de voz, o ritmo da fala, o volume de voz, as pausas utilizadas na pronúncia verbal, e demais características que transcendem a própria fala.
• Retorno (feedback): Dizer coisas como, “Não tenho certeza de que entendi, você pode repetir o que disse?”
• Escuta ativa: O receptor confirma que está ouvindo, confirma que concorda ou pede esclarecimentos.

Métodos de comunicação:

• Comunicação interativa: Entre duas ou mais partes que estão realizando uma troca multidirecional de informações. É a forma mais eficiente de garantir um entendimento comum por todos os participantes sobre determinados tópicos. Inclui reuniões, telefonemas, videoconferências, etc.
• Comunicação ativa (push): Encaminhada para destinatários específicos que precisam saber das informações. Garante que as informações sejam distribuídas mas não verifica se chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo. A comunicação ativa inclui cartas, memorandos, relatórios, emails, faxes, correio de voz, comunicados de impressa, etc.
• Comunicação passiva (pull): Usada para volumes muito grandes de informações ou para um público muito grande, requer que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu próprio critério. Esses métodos incluem sites de intranet, e-learning, repositórios de conhecimento, etc.

Outras formas de classificação:

O método de comunicação a se utilizar deve ser planejada dependendo da importância das informações a serem distribuídas, o contexto e se relaciona ao gerenciamento das partes interessadas. Utiliza-se métodos combinados também. Por exemplo, para formalizar uma comunicação é importante de enviar por escrito, e muitas vezes, vale a pena ligar para quem recebeu, confirmando o entendimento, e ao mesmo tempo, mostrar sua preocupação com a parte interessada, desenvolvendo um relacionamento. Evita-se mal entendidos e reforça-se relacionamentos. Esta sensibilidade deve ser desenvolvida pelo gerente de projetos.

As comunicações presenciais são quando você efetivamente aproxima as partes interessadas ao projeto, desenvolve relacionamentos e consegue os entendimentos necessários. Mas como fazer estas comunicações, de forma efetiva?

Antes de mais nada, é importante preparar-se de forma a transmitir segurança na comunicação. É importante que a comunicação atraia a atenção dos ouvintes. O livro “Como apresentar suas idéias em 30 segundos ou menos” de Milo Frank é bem interessante e mostra como fazer isto. Ele apresenta o conceito da comunicação ter um gancho que chame a atenção dos ouvintes e de objetividade. Uma comunicação muito longa vai perdendo a sua platéia e logo muitos vão estar olhando para seus smartphones…

Sobre o autor: Thomaz Ottoni é um profissional de TI com mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento de sistemas, sendo que há 18 anos gerenciando projetos e portfólios, com experiência na implantação e gestão de PMO e na instrução em gerenciamento de projetos. Formado em Ciência da Computação na UFES e MBA em Gestão Empresarial pela FGV, obteve sua certificação em gerenciamento de projetos PMP em 2008. Foi palestrante no Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-ES, “Gerenciando um Portfólio de Projetos em empresas públicas” e instrutor de treinamento preparatório para certificação PMP. Sócio-fundador da Mogai, atuou como diretor e gestor da mesma por cerca de 10 anos. Na Nipsa há mais de 3 anos, tem gerenciado grandes projetos como o Gis Corporativo na CESAN, projeto premiado pela ESRI nos Estados Unidos. É autor do blog http://excelenciaemprojetos.com. Atualmente atua além da gestão de projetos, como consultor e instrutor de temas relacionados ao gerenciamento de projetos.

E-mail de contato: thomaz.ottoni@gmail.com / Blog: http://excelenciaemprojetos.com

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