Publicado em 19/02/2015
Como gerentes de projetos, nos entusiasmamos com cada novo projeto que nos é entregue (se você não tem essa sensação, talvez está na profissão errada).
Quando somos informados que um novo projeto foi autorizado, e nós seremos responsáveis, queremos rapidamente saber mais sobre ele… Qual o produto final? Que tipo de equipe devo formar? Terei que fazer alguma viagem legal ao exterior por conta da empresa? Quem será o cliente do projeto e qual seu perfil?
Toda esta empolgação é muito positiva, e mostra que você é um gerente de projetos dedicado e que gosta do que faz. O problema é quando esta empolgação é tanta que pulamos algumas etapas importantes de iniciação e planejamento do projeto.
Isto acontece em especial quando a empresa não tem processos claramente definidos para arrancar um novo projeto. O que fazer ou não fazer fica a critério do gerente de projetos, e este é muitas vezes pressionado para começar logo. Ou seja, junta-se a empolgação com a pressão externa, e temos os ingredientes para começar um projeto com o pé esquerdo.
Esta tentação de pular a iniciação e o planejamento do projeto e ir direto para a implementação pode ser considerável. Não faça isso. O planejamento do projeto é vital.
Sem um planejamento adequado, não há nenhuma maneira de garantir que você tenha os recursos necessários para completar o projeto, ou mesmo uma ideia clara de quais são os objetivos finais do projeto.
Passa a ser um grande risco para o gerente de projetos entrar em um projeto fadado ao fracasso. Se você começou a executar o projeto sem um planejamento adequado, e no meio do caminho perceber que o tempo, recursos ou escopo (ou todos!) são inviáveis, a responsabilidade de um eventual desastre no projeto passa a ser sua.
O que você vai dizer? Que foi pressionado a executar logo o projeto sem planejar adequadamente? Isso é o mesmo que dizer que você é um profissional fraco que não consegue impor um mínimo de organização no que é sua responsabilidade e obrigação.
Ainda que exista a tentação ou a pressão de começar rápido, faça um planejamento inicial para ter uma medida da viabilidade do projeto em relação aos objetivos definidos com os recursos alocados.
Uma boa prática é documentar claramente este planejamento inicial. Você pode preparar um relatório ou apresentação para o patrocinador, cliente e/ou outros stakeholders importantes, reportando suas estimativas iniciais com as informações disponíveis, e dando uma visão do que esperar para o projeto. Registre claramente as premissas adotadas e a qualidade da informação utilizada, e deixe claro como você irá evoluir com o planejamento ao longo do projeto.
Nunca pule o planejamento, e sempre garanta que você tenha uma visão geral do projeto, conheça os objetivos, conheça o escopo do projeto, conheça seus riscos e saiba como você vai abordar o projeto. É para seu bem.
Autor:
Luiz de Paiva, Gerente de projetos e empreendedor com vivência internacional, criador da Rede O Gerente e definitivamente viciado em publicar conteúdo sobre gestão, negócios e tecnologia. Fundador da Avantta, empresa especializada em soluções de tecnologia e gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas. Segundo seu filho, é o melhor engenheiro do mundo.
Artigo publicado no site doxplan.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Realmente, a cada projeto que surge para desenvolvermos, somos inundados por um grande entusiasmo. Ao mesmo tempo surgem muitas dúvidas e uma pressão externa por parte dos envolvidos.
A questão é: como gerente de projetos somos responsáveis por atender todas as expectativas de todas as partes interessadas, e o principal deles, realizar o equilíbrio entre o escopo, tempo, custo e qualidade, sempre atentos a todos os processos do projeto sem pular nenhuma etapa.
Independente do tamanho do projeto a ser desenvolvido, ele deve ser bem planejado ou estruturado, não pulando nenhuma etapa do processo. Além disso, um bom gerente de projetos consegue definir a complexidade e ter controle do mesmo.
Se através de um planejamento inicial identificamos possíveis conflitos, a melhor opção é não assumir riscos futuros. Pois se na fase de inicialização do projeto já visualizamos algum erro/risco, na fase de finalização consequentemente esse mesmo problema poderá estar inúmeras vezes maior, ou ate mesmo impossível de ser resolvido. Mas não devemos desesperar porque fazendo um bom planejamento temos a garantia de um projeto bem sucedido. Alem disso existem várias ferramentas de trabalho e priorização que estão ai para nos auxiliar.
Bárbara Ohana