Escute todos, ouça os stakeholders

Onde o Gerente de Projetos passa surge uma informação, sempre terá alguém com alguma dúvida, querendo alinhar alguma nova descoberta ou situação do projeto e, em muitos casos novas decisões “informais” são tomadas nessas conversas pelo trânsito do GP entre os membros do time.

Em um artigo anterior comento de forma exploratória que de 80 a 90% do tempo do Gerente de Projetos é voltado para a negociação, veja o artigo na íntegra clicando aqui, dentro disso coloque também a negociação da informação.

Esse termo, negociação da informação, é uma atividade muito praticada pelo Gerente de Projetos uma vez que a maior parte da informação do projeto é articulada pelo Gerente de Projetos, mas não sendo ele detentor de toda informação pois o time é composto de diversos atores, com diversas competências e em algum momento alguma informação específica não é de conhecimento do Gerente de Projetos por não ser necessária para a gestão efetivamente.

Essa negociação passa pela capacidade de interpretar, ou seja, a capacidade de avaliar como ela chega até o Gerente de Projeto, como ela é consumida pelo GP e como ela é adicionada ao projeto.

Se relacionar é, entre muitos, um dos papéis do Gerente de Projeto, transitar pelas equipes e seus membros, sendo assim coletar frequentemente informações com esta equipe principalmente do andamento do projeto, mas neste trabalho é possível se deparar com conflitos nas informações que são relevantes para o trabalho da equipe, isso é um ponto de atenção para o GP.

Ter informações conflitantes, por mais que façam algum sentido e sejam praticáveis, podem levar seu projeto para direções contrárias ao seu objetivo proposto, principalmente sob o ponto de vista de expectativa do cliente. Não podemos porém confundir informações difusas com sugestões de melhoria para o projeto, que são sempre bem vindas e devem ser estimuladas para que no final o projeto seja concebido da melhor forma.

Algumas dicas para evitar que as informações “de corredor” façam seu projeto ir para outra direção:

Se aproxime da equipe
Estar próximo da equipe fará de você, sem esforço ou imposição, um agente ativo e percebido por esta equipe, por este motivo a equipe te manterá informada do andamento do projeto e assim das informações que são articuladas entre os participantes do projeto.

Ouça e remova os obstáculos da equipe
Estar pronto para ouvir as dificuldades da equipe sobre o projeto e se prontificar a ajudar revelará uma postura de liderança importante para a gestão do projeto, e dessa forma você saberá quais informações estão sendo levadas a discussão e assim se o projeto esta sendo conduzido para o caminho correto.

Avalie mais de uma fonte
Se alguma informação chegar até você “informalmente”, se esta informação fizer algum sentido e principalmente se entender que é pertinente para o projeto converse com mais pessoas para avaliar se estão também com a mesma percepção. Se constatar que sim, reúna a equipe e alinhe todos com a informação correta.

Identifique os detentores da informação (stakeholders)
Essa ação é importante para mapear quem detém informações relevantes do projeto, fazendo isso você pode eliminar possíveis intermediários e chegar a fonte da informação.

Não evite o diálogo
Evitar enfrentar uma situação de conflito ou diálogo mais intenso com a equipe pode no futuro gerar retrabalhos e desgaste maior para sua gestão, por isso não evite o diálogo, pelo contrário, estimule e execute sempre que se mostrar necessário.

Esgote todas as possibilidades
Ao se confrontar com uma informação esgote todas as possibilidades de entendimento, muitas vezes por conta do prazo e importância do projeto não será possível se atentar a todos os detalhes e essa informação pode ser levada como verdade imediatamente, mas exercite a crítica dentro do tempo que tiver para que o projeto não tome um rumo contrário ao seu objetivo.

E você leitor, já teve de lidar com informações equivocadas no seu projeto?

Sobre o Colunista: Ramon Nonato Oliveira da Silva, formado em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda e com MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU, atuando a mais de 05 anos no mercado de publicidade. Fundador da plataforma de conteúdo MestreGP (www.mestregp.com.br), que busca discutir a atuação da gestão de projetos em agências de publicidade. Durante sua trajetória profissional já passou por agências pequenas, médias e grandes, destacando-se entre elas as agências Kwead, Tribo Interactive, Salve_, Fábrica Comunicação e Garage Interactive.

E-mail de contato: contato@mestregp.com.br

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.